Дата публикации: 22 мая 2026 года

Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Она содержит записи о приеме на работу‚
переводах‚ награждениях и увольнениях. Вопрос о выдаче трудовой книжки на руки работнику возникает в различных ситуациях:
при увольнении‚ по личному заявлению сотрудника или при переходе на электронную трудовую книжку.

В этой статье мы подробно рассмотрим:

• Правовые основания для выдачи трудовой книжки
• Процедуру выдачи при увольнении
• Как оформить заявление на выдачу
• Нюансы работы с бумажными и электронными трудовыми книжками
• Ответственность работодателя за сохранность документа

Выдача при увольнении (ст. 84.1 ТК РФ)

Согласно Трудовому кодексу РФ‚ оригинал трудовой книжки должен быть выдан работнику в последний день работы (день увольнения).
Это требование закреплено в статье 84.1 ТК РФ.

Выдача по заявлению работника

Работник имеет право обратиться к работодателю с заявлением о выдаче трудовой книжки на руки в следующих случаях:

• При необходимости предъявить трудовую книжку в государственные органы (например‚ для оформления пенсии)
• Для предоставления в другую организацию при трудоустройстве
• По личной инициативе сотрудника

В статье 62 ТК РФ указано‚ что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи
заявления выдать трудовую книжку и другие документы‚ связанные с работой‚ по последнему месту работы.

Переход на электронную трудовую книжку

С 2026 года в России действует правило: если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки‚
то работодатель обязан:

• Вести трудовую деятельность в электронном виде
• Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки при первом обращении
• Предоставлять сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России

Процедура выдачи трудовой книжки при увольнении

Шаг 1: Подготовка документов

Перед увольнением сотрудника необходимо:

1. Проверить правильность всех записей в трудовой книжке
2. Убедиться‚ что все подписи и печати проставлены корректно
3. Подготовить приказ об увольнении (форма Т-8)
4. Подготовить расчетный лист

Шаг 2: Уведомление работника

Работодатель обязан уведомить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой в последний день работы.
Это можно сделать:

• Устно (при личной беседе)
• Письменно (в приказе об увольнении или отдельном уведомлении)

Шаг 3: Выдача трудовой книжки

В день увольнения:

1. Сотрудник кадровой службы проверяет личность получателя (по паспорту)
2. Выдает трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек
3. Вручает работнику все необходимые документы (справка о заработке‚ копии приказов и т.д.)

Шаг 4: Оформление расписки (при необходимости)

Если работник забирает трудовую книжку не в последний день работы (например‚ по личному заявлению)‚
рекомендуется оформить расписку о получении трудовой книжки.

Образец расписки:

Я‚ [ФИО получателя]‚ паспорт [серия‚ номер‚ кем выдан]‚
получил(а) трудовую книжку № [номер] от [дата] года.

Подпись получателя: ________________________
 

Как правильно оформить заявление на выдачу трудовой книжки

Если работник обращается с просьбой выдать трудовую книжку на руки до увольнения‚
он должен написать письменное заявление. Оно оформляется в свободной форме‚ но должно содержать:

• Наименование организации
• ФИО работника
• Просьбу о выдаче трудовой книжки
• Причину (например‚ «для предоставления в Пенсионный фонд»)
• Дата и подпись

Образец заявления:

Директору ООО "Ромашка"
Иванову И.И.

от Петрова Петра Петровича‚
проживающего по адресу: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 1‚ кв. 1

Заявление

Прошу выдать мне на руки мою трудовую книжку для предоставления в Пенсионный фонд при оформлении пенсии.

Подпись: ________________________
 

Особенности работы с бумажными и электронными трудовыми книжками

Бумажная трудовая книжка

Даже с учетом перехода на электронные трудовые книжки‚ многие работники продолжают пользоваться бумажными версиями.
С 2023 года в России введены новые бланки трудовых книжек‚ которые необходимо оформлять на новых формах.

Правила работы с бумажными трудовыми книжками:

• Хранить в сейфе или металлическом шкафу
• Вести книгу учета движения трудовых книжек
• Выдавать только под роспись
• Не допускать повреждений или утери

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2026 года все работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде‚
если работник не написал заявление об отказе от бумажной версии.

Преимущества ЭТК:

• Нет риска потери или повреждения
• Доступ к информации в личном кабинете на сайте Социального фонда России
• Возможность оперативного внесения изменений
• Упрощенный процесс оформления при устройстве на работу

Как перейти на ЭТК:

1. Написать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки
2. Дождаться подтверждения от работодателя
3. Получить доступ к личному кабинету на сайте Социального фонда России

Ответственность работодателя за сохранность трудовой книжки

Согласно статье 234 ТК РФ‚ работодатель несет полную материальную ответственность за сохранность трудовой книжки.
В случае утраты или повреждения документа работодатель обязан:

• Восстановить трудовую книжку за свой счет
• Выплатить работнику компенсацию за причиненный ущерб
• Привлечь виновных лиц к дисциплинарной или материальной ответственности

Пример из судебной практики: В 2025 году суд обязал работодателя выплатить компенсацию в размере 50 000 рублей
за утрату трудовой книжки‚ так как вина работодателя была доказана.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать трудовую книжку на руки до увольнения?

Да‚ если работник написал соответствующее заявление. Работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней.

Что делать‚ если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения?

Работодатель обязан:

1. Направить работнику уведомление о необходимости явиться за документом
2. Предложить отправить трудовую книжку по почте (если работник согласен)
3. В случае неявки — хранить документ до востребования

Нужно ли заверять записи в трудовой книжке при увольнении?

С 2026 года не требуется заверять записи личной подписью работника. Достаточно росписи в книге учета движения трудовых книжек.

Можно ли выдать копию трудовой книжки вместо оригинала?

Нет. Работодатель обязан выдать именно оригинал документа. Копии могут быть заверены‚ но они не заменяют оригинал.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна работодателем?

Работодатель обязан:

1. Восстановить документ за свой счет
2. Обратиться в орган‚ который выдал бланк (Роструд)
3. Внести все записи‚ которые были в оригинале

Выдача трудовой книжки на руки работнику — это ответственная процедура‚ которая регулируется Трудовым кодексом РФ.
С 2026 года вступили в силу новые правила работы с электронными трудовыми книжками‚ что требует от работодателей
особого внимания к оформлению и хранению документов.

Основные выводы:

• При увольнении трудовая книжка выдается в последний рабочий день
• По заявлению работника документ может быть выдан раньше
• Работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовой книжки
• С 2026 года записи не заверяются личной подписью работника
• Электронные трудовые книжки постепенно вытесняют бумажные

Полезные ссылки и нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1)
• Федеральная служба по труду и занятости
• Пенсионный фонд России
• Социальный фонд России

Образцы документов

Вы можете скачать бесплатно образцы следующих документов:

• Образец заявления на выдачу трудовой книжки
• Образец расписки о получении трудовой книжки
• Образец уведомления работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой

Если у вас остались вопросы по выдаче трудовой книжки‚ обратитесь к специалистам по трудовому праву
или в кадровую службу вашей организации.

Материал подготовлен с учетом законодательства РФ по состоянию на 22 мая 2026 года.