Дата актуализации: 09:39:02 ()

Правовая база

Регулирование вопросов выдачи трудовой книжки осуществляется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66, 66․1 – оформление и ведение трудовых книжек);
• Федеральный закон № 27‑ФЗ «О страховых пенсиях» (переход на электронные трудовые книжки с );
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы СЗВ‑ТД и порядка её заполнения»;
• Постановление Правительства РФ от № 1765 «О порядке ведения электронных трудовых книжек»․

Электронные и бумажные трудовые книжки

С 1 января 2020 года в России действует dual‑system:

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – основной формат, ведётся в Пенсионном фонде РФ (ПФР) через систему СЗВ‑ТД;
2. Бумажная трудовая книжка – сохраняется как резервный вариант и выдаётся сотруднику по его запросу в определённых случаях (см; ниже)․

Работодатель обязан вести обе формы параллельно: электронную – в ПФР, бумажную – в организации (при наличии у сотрудника запроса на её выдачу)․

Когда требуется выдача бумажной трудовой книжки

Согласно ст․ 66 ТК РФ и разъяснениям ПФР, бумажную трудовую книжку необходимо выдать сотруднику, если:

• ему нужна книжка для оформления пенсии по возрасту, по инвалидности или по случаю потери кормильца;
• требуется подтверждение трудового стажа при оформлении социальных выплат (пособия по безработице, материнский капитал и др․);
• сотрудник устраивается на работу в организацию, которая пока не подключена к системе СЗВ‑ТД (например, некоторые небольшие ИП или иностранные компании);
• сотрудник сам выражает желание получить бумажный экземпляр для личного архива․

Порядок оформления выдачи бумажной трудовой книжки

Процедура включает следующие этапы:

1. Получение заявления от сотрудника – письменное обращение с указанием цели выдачи (пенсия, пособие и т․д․)․
2. Проверка актуальности данных – сверка сведений в электронной трудовой книжке (СЗВ‑ТД) и внутренних кадровых документов (приказы о приёме, переводах, увольнениях)․
3. Подготовка бумажного экземпляра – заполнение титульного листа, разделов о работе, наградах и т․п․ в соответствии с образцом, утверждённым Приказом Минтруда № 697н․
4. Подпись и печать – заверение трудовой книжки подписью руководителя организации и печатью (если предусмотрено уставом)․
5. Выдача сотруднику – вручение под расписку в журнале учёта выдачи трудовых книжек․
6. Внесение отметки в электронную систему – в форме СЗВ‑ТД указывается факт выдачи бумажного экземпляра (поле «Выдана бумажная трудовая книжка»)․

Необходимые документы

Для оформления выдачи потребуется:

• Заявление сотрудника (произвольной формы, но с указанием ФИО, даты рождения, цели выдачи, подписи и даты);
• Трудовая книжка сотрудника (если она уже имеется на руках – для сверки);
• Выписка из формы СЗВ‑ТД за весь период работы (можно получить через личный кабинет работодателя в ПФР);
• Приказы о приёме, переводах, увольнениях, награждениях (для заполнения разделов книжки);
• Журнал учёта выдачи трудовых книжек (внутриорганизационный документ);
• Печать организации (при наличии)․

Сроки и ответственность

Согласно разъяснениям ПФР, выдача бумажной трудовой книжки должна быть осуществлена не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления сотрудника․ Нарушение этого срока может повлечь:

• административную ответственность работодателя по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб․);
• возможные трудовые споры, если сотруднику отказано в выдаче книжки, необходимой для получения пенсии или пособия․

Пример заявления и расписки

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, родившийся г․, прошу выдать мне бумажную трудовую книжку для оформления пенсии по возрасту․ Настоящее заявление подаю в связи с необходимостью подтверждения трудового стажа в Пенсионном фонде РФ․

Подпись ___________________ Дата «___» __________ 2026 г․

Расписка о получении

Я, Иванов Иван Иванович, получил(а) бумажную трудовую книжку № ______ серии ___ от «___» __________ 2026 г․ в отделе кадров ООО «Пример»․

Подпись ___________________ Дата «___» __________ 2026 г․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли выдать трудовую книжку без заявления сотрудника? – Нет․ Выдача осуществляется только по письменному запросу работника (ст․ 66 ТК РФ)․
• Нужно ли заверять трудовую книжку нотариально? – Нет․ Достаточно подписи руководителя и печати организации (если она используется в кадровом документообороте)․
• Что делать, если в электронной книжке обнаружены ошибки? – Сначала исправьте ошибки в форме СЗВ‑ТД (подайте уточняющий сведения в ПФР), затем внесите исправления в бумажный экземпляр․
• Можно ли выдать дубликат трудовой книжки при утере оригинала? – Да․ Дубликат оформляется на основании заявления о утере и данных из СЗВ‑ТД, с пометкой «Дубликат» на титульном листе․
• Нужно ли информировать ПФР о выдаче бумажной книжки? – Да․ В форме СЗВ‑ТД заполняется поле «Выдана бумажная трудовая книжка» (да/нет)․ Это необходимо для корректного учёта в ПФР․

Соблюдение вышеописанного порядка обеспечит законную и своевременную выдачу трудовой книжки, защитит права сотрудников и minimизирует риски для работодателя․