Смерть сотрудника – одно из самых тяжелых событий в жизни коллектива. Помимо моральной стороны, работодатель обязан выполнить ряд формальностей, связанных с оформлением трудовой книжки (или электронной трудовой книжки) умершего работника. Ниже представлен подробный пошаговый гид, основанный на действующем законодательстве РФ и практике кадрового учета.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 84.1 (оформление и ведение трудовой книжки).
• Федеральный закон № 27‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – регулирует вопросы выплаты пособий по случаю потери кормильца.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности» – содержит образцы записей и порядок их внесения.
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения» – актуален для организаций, перешедших на ЭТК.

Последовательность действий при смерти работника

Извещение и подтверждение факта смерти

Сразу после получения извещения о смерти сотрудника (от родственников, медицинского учреждения или органов ЗАГС) необходимо:

• Получить официальное подтверждение – свидетельство о смерти (выдается ЗАГС).
• Сделать копию документа для личного дела сотрудника и для бухгалтерии (для начисления пособий и выплаты страховых возмещений).

Определение ответственного лица

За заполнение трудовой книжки отвечает:

• Кадровик (специалист по кадровому учету) – непосредственное внесение записи.
• Руководитель подразделения – подтверждает факты трудовой деятельности (при необходимости).
• Бухгалтер – обеспечивает выплату всех причитающихся сумм (заработная плата, компенсация за отпуск, пособие по случаю потери кормильца).

Сбор сведений о трудовой деятельности

Перед внесением записи необходимо актуализировать данные:

• Дата приема на работу.
• Все последующие переводы, повышения, изменения должностей и окладов (с указанием номеров и дат приказов).
• Информация о наградах, благодарностях, дисциплинарных взысканиях (если они отражаются в трудовой книжке по внутренним правилам организации).
• Последний день работы (как правило, день смерти считается последним рабочим днем, если иное не установлено медицинским заключением).

Заполнение бумажной трудовой книжки

Где делается запись?

Запись о смерти работника вносится в раздел «Сведения о работе» (обычно это второй раздел трудовой книжки).

Формат записи

Согласно образцу, утвержденному Постановлением Правительства РФ № 225, запись имеет следующий вид:

1. Дата записи – день, когда кадровик вносит запись (обычно день получения свидетельства о смерти).
2. Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
3. Наименование организации – полное наименование работодателя.
4. Дата приема на работу – как указано в трудовой книжке.
5. Дата увольнения (смерти) – день смерти (указывается как «Дата увольнения:  (в связи со смертью)» ).
6. Основание увольнения – формулировка «Уволен в связи со смертью» (или «Уволен в связи со смертью работника»).
7. Номер и дата приказа – приказ об увольнении в связи со смертью (например, «Приказ № 123 от »).
8. Подпись уполномоченного лица – кадровик или руководитель кадровой службы.
9. Печать организации – ставится, если трудовая книжка ведется с печатью.

Пример записи в бумажной трудовой книжке

2026-05-05 45 ООО «Ромашка» Прием: Уволен: (в связи со смертью) Основание: Приказ № 123 от Подпись: ___________ Печать

Заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек в электронной форме стало обязательным для большинства организаций. При смерти работника порядок внесения записи в ЭТК аналогичен бумажному варианту, но выполняется через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или в специализированных кадровиках (например, 1С:ЗУП).

Этапы внесения записи в ЭТК

1. Загрузить скан свидетельства о смерти в раздел «Документы сотрудника».
2. Сформировать приказ об увольнении в связи со смертью (в системе кадрового учета).
3. В карточке сотрудника указать:
• Дата увольнения – дата смерти.
• Основание увольнения – «Уволен в связи со смертью».
• Номер и дата приказа.
4. Система автоматически сформирует запись в электронной трудовой книжке, которую можно просмотреть в разделе «ЭТК → Сведения о работе».
5. Подписать запись электронной подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель).
6. Передать сведения в Пенсионный фонд РФ (ЕФС-1) в установленные сроки (не позднее следующего рабочего дня после внесения записи).

Особенности

• В ЭТК нет необходимости ставить печать – достаточно электронной подписи.
• Все изменения отражаются в истории трудовой книжки, доступной сотруднику (или его законным представителям) через личный кабинет на «Госуслугах».
• Если организация ещё не перешла на ЭТК, но ведет бумажные книжки, запись делается в бумажном виде, а сведения о смерти всё равно передаются в ПФР через форму ЕФС-1.

Сроки и ответственность

• Срок внесения записи – не позднее трёх рабочих дней с момента получения свидетельства о смерти (по аналогии с порядком внесения иных кадровых изменений).
• Ответственность за нарушение – согласно ст. 5.27 КоАП РФ, непредставление или несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности может повлечь штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб., а для организации – от 30 000 до 50 000 руб.
• Кроме того, задержка с выплатой пособия по случаю потери кормильца может привести к дополнительным санкциям со стороны Фонда социального страхования.

Практический пример: как оформить запись в 1С:ЗУП

1. Открыть карточку сотрудника → вкладка «Трудовая деятельность».
2. Нажать «Добавить» → выбрать «Увольнение».
3. Заполнить поля:
• Дата увольнения – .
• Основание – «Уволен в связи со смертью».
• Приказ – указать номер и дату (например, Приказ № 123 от ).
• Прикрепить скан свидетельства о смерти.
4. Сохранить изменения; система автоматически сформирует запись в ЭТК.
5. Отправить сведения в ПФР через меню «Отчетность → ЕФС-1 → Формировать».
6. Подписать отправку электронной подписью руководителя или кадровика.

Заполнение трудовой книжки (или электронной трудовой книжки) при смерти работника – это строго регламентированная процедура, направленная на сохранение достоверной информации о трудовой деятельности гражданина и обеспечение его прав на получение пособий и выплат; Соблюдение установленных сроков, правильное оформление приказов и своевременная передача сведений в Пенсионный фонд помогут избежать штрафов и обеспечат прозрачность кадрового учета в организации.

Помните, что за каждой формальностью стоит человеческая жизнь – относитесь к процессу с уважением и вниманием к деталям.