Программа 1С:ЗУП 8.3 (Зарплата и управление персоналом) является мощным инструментом для автоматизации кадрового учета. Одним из ключевых процессов является прием на работу новых сотрудников. Особое внимание при этом уделяется правильному отражению сведений о трудовой книжке работника, так как эта информация напрямую влияет на формирование отчетности в Пенсионный фонд РФ (СЗВ-ТД и ЕФС-1).
Применение функционала 1С:ЗУП при оформлении приема на работу позволяет систематизировать кадровые процессы, минимизировать ошибки и сократить время на ввод данных. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить прием, учесть статус трудовой книжки (бумажная или электронная) и подготовить необходимые документы.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): выбор способа ведения
В связи с переходом на электронные трудовые книжки, работодатели обязаны донести всю информацию, связанную с этим переходом, до своих сотрудников под их личную подпись. Если сотрудник устраивается на работу в 2021 году и позднее, алгоритм действий зависит от того, впервые ли он устраивается на работу.
Если сотрудник устраивается на работу впервые
Для сотрудников, для которых это место работы является самым первым в жизни, бумажная трудовая книжка не заводится. В этом случае:
- Заполняется документ «Прием на работу».
- На вкладке «Главное» обязательно устанавливается флажок «Начало трудовой деятельности». Он означает, что работник до 2021 года нигде не работал, а следовательно, не мог подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Если сотрудник ранее уже работал
Если новый сотрудник принимается на работу не впервые, он должен написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в данной организации (ведет он ее в бумажном виде или перешел на электронный формат).
После получения от работника заявления, его необходимо ввести в программу и включить в соответствующие отчётные формы. Чтобы отразить это в 1С:ЗУП, необходимо:
- Перейти в раздел меню «Зарплата и кадры» и выбрать пункт «Электронные трудовые книжки».
- Создать документ «Заявления о предоставлении…».
- В самом документе «Прием на работу» на вкладке «Главное» необходимо поставить галочку «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы».
- Указать сам способ ведения (электронная или бумажная) и дату подачи заявления о выборе способа.
Данное заявление будет отправлено в ПФР в составе сведений СЗВ-ТД о приеме на работу. Если же сотрудник выбрал на предыдущем месте работы ведение бумажной трудовой книжки, то в 1С:ЗУП отражаем это таким же способом — установив соответствующий флажок и выбрав нужное значение в выпадающем списке.
Формирование отчетности: ЕФС-1 и СЗВ-ТД
Данные, внесенные в документ «Прием на работу», автоматически подтягиваются в отчетность. При формировании подраздела 1.1 формы ЕФС-1 по кадровому мероприятию «ПРИЕМ» будут указаны эти данные документа-основания. Программа сама определит, какой способ ведения трудовой книжки был выбран сотрудником ранее, и корректно отразит это в отчете.
Печатные формы и приказы
После заполнения всех необходимых данных в документе «Прием на работу», по кнопке «Печать» формируются трудовые договоры для каждого сотрудника (в т.ч. для дистанционной работы и микропредприятий), а также списочный приказ о приёме по унифицированной форме Т-1а.
Это значительно экономит время кадровика: документы формируются автоматически на основании введенных данных, что исключает расхождения между приказом, трудовым договором и электронными отчетами.
Особенности внутреннего совместительства
Прием в штат сотрудника по внутреннему совместительству на первый взгляд только кажется простым. Важно помнить, что на такого сотрудника также оформляется отдельный документ «Прием на работу» с указанием вида занятости «Совместитель». Способ ведения трудовой книжки при этом будет наследоваться от его основного места работы в этой же организации, однако кадровое мероприятие также необходимо будет отразить в отчетности.
Грамотное использование функционала 1С:ЗУП при оформлении приема на работу избавляет бухгалтеров и кадровиков от множества проблем. Главное — не забывать уточнять у сотрудника историю его трудоустройства и корректно указывать:
- Флажок «Начало трудовой деятельности» (для впервые устраивающихся).
- Флажок «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» и дату заявления (для тех, кто работал ранее).
Соблюдение этих простых правил обеспечит правильное формирование приказов, печатных форм и корректную сдачу отчетности в контролирующие органы.