Трудовая книжка долгие годы оставалась главным документом, подтверждающим стаж и опыт работника. Однако с развитием цифровых технологий и изменением трудового законодательства процедура оформления сотрудников претерпела значительные изменения. Сегодня прием на работу без традиционной бумажной трудовой книжки — это не нарушение, а абсолютно законная и распространенная практика.
В этой статье мы подробно разберем, в каких случаях работодатель вправе не требовать бумажную трудовую, как работает электронная трудовая книжка (ЭТК) и какие кадровые документы при этом необходимо оформлять.
Кого можно принять на работу без бумажной трудовой книжки?
Согласно действующему Трудовому кодексу РФ, выделяются несколько категорий граждан, для которых бумажная трудовая книжка вообще не формируется или не предъявляется при трудоустройстве:
- Соискатели, впервые устраивающиеся на работу; С начала 2021 года выдача бумажных трудовых книжек при первом выходе на работу полностью прекращена. Все сведения о трудовой деятельности таких граждан ведутся исключительно в электронном виде.
- Работники, перешедшие на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если сотрудник до конца 2020 года подал работодателю заявление о переходе на ЭТК, его бумажная трудовая была выдана ему на руки. При последующем трудоустройстве такой работник предъявляет только СНИЛС, а работодатель запрашивает сведения из электронного реестра.
- Совместители. При приеме на работу по совместительству предоставление основной трудовой книжки не требуется. Запись о работе по совместительству может быть внесена в бумажную книжку только по желанию самого работника по основному месту работы на основании справки.
- Иностранные граждане и лица без гражданства. Если у иностранного работника нет трудовой книжки российского образца, работодатель обязан завести ему новую бумажную трудовую или оформить электронные сведения, если это его первое место работы в РФ.
Электронная трудовая книжка: как это работает?
С 2020 года в России внедрен электронный формат учета стажа. Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде (ранее — Пенсионный фонд России, теперь СФР). В ней отражается ключевая информация о трудовой деятельности сотрудника:
- Личные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- Сведения о приеме на работу, кадровых переводах и увольнении;
- Информация о причинах прекращения трудового договора со ссылкой на статью ТК РФ;
- Наименование и регистрационные данные работодателя;
Важно понимать, что все сведения о трудовой деятельности теперь ведутся в электронном виде. Работодатель обязан регулярно передавать эти данные в СФР.
Отчетность работодателя: форма СЗВ-ТД
Главный инструмент взаимодействия работодателя с электронной трудовой книжкой — это отчет СЗВ-ТД. Именно через него Социальный фонд узнает о кадровых событиях в жизни сотрудника.
Форма СЗВ-ТД заполняется мероприятиями, которые фиксируются в кадровой системе документами. К таким событиям относятся:
- Прием на работу;
- Кадровый перевод;
- Увольнение;
- Подача заявлений о выборе формы трудовой книжки (сохранение бумажной или переход на электронную).
В программах кадрового учета и информационных системах (например, 1С) на соответствующих кадровых документах установлен специальный флажок «Отразить в трудовой книжке». Если этот флажок установлен, информация автоматически подготавливается к включению в отчет СЗВ-ТД.
Сроки сдачи СЗВ-ТД
С 2021 года сроки подачи отчета стали более жесткими:
- При приеме на работу и увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
- При кадровом переводе или подаче заявления о выборе формы трудовой книжки — до 15-го числа месяца, следующего за месяцем события.
Сохраняются ли бумажные трудовые книжки?
Многие работники переживают, что бумажный документ отменят или аннулируют. Как подтвердили в Минтруда (и как ранее сообщало агентство ТАСС из Москвы), традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся, если они уже были заведены до 2021 года и работник не отказался от них.
Это означает, что:
- У тех, кто сохранил бумажный формат, продолжают вестись две книжки параллельно: и бумажная, и электронная.
- Работодатель по-прежнему несет ответственность за ведение, хранение и выдачу бумажных трудовых книжек таких сотрудников.
Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки
Несмотря на цифровизацию, вопрос бумажной трудовой книжки остается критически важным при увольнении. Если работник не перешел на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажный документ в день увольнения.
За нарушение этого правила предусмотрена строгая ответственность. Если выдача задерживается по вине работодателя, он обязан:
- Возместить работнику неполученный заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки. Датой увольнения в этом случае будет считаться день выдачи документа, а аннулированная запись об увольнении заменяется на новую.
- Выплатить компенсацию морального вреда, если работник заявит такое требование в суде.
Судебная практика подтверждает: граждане регулярно обращаются в суды с исками к бывшим работодателям о взыскании неполученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки, и суды встают на сторону работников.
Порядок действий при приеме без трудовой
Если к вам на работу устраивается кандидат без бумажной трудовой книжки, алгоритм действий должен быть следующим:
- Проверка документов. Запросите паспорт и СНИЛС. По СНИЛС можно будет идентифицировать работника в базе Социального фонда.
- Получение заявления. Если это первое место работы сотрудника, он автоматически зачисляется в систему ЭТК. Если он переходил на ЭТК у предыдущего работодателя, он должен предоставить соответствующую выписку из СФР или просто уведомить вас об этом.
- Подача СЗВ-ТД. Не забудьте установить флажок «Отразить в трудовой книжке» в документе «Прием на работу» и отправить отчет в СФР не позднее следующего рабочего дня.
Прием на работу без бумажной трудовой книжки — это новая реальность, к которой адаптировались как работники, так и работодатели. Электронный формат упростил процесс хранения данных и снизил риск их потери, однако он наложил на работодателей новые обязательства по своевременной сдаче отчетности СЗВ-ТД.
Главное помнить: отсутствие бумажной книжки у кандидата — это не повод для отказа в трудоустройстве, а лишь повод для корректного оформления электронных сведений о его стаже в Социальном фонде.