Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст․ 66 ТК РФ)․ В ней работодатель фиксирует, где и кем работал сотрудник, когда был принят, переведен на другую должность или уволен, а также сведения о награждениях․ Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат остается актуальным и требует строгого соблюдения правил ведения и хранения․ Один из важнейших аспектов защиты этого документа, его правильная прошнуровка․
Что такое прошнуровка и зачем она нужна?
Прошнуровка трудовой книжки — это физическое скрепление страниц документа с помощью прочной нити (шнура)․ Это делается в первую очередь для защиты документа от подделки и незаконного изъятия или вставки дополнительных листов․ Если трудовая книжка прошнурована и пронумерована, любое вмешательство во внутреннюю структуру бланка будет сразу заметно․
Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек․ Специалист кадрового обеспечения, который ведет эти документы, несет ответственность за их правильное оформление․ Если книжка не прошнурована, она считается уязвимой, и в случае проверки трудовой инспекцией это может стать поводом для штрафов․
Обязательные правила: нумерация, шнуровка и пломба
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, документ должен быть защищен от фальсификаций․ Для этого предусмотрен строгий алгоритм:
- Пронумеровать все страницы․ Каждая страница бланка должна иметь свой порядковый номер․ Это исключает возможность вырвать неугодный лист с записью об увольнении․
- Прошнуровать документ․ Страницы скрепляются прочной нитью․
- Скрепить сургучной печатью или пломбой․ Концы шнура выводятся на заднюю обложку трудовой книжки и надежно фиксируются․ Ранее допускалось использование сургучной печати, однако сейчас надежнее и проще использовать специальную бумажную пломбу-наклейку (номерной индикатор повреждений)․
- Заверить подписью и печатью․ На пломбе или рядом с ней ставится подпись ответственного лица и печать работодателя (при наличии)․ Печать должна частично захватывать обложку книжки, концы шнура и пломбу․
Как правильно прошнуровать трудовую книжку: пошаговая инструкция
Если вам как работодателю или кадровику достался чистый бланк, который по какой-то причине не был прошнурован на производстве (или требуется прошнуровать вкладыш), действуйте следующим образом:
- Шаг 1․ Проверьте нумерацию всех страниц (в стандартном бланке она уже проставлена типографским способом)․
- Шаг 2․ Сделайте два прокола шилом у левого края обложки (ближе к корешку) на расстоянии 2-3 см друг от друга․
- Шаг 3․ Проденьте капроновую или льняную нить через проколы так, чтобы концы вышли на заднюю обложку документа․
- Шаг 4․ Свяжите концы нити узлом, оставив хвостики длиной около 4-5 см․
- Шаг 5․ Наклейте на узел и хвостики специальную бумажную пломбу так, чтобы концы нити выходили из-под нее․
- Шаг 6․ Поставьте на пломбу печать организации и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек․
Где должна храниться трудовая книжка?
Бумажная трудовая книжка — это строгий отчетный бланк․ Закон требует, чтобы она хранилась у работодателя в специально оборудованном месте — несгораемом сейфе или запирающемся шкафу․ Выдача книжки на руки работнику допускается только в двух случаях:
- При увольнении (в день прекращения трудового договора)․
- По письменному заявлению работника для предоставления сведений о стаже в Социальный фонд России (СФР) или другие органы․
Важно помнить: при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение․ Исключением являются случаи массовой утери документов в результате чрезвычайных ситуаций, а также ситуации, когда бланк был испорчен по вине работодателя при неправильном первичном заполнении․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажная: как они сосуществуют в 2026 году?
С 2020 года в России внедрен электронный формат сведений о трудовой деятельности․ Важно понимать, что в законе нет такого термина как «электронная трудовая книжка» в виде какого-то отдельного файла, который можно было бы завести или заказать самому․ ЭТК, это единая база данных, которая хранится в СФР (ранее ПФР)․
Работодатель передает информацию о сотрудниках в СФР через отчет по форме СЗВ-ТД․ Прием на работу, повышение по службе, переход в другое подразделение, увольнение — всё это заносится в отчет и отправляется в фонд․ Из этой базы в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека․
Тем не менее, бумажная трудовая книжка не отменена․ Если работник не подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель обязан продолжать вести и бумажный бланк, и сдавать электронный отчет․ И именно для бумажного варианта по-прежнему критически важно соблюдать правила защиты: документ должен быть прошнурован, пронумерован и опломбирован․
Частые ошибки и вопросы
Можно ли использовать степлер вместо шнуровки?
Нет․ Использование скоб степлера или канцелярских скрепок категорически не допускается․ Такой способ крепления легко взломать, вставить или удалить листы без видимых повреждений․ Документ должен быть прошнурован нитью․
Что делать, если нить порвалась или пломба повреждена?
Если целостность шнуровки или пломбы нарушена, документ считается незащищенным․ Необходимо составить акт о повреждении пломбы, заново прошнуровать трудовую книжку, поставить новую пломбу, заверить подписью и печатью, а также внести соответствующую запись на внутренней стороне задней обложки․
Нужно ли прошнуровывать вкладыш в трудовую книжку?
Да, вкладыш оформляется и прошнуруется по тем же строгим правилам, что и сама трудовая книжка․ При этом вкладыш вшивается (пришивается нитью) в саму трудовую книжку, образуя с ней единое целое․
Фраза «прошнурована трудовая книжка» — это не просто бюрократический термин, а гарант юридической чистоты и достоверности стажа сотрудника․ Правильная шнуровка, нумерация страниц и наличие опломбированного узла на задней обложке защищают как работника от незаконных действий, так и работодателя от претензий со стороны контролирующих органов․ В 2026 году, несмотря на цифровизацию и передачу данных в электронные базы СФР, соблюдение требований к физической защите бумажных бланков остается обязательным․