Работодатель должен хранить трудовые книжки в специально отведенных для этого условиях. Ответственность за хранение несет назначенное должностное лицо. Если работник и компания работают дистанционно, они могут договориться о хранении трудовой книжки у работника.
В зависимости от типа документа, продолжительность хранения может составлять 1, 3, 5, 6, 10, 15, 45, 50, 75 лет или даже быть бессрочной. Чтобы избежать штрафов и проблем при проверках, важно знать и соблюдать правила хранения.
Трудовой кодекс РФ и хранение трудовых книжек
Трудовой кодекс РФ регулирует особенности ведения и хранения трудовых книжек, договоров, приказов и личных дел работников. Эти документы, как правило, хранятся не менее 75 лет после прекращения трудовых отношений, что обеспечивает возможность подтверждения стажа и трудовых прав.
Срок хранения трудовых книжек
Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона Об архивном деле в РФ от 125-ФЗ, в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.
Хранение невостребованных трудовых книжек
Если трудовая книжка не была получена работником при его увольнении в связи с его отказом, она должна храниться в архиве предприятия в течение 50 лет. В этот период времени все записи являются действительными, и в случае выдачи документа ее владельцу она будет актуальной.
Обязанность работодателя
Хранение трудовых книжек ― обязанность каждого работодателя. Где и как правильно хранить трудовые книжки и в течение какого времени, рассказываем в этой статье.
Срок хранения невостребованных трудовых книжек
Согласно действующему законодательству, несданные трудовые книжки должны храниться у работодателя в течение 5 лет после увольнения работника. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Приказ Минтруда России
Приказ Минтруда России от N 320н Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек (Зарегистрировано в Минюсте России N 63748) регулирует порядок хранения и ведения трудовых книжек;
- Трудовые книжки должны храниться у работодателя до востребования работником.
- Невостребованные трудовые книжки должны храниться в течение 50-75 лет.
- Работодатель должен соблюдать правила хранения и ведения трудовых книжек.