С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). В соответствии с поправками к Трудовому кодексу РФ все сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже работы формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Пенсионном фонде РФ (ПФР). В этой статье мы разберём, какие программы доступны для ведения ЭТК, как они работают, какие преимущества и недостатки у них есть, а также пошагово покажем, как начать вести электронную трудовую книжку.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются все кадровые события: приём на работу, увольнение, перевод, изменение должности, начисление зарплаты и пр. Информация хранится в базе ПФР и доступна работодателю и работнику через специальные сервисы.
- Преимущества: экономия времени, отсутствие бумажных копий, автоматический расчёт стажа, мгновенный доступ к данным.
- Недостатки: необходимость подключения к интернету, обучение персонала, возможные сбои в работе систем.
Законодательные требования
Согласно Федеральному закону от 1 января 2020 года и последующим поправкам к ТК РФ:
- Все сведения о трудовой деятельности работника должны вноситься в электронном виде.
- Работодатель обязан передавать данные в ПФР через ЕФС‑1 (Единый федеральный сервис).
- ЭТК заменяет бумажную трудовую книжку, но работник имеет право на получение бумажной копии по запросу.
Ключевые программы для ведения ЭТК
На рынке существует несколько решений, которые позволяют автоматизировать процесс заполнения трудовых книжек. Ниже перечислены самые популярные из них.
3.1 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗП)
Самый распространённый модуль для бухгалтеров и кадровиков. В версии 8.3 и выше он поддерживает:
- Автоматический расчёт стажа и начисление зарплаты.
- Ввод и хранение всех кадровых событий.
- Экспорт данных в формат ЕФС‑1 для передачи в ПФР.
- Интеграцию с облачными сервисами 1С:Облачная подсистема Фреш.
3.2 1С:Электронные трудовые книжки
Специализированное приложение, которое позволяет:
- Создавать отдельную базу для одного юридического лица или ИП.
- Автоматически заполнять поля при приёме и увольнении.
- Генерировать отчёты ЕФС‑1 и отправлять их в ПФР.
3.3 СПУ‑ОРБ
Программа, ориентированная на малый и средний бизнес. Основные возможности:
- Ведение кадрового учёта и ЭТК.
- Формирование отчётов для ПФР.
- Выгрузка пачек документов в формате, принимаемом ПФР.
3.4 Контур.Экстерн
Облачный сервис, который упрощает работу с электронными трудовыми книжками:
- Автоматическая обработка данных о трудовой деятельности.
- Подготовка и отправка ЕФС‑1.
- Интеграция с бухгалтерскими программами.
Как выбрать подходящую программу?
При выборе программы учитывайте следующие критерии:
- Размер компании: для крупных предприятий лучше подходят решения 1С:ЗП, для малого бизнеса – СПУ‑ОРБ или Контур.Экстерн.
- Наличие интеграции с бухгалтерией: если вы уже используете 1С, логично выбрать 1С:ЗП.
- Бюджет: облачные сервисы обычно работают по подписке, а 1С – по лицензии.
- Требования к функциональности: наличие автоматического расчёта стажа, генерации ЕФС‑1, отчётности для ПФР.
Пошаговая инструкция по заполнению ЭТК в 1С:ЗП
Ниже приведён примерный порядок действий, который можно адаптировать под любую программу.
5.1 Создание нового сотрудника
- Откройте модуль «Кадры».
- Нажмите «Добавить» и заполните основные данные: ФИО, дата рождения, паспортные данные.
- Укажите дату приёма на работу и должность.
- Сохраните запись.
5.2 Внесение кадровых событий
- Для перевода: выберите сотрудника → «Кадровые события» → «Перевод».
- Для увольнения: «Увольнение» → укажите причину и дату.
- Для изменения зарплаты: «Зарплата» → «Изменение».
5.3 Экспорт в ЕФС‑1
- В меню «Отчёты» выберите «ЕФС‑1».
- Выберите период (например, год).
- Нажмите «Экспорт» → сохраните файл в формате XML.
- Перейдите в портал ПФР и загрузите файл.
5.4 Проверка и подтверждение
После загрузки ПФР выдаст статус «Принято» или «Отказано». В случае отказа проверьте ошибки в отчёте и исправьте данные.
Интеграция с ПФР и контроль качества данных
Для успешной работы с ПФР важно соблюдать следующие рекомендации:
- Регулярно обновляйте программное обеспечение до последних версий.
- Проверяйте корректность даты приёма и увольнения (не может быть позже даты начала работы).
- Убедитесь, что все поля заполнены: ФИО, должность, отдел, дата начала и окончания работы.
- Используйте тестовый режим ПФР для проверки отчётов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вести ЭТК в двух системах одновременно? Нет, данные в ПФР должны приходить только из одной системы, иначе возникнут дублирования.
- Как получить бумажную копию трудовой книжки? Работник может запросить копию в ПФР через портал «Мой ПФР».
- Что делать, если ПФР отклонил отчёт? Проверьте сообщения об ошибках, исправьте данные и повторно отправьте отчёт.
- Можно ли использовать бесплатные решения? Есть бесплатные демо-версии, но для полноценного ведения ЭТК нужна платная лицензия.