Приход трудовой книжки – это процесс получения, учёта и хранения бланка трудовой книжки (или её электронного аналога) работодателем при приёме сотрудника на работу. Корректное оформление прихода необходимо для соблюдения требований трудового законодательства, ведения кадрового учёта и избежания штрафных санкций.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 «Трудовая книжка» (регулирует ведение, выдачу и хранение трудовых книжек).
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – вводит возможность ведения электронных трудовых книжек (ЭТК).
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает типовой бланк трудовой книжки и порядок её заполнения.
- Инструкция по ведению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – содержит правила учёта прихода и расхода бланков.
Что понимается под «приходом» трудовой книжки?
Под приходом понимают:
- Получение бланка трудовой книжки (бумажного или электронного) от поставщика, из собственного запаса организации или от сотрудника (например, при переводе из другой компании).
- Оформление записи о приходе в специальном журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей (или в приходно‑расходной книге).
- Зачисление полученного бланка на баланс организации как материально‑производственных запасов (для бумажных книжек) или как учёт электронного документа в информационной системе кадрового учёта.
Важно: приход фиксируется до момента первой записи о приёме на работу в трудовой книжке сотрудника.
Порядок оформления прихода бумажной трудовой книжки
Получение бланка
- Бланк приобретается у authorised поставщика (типография, имеющая лицензию на изготовление бланков трудовых книжек).
- При получении проверяется соответствие бланка типовому образцу, наличие серийного номера и отсутствие повреждений.
Внесение в журнал учёта
В журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей делается запись:
- Дата прихода;
- Серия и номер бланка;
- Количество полученных экземпляров;
- Основание прихода (договор поставки, внутренний перевод и т.д.);
- Ответственное лицо (ФИО, должность, подпись).
Отражение в приходно‑расходной книге
Сумма, полученная за бланк (если он приобретался за плату), отражается в приходно‑расходной книге как приход материальных запасов.
Хранение
Бланки хранятся в условиях, исключающих повреждение (сухое, защищённое от прямых солнечных лучей место, preferably в металлическом шкафу с ограниченным доступом).
Приход электронной трудовой книжки (ЭТК)
С года в России допускается ведение трудовых книжек в электронном виде. Приход ЭТК оформляется иначе, поскольку речь идёт не о материальном бланке, а о цифровом документе, внесённом в информационную систему.
Получение согласия сотрудника
Перед оформлением ЭТК необходимо получить письменное согласие работника на ведение трудовой книжки в электронном формате (ст. 66 ТК РФ).
Внесение данных в систему кадрового учёта
- Сведения о сотруднике (ФИО, дата рождения, СНИЛС, данные о предыдущей трудовой деятельности) вносятся в личную карточку сотрудника в ЭТК‑системе.
- Система присваивает уникальный идентификационный номер электронной трудовой книжки.
Оформление прихода в учёте
В журнале учёта движения трудовых книжек делается запись о приходе ЭТК:
- Дата прихода;
- Тип документа – «Электронная трудовая книжка»;
- Уникальный номер ЭТК;
- Согласие сотрудника (номер и дата документа);
- Ответственное лицо.
Хранение и защита данных
Электронные трудовые книжки хранятся в защищённой информационной системе с ограниченным доступом, резервным копированием и соблюдением требований Федерального закона «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ).
Особенности прихода при переходе с бумажной на электронную трудовую книжку
Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку и выражает желание перейти на ЭТК, порядок действий следующий:
- Сделать в бумажной книжке запись о переходе на электронную форму (с указанием даты и номера согласия).
- Внести сведения из бумажной книжки в электронную систему (перенос данных о стаже, должностях, наградах и т.д.).
- Оформить приход ЭТК в журнале учёта (см. пункт 3 выше).
- Бумажную книжку далее не вести, но хранить в личном деле сотрудника в течение срока давности (50 лет).
Важно: переход на ЭТК не отменяет необходимости сохранения оригинальной бумажной книжки как доказательства трудовой деятельности до момента перехода.
Учёт и отчётность по приходу трудовых книжек
Согласно инструкции по ведению трудовых книжек, организация обязана вести:
- Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма № ТК‑2).
- Приходно‑расходную книгу учёта бланков трудовых книжек (форма № ТК‑3).
- Ежеквартальный отчёт о наличии бланков и суммах, полученных за их реализацию (при наличии платного приобретения).
Ответственное лицо (обычно кадровик или бухгалтер) должно:
- Своевременно вносить записи о приходе и расходе;
- Сверять фактическое наличие бланков с данными журнала;
- Хранить первичные документы (накладные, счета, согласия сотрудников) не менее 5 лет.
Практические рекомендации для кадровой службы
- Создать внутренний нормативный акт (положение о порядке прихода, учёта и хранения трудовых книжек), утвердить его приказом руководителя.
- Назначить ответственных за приход бумажных и электронных книжек, вести журнал под их подписью;
- Автоматизировать учёт: использовать кадровые информационные системы, поддерживающие ведение ЭТК и генерацию журналов учёта.
- Проводить периодические инвентаризации (не реже одного раза в год) бланков трудовых книжек и сверять их с данными журнала.
- Обучать персонал правилам заполнения трудовой книжки, оформлению прихода и перехода на электронный формат.
- Соблюдать сроки хранения: бланки трудовых книжек – 50 лет после последней записи; электронные трудовые книжки – в течение всего периода действия информационной системы, но не менее 50 лет.
Приход трудовой книжки – важный кадровый процесс, требующий внимательного отношения к законодательным требованиям и внутренней документации организации. Независимо от того, используется ли бумажный бланк или электронный вариант, правильное оформление прихода обеспечивает:
- Соблюдение ст. 66 ТК РФ и связанных нормативных актов;
- Отсутствие штрафов со стороны государственных инспекций труда;
- Надёжное ведение трудовой истории сотрудников;
- Прозрачность кадрового учёта и готовность к проверкам.
Следуя представленным рекомендациям и используя актуальные нормативные источники, кадровая служба сможет эффективно организовать приход трудовых книжек, обеспечить их корректный учёт и хранение, а также безболезненно перейти на электронный формат в соответствии с требованиями времени.