Вопрос актуален как для работодателей (при приёме на работу), так и для самих работников (при проверке своего стажа, оформлении пенсии, получении социальных выплат). С 2022 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажные варианты всё ещё используются. Ниже – пошаговая инструкция и юридические нюансы, позволяющие точно установить, существует ли у конкретного человека трудовая книжка и в каком виде она ведётся.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 183‑185) каждый работник обязан вести трудовую книжку. С 2022 года закон допускает её электронный вариант. При отсутствии книжки (утрата, повреждение) работодатель обязан оформить новую по письменному заявлению работника (часть 5 ст. 183 ТК).

Какие варианты трудовой книжки могут быть у человека?

• Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, выдаётся работодателем в оригинале.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – хранится в системе Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Росстандарт) и доступна через личный кабинет на портале Госуслуги или через Личный кабинет ПФР.
• Отсутствие трудовой книжки – возможна в случае её утраты, уничтожения или если работник никогда не был официально трудоустроен.

Как проверить наличие трудовой книжки у конкретного человека?

Через работодателя (при приёме на работу)

1. Попросите кандидата предъявить бумажную трудовую книжку. Обратите внимание на наличие печатей и подписей.
2. Если кандидат заявляет, что у него ЭТК, уточните, зарегистрирован ли он в системе:
   • Попросите показать скриншот из личного кабинета на портале Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка»).
   • Либо запросите выписку из Пенсионного фонда РФ (ПФР) – в личном кабинете Личный кабинет ПФР в разделе «Трудовая история».
3. Если у кандидата нет ни бумажной, ни электронной версии, попросите его оформить заявление о выдаче новой трудовой книжки (по части 5 ст. 183 ТК) и предоставить копию заявления.

Самостоятельно (для собственных нужд)

Если вам нужно узнать, есть ли у вас (или у близкого) трудовая книжка, выполните один из следующих способов:

1. Портал Госуслуги:
   • Зайдите в личный кабинет (необходимо иметь подтверждённую учётную запись);
   • Выберите сервис «Электронная трудовая книжка».
   • Нажмите «Получить выписку» – система сформирует справку о наличии/отсутствии ЭТК и покажет все записи.
2. Личный кабинет ПФР:
   • Авторизуйтесь на сайте pfrf.ru с помощью СНИЛС и пароля.
   • Перейдите в раздел «Трудовая история» → «Электронная трудовая книжка».
   • Скачайте выписку в PDF.
3. Многофункциональный центр (МФЦ):
   • Подготовьте паспорт и СНИЛС.
   • Заполните заявление «О получении выписки из трудовой книжки».
   • Сотрудники МФЦ оформят выписку в течение одного рабочего дня.
4. Обращение в отдел кадров текущего (или последнего) работодателя:
   • Попросите предоставить сведения о наличии записей в вашей трудовой книжке.
   • Работодатель обязан выдать выписку в течение 5 дней с момента запроса.

Что делать, если трудовая книжка отсутствует?

Отсутствие трудовой книжки – не конец дела. Закон предусматривает два пути восстановления:

1. Оформление новой бумажной трудовой книжки:
   • Работник подаёт письменное заявление (указывая причину отсутствия – утрата, повреждение и т.п.).
   • Работодатель в течение 5 дней выдаёт новую книжку и вносит в неё все известные записи (по справкам из ПФР, выпискам из ЭТК).
2. Перевод в электронный формат:
   • Работодатель подаёт в СФР (Службу Федерального Регистра) сведения о переходе на ЭТК.
   • Работник получает доступ к ЭТК через Госуслуги без необходимости бумажного документа.

Какие документы нужны для проверки?

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как быстро получить выписку из ЭТК?

Через портал Госуслуги выписка формируется в режиме онлайн и доступна сразу после подтверждения личности (обычно в течение 10‑15 минут).

Можно ли проверить трудовую книжку у другого человека без его согласия?

Нет. Доступ к ЭТК и к выпискам из ПФР имеет только сам владелец (или лицо, уполномоченное им письменно). Работодатель может запросить сведения только о своих сотрудниках в рамках трудовых отношений.

Что делать, если в ЭТК отсутствуют записи о предыдущих местах работы?

Необходимо собрать справки о трудовом стаже от бывших работодателей и подать их в ПФР для корректировки данных. После проверки ПФР обновит электронную запись.

Как узнать, ведётся ли у меня электронная трудовая книжка, если я только что устроился?

Новый работодатель обязан в течение 5 дней после приёма на работу оформить запись в ЭТК (если он использует электронный формат). Вы можете проверить наличие записи в личном кабинете Госуслуг или ПФР.

Краткий чек‑лист для работодателя

1. Запросить у кандидата:
   • Бумажную трудовую книжку (при её наличии);
   • Скриншот/выписку из ЭТК (если кандидат заявляет о её наличии).
2. Проверить подлинность:
   • Сравнить подписи и печати в бумажной книжке;
   • Сверить данные в ЭТК с заявленными в резюме.
3. Если книжка отсутствует – оформить заявление о выдаче новой и внести в неё все известные записи.
4. При переходе на электронный формат – подать сведения в СФР и уведомить сотрудника о доступе к ЭТК.

Узнать, была ли у человека трудовая книжка, сегодня можно несколькими способами: проверка бумажного документа, запрос выписки из электронных систем (Госуслуги, ПФР) или обращение в МФЦ. Важно помнить о праве работника на конфиденциальность и о необходимости официального запроса только в рамках трудовых отношений. При отсутствии книжки закон чётко регламентирует порядок её восстановления – через заявление работника и запись работодателя.

Помните: своевременная проверка трудовой истории помогает избежать проблем с начислением пенсии, выплатой социальных пособий и подтверждением стажа перед государственными органами.

Дата публикации: