Согласно действующему законодательству РФ (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте», приказы Минтруда и соцзащиты), трудовая книжка является основным документом, фиксирующим трудовую деятельность работника. Однако в ряде ситуаций закон допускает заключение трудового договора без предъявления трудовой книжки. Ниже подробно рассмотрены такие случаи, порядок действий работодателя, необходимые документы и возможные последствия.

Когда закон допускает приём на работу без трудовой книжки?

Согласно ст. 65 ТК РФ и разъяснениям Минтруда (письма от , ЭЛКОД, КонсультантПлюс), трудовая книжка не требуется, если:

• Работник поступает на работу впервые (трудовой договор заключается впервые в его трудовой биографии);
• Работник оформляется на внешнее совместительство (неосновное место работы);
• Работник предоставил сведения о трудовой деятельности в иной форме (например, выписку из электронной трудовой книжки, справку с предыдущего места работы, копию трудового договора и т.п.).

Во всех остальных случаях отсутствие трудовой книжки является нарушением требований ТК РФ и может повлечь административную ответственность.

Какие документы необходимо запросить у соискателя?

Даже если трудовая книжка не требуется, работодатель обязан убедиться в личности и правомерности приёма на работу. Перечень обязательных документов:

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность – загранпаспорт, военный билет и т.д.).
2. СНИЛС – необходим для учёта в ПФР.
3. ИНН – для налогового учёта (можно запросить, если отсутствует, оформить самостоятельно).
4. Документ, подтверждающий образование или квалификацию (диплом, аттестат, сертификат) – если требуется по должности.
5. Военный билет или справка о постановке на воинский учёт (для мужчин призывного возраста).
6. Сведения о трудовой деятельности (выписка из электронной трудовой книжки, справка с предыдущего места работы, копия трудового договора, приказ о приёме/увольнении).
7. Медсправка (по профессиям, требующим обязательного медосмотра).

Если работник утверждает, что перешёл на электронную трудовую книжку (ЭТК), достаточно предоставить выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) либо подтверждение из личного кабинета на портале «Работа в России».

Оформление трудового договора без трудовой книжки

Трудовой договор составляется в обычной форме, но в нём следует отразить особенности отсутствия бумажной трудовой книжки. Рекомендуется включить следующие пункты:

• Преамбула – указание, что работник впервые поступает на работу (или оформляется на внешнее совместительство).
• Обязанности сторон по предоставлению сведений о трудовой деятельности – работник обязуеться предоставить выписку из ЭТК или иные документы, подтверждающие стаж, в течение определённого срока (например, 5 рабочих дней).
• Обязанность работодателя вести учёт трудовой деятельности – employer обязан внести сведения о работе в электронную трудовую книжку (если она у работника есть) либо сформировать бумажную трудовую книжку при первом трудоустройстве.
• Ответственность за недостоверные сведения – штрафные санкции за предоставление ложной информации о предыдущем месте работы.

Пример формулировки (выделен жирным):

«Работник подтверждает, что данный трудовой договор является первым в его трудовой биографии, и обязуется в течение пяти рабочих дней предоставить выписку из электронной трудовой книжки либо иной документ, подтверждающий отсутствие предыдущей трудовой деятельности.»

Последствия для работодателя при нарушении требований

Если трудовой договор заключён без трудовой книжки в случаях, не предусмотренных законом, работодатель подвергается риску:

• Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб для организаций).
• Признание трудового договора недействительным в суде (работник может потребовать восстановления на работе, выплаты среднего заработка за период вынужденного прогула и компенсации морального вреда).
• Проблемы с налоговыми и пенсионными отчислениями – отсутствие подтверждения стажа может привести к доначислениям и штрафам со стороны ПФР и ФНС.
• Репутационные риски – информация о нарушениях трудового законодательства может негативно сказаться на имидже компании.

По данным КонсультантПлюс (консультация эксперта, 2026 г.), суды часто признают, что непредоставление трудовой книжки не является основанием для аннулирования уже заключённого трудового договора, если иные документы подтверждают факт трудовых отношений и обе стороны исполняли свои обязательства. Однако это не освобождает работодателя от обязанности оформить трудовую книжку в установленные сроки.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проверять основание для отсутствия трудовой книжки перед приёмом на работу: впервые ли устраивается сотрудник или оформляется как внешний совместитель.
2. Требовать альтернативные подтверждения стажа (выписка из ЭТК, справки с предыдущих мест работы, копии трудового договора).
3. Включать в трудовой договор пункты о предоставлении и хранении сведений о трудовой деятельности (см. раздел 3);
4. Своевременно оформлять трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение пяти рабочих дней с момента приёма на работу, если работник ранее не имел трудовой книжки.
5. Вести внутренний журнал учёта приёма на работу без трудовой книжки – фиксировать дату, основание, список предоставленных документов и ответственного сотрудника.
6. Обучать кадровую службу актуальным разъяснениям Минтруда и судебной практике (например, регулярно просматривать обновления КонсультантПлюс и ЭЛКОД).
7. При наличии сомнений запрашивать консультацию юриста перед оформлением договора, особенно в случаях совместительства или приёма иностранных работников.

Соблюдение перечисленных выше требований позволит работодателю оформить трудовые отношения корректно, минимизировать риски и обеспечить защиту прав обеих сторон трудового договора.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс, ЭЛКОД, судебная практика, нормативные акты РФ) и актуальна на 23 мая 2026 года.