Вопрос о правомерности запроса работодателем данных из электронной трудовой книжки (ЭТК) актуален как для работодателей, так и для сотрудников․ В этой статье разберём законодательную основу, порядок получения выписки, права и обязанности сторон, а также практические рекомендации․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в системе Федерального агентства по труду (ФАП) и доступен через портал Госуслуги и личный кабинет Пенсионного фонда России (ПФР)․ В ней фиксируются:
- Персональные данные сотрудника;
- Даты начала и окончания трудовых отношений;
- Сведения о стаже, начислениях и отчислениях;
- Переходы на другие работодатели․
ЭТК действует с 1 января 2021 г․ и заменяет бумажную трудовую книжку в большинстве случаев․
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие вопросы доступа к ЭТК:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66․1 – сведения о трудовой деятельности могут быть предоставлены в письменной форме);
- Постановление Правительства РФ № 1762 (об утверждении порядка получения выписки из ЭТК);
- Постановление Минтруда РФ № 336‑М (об утверждении порядка выдачи бумажной выписки из ЭТК)․
Согласно ст․ 66․1 ТК РФ, сведения о трудовой деятельности сотрудника могут быть предоставлены только по его личному запросу․ Это означает, что работодатель не имеет права самостоятельно запрашивать выписку без согласия работника․
Право работодателя на получение выписки
Когда работодатель может запросить выписку?
Работодатель может получить выписку из ЭТК только в следующих случаях:
- При приёме на работу нового сотрудника – для подтверждения стажа и квалификации․
- При проверке стажа сотрудника в рамках кадровых процедур (повышение, перевод, увольнение)․
- При оформлении документов, требующих подтверждения трудового стажа (например, пенсионные выплаты, социальные льготы)․
Однако в каждом из этих случаев работодатель обязан получить письменное согласие сотрудника на предоставление сведений․
Как оформляется согласие?
Согласие оформляется в виде заявления в свободной форме, подписанного сотрудником․ В заявлении указывается:
- ФИО и должность сотрудника;
- Номер и дата ЭТК;
- Цель запроса (например, «проверка стажа для оформления повышения»);
- Срок, в течение которого сотрудник согласен предоставить сведения․
После получения согласия работодатель может обратиться к работодателю, где сотрудник ранее работал, либо напрямую к ПФР/СФР через портал Госуслуги․
Как получить выписку из ЭТК?
Существует несколько способов получения выписки:
Через портал Госуслуги
Войдите в личный кабинет на gosuslugi․ru․
Перейдите в раздел «Справки и выписки» → «Трудовая книжка»․
Выберите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажмите «Запросить»․
После проверки данных вам будет выдан PDF‑документ․
Через личный кабинет ПФР
Откройте pfr․gov․ru․
В разделе «Электронная трудовая книжка» выберите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности»․
Подтвердите запрос и получите документ․
Через МФЦ или СФР
Если сотрудник не имеет доступа к интернет‑сервисам, он может обратиться в любой многофункциональный центр госуслуг (МФЦ) или в территориальный орган Социального фонда России (СФР)․ Там сотрудник подает заявление, после чего ему выдадут бумажную выписку․
Через работодателя
Работодатель, получив согласие сотрудника, может запросить выписку у текущего или бывшего работодателя․ В большинстве случаев это делается через электронный портал работодателя (если он поддерживает интеграцию с ЭТК) либо через бумажную форму․
Что включают выписки?
Выписка из ЭТК содержит:
- Персональные данные (ФИО, дата рождения, паспортные данные);
- Сведения о трудовом стаже (даты начала и окончания работы, должности);
- Сведения о начислениях и отчислениях (премии, отпускные, пенсионные взносы);
- Сведения о переходах на другие работодатели․
Эти данные позволяют работодателю проверить реальный стаж сотрудника и убедиться в его квалификации․
Как избежать мошенничества?
Для работодателя важно убедиться, что выписка действительно относится к нужному сотруднику․ Рекомендуется:
- Проверять подпись сотрудника в бумажной версии выписки;
- Сравнивать данные с личным кабинетом сотрудника (если доступен);
- Запрашивать выписку только после получения письменного согласия․
Для сотрудника важно хранить копию выписки в безопасном месте (например, в защищённом облачном сервисе) и не передавать её третьим лицам без необходимости․
Практические рекомендации
- Для работодателя: всегда запрашивайте письменное согласие сотрудника перед получением выписки․ Храните копии согласий и выписок в соответствии с требованиями Трудового кодекса․
- Для сотрудника: регулярно проверяйте наличие и актуальность ЭТК через портал Госуслуги․ Если вы заметили ошибки, сразу сообщайте работодателю и ПФР․
- Для обеих сторон: храните выписки в защищённом формате (PDF) и не передавайте их без надобности․
Работодатель не может самостоятельно запросить выписку из электронной трудовой книжки сотрудника․ Запрос возможен только по личному согласию сотрудника, которое оформляется в виде письменного заявления․ После получения согласия работодатель может обратиться к ПФР, СФР, МФЦ или напрямую к работодателю сотрудника для получения выписки․ Это обеспечивает защиту персональных данных сотрудника и соблюдение требований Трудового кодекса РФ․
Таким образом, соблюдение процедуры согласования и правильного оформления запроса гарантирует законность и прозрачность обмена сведениями о трудовой деятельности․