Проверка Государственной инспекции труда (ГИТ), одно из самых стрессовых событий для отдела кадров и руководства любой организации․ Отсутствие одного документа или неправильное оформление документов может привести к крупным штрафам и предписаниям․ Чтобы минимизировать риски, необходимо четко понимать, какие документы запрашивает инспекция и каковы правила их предоставления․
Основания и порядок проведения проверки
Проверка может быть плановой (согласно графику) или внеплановой (чаще всего по жалобе работника или по поручению вышестоящих органов)․
Процедура начинается следующим образом:
- Инспектор предъявляет удостоверение и распоряжение (приказ) о проведении проверки․
- В распоряжении обязательно должны быть указаны: сроки проверки, её предмет и перечень проверяемых требований․
- Инспектор имеет право проводить документарный анализ, осматривать рабочие места и опрашивать сотрудников․
Перечень документов, которые могут потребовать
Единого, строго ограниченного списка документов не существует, так как перечень зависит от предмета проверки․ Однако есть базовый набор, который должен быть готов в любой компании․
Документы, устанавливающие трудовые отношения
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним․
- Служебные контракты (для государственных служащих)․
- Гражданско-правовые договоры (ГПХ) — инспекция часто проверяет их на предмет подмены трудовых отношений гражданско-правовыми․
- Документы, подтверждающие полномочия лица, подписавшего договор от имени работодателя (доверенности, приказы)․
Локальные нормативные акты (ЛНА)
Это внутренние правила компании, с которыми работники должны быть ознакомлены под роспись:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)․
- Положение об оплате труда и премировании․
- Положение о защите персональных данных․
- График отпусков․
- Должностные инструкции․
Документы по учету рабочего времени и оплате труда
- Табели учета рабочего времени․
- Расчетные листки (подтверждение уведомления работников о начисленных суммах)․
- Платежные ведомости или выписки по банковским счетам, подтверждающие выплату зарплаты․
- Приказы о премировании, депремировании или удержаниях․
Кадровый учет и охрана труда
- Трудовые книжки (или сведения о трудовой деятельности СТД-Р/СТД-ПФР)․
- Приказы о приеме, переводе и увольнении сотрудников․
- Журналы инструктажа по охране труда и технике безопасности․
- Документы о прохождении медицинских осмотров и спецоценки условий труда (СОУТ)․
Важные правила предоставления документов
При взаимодействии с инспектором важно помнить о своих правах и обязанностях:
- Оригиналы и копии: При выездной проверке работодатель предоставляет оригиналы документов для ознакомления, а также передает их заверенные копии․
- Запреты для инспектора: Трудовая инспекция не имеет права:
- Изымать оригиналы документов․
- Требовать нотариального заверения копий․
- Запрашивать сведения, не относящиеся к предмету проверки (например, документы, которые относятся к компетенции Налоговой или Пожарной инспекции)․
- Сроки: При документарной проверке (дистанционной) ответ на запрос обычно должен быть предоставлен в течение 10 рабочих дней․
Особенности при использовании КЭДО
Если в компании внедрен кадровый электронный документооборот (КЭДО), это не освобождает от обязанности предоставлять документы․ В этом случае работодатель может:
- Продемонстрировать документы в электронной системе․
- Предоставить выгрузки документов, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)․
Советы по подготовке к проверке
Чтобы проверка прошла успешно, рекомендуется:
- Провести внутренний аудит: Проверить наличие подписей работников на всех ЛНА и трудовых договорах․
- Сверить табели с приказами: Убедиться, что даты отпусков и больничных совпадают в табеле и приказах․
- Подготовить папку «База»: Собрать основные ЛНА и общие документы в одном месте для быстрого доступа․
- Действовать официально: Если запрос инспектора кажется слишком широким, вы имеете право попросить уточнить перечень документов в соответствии с предметом проверки․