Важное напоминание: На момент написания статьи (21 мая 2026 года) в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ С 1 января 2026 года все новые трудовые книжки оформляются исключительно в электронном виде․ Бумажные трудовые книжки продолжают действовать только у тех работников, которые получили их до 1 января 2024 года․
Для работодателя проверка трудового стажа кандидата или действующего сотрудника через электронную трудовую книжку (ЭТК) — это стандартная и законная процедура․ Вот подробное руководство․
Законодательная основа и ключевые даты
- С 1 января 2024 года: Работодатели обязаны открывать новым сотрудникам электронные трудовые книжки (если у них ранее не было бумажной)․
- С 1 января 2026 года: Завершается переходный период․ Все записи о работе (включая уволенных до 2024 г․) постепенно переносятся в единую федеральную базу Фонда социального страхования (ФСС)․
- Для работодателя: Проверка стажа через ЭТК становится основным способом, особенно для новых сотрудников․
Как работодатель может получить доступ к ЭТК сотрудника?
Доступ к электронной трудовой книжке работника возможен только с его письменного согласия․ Без согласия гражданина работодатель не имеет права запрашивать и просматривать его ЭТК․
Основные способы проверки:
- Через портал Госуслуг (самый распространенный способ):
- Работник самостоятельно входит в свой личный кабинет на Госуслугах (раздел «Трудовая книжка»)․
- В разделе «Обмен данными» или «Предоставить доступ» он добавляет email или ИНН работодателя (организации) и дает ему права на просмотр․
- Работодатель (или уполномоченный сотрудник отдела кадров/бухгалтерии) получает уведомление и может войти в специальный раздел на Госуслугах (или в свою систему) для просмотра подтвержденной ЭТК․
- Через систему дистанционного банковского обслуживания (СБИС, Контур․Эльба и аналоги):
- Многие бухгалтерские и кадровые онлайн-сервисы интегрированы с ФСС․
- Для этого работодатель должен быть подключен к такой системе и иметь действующий договор с ФСС․
- В интерфейсе сервиса (например, в «Кадровом» СБИС) есть функция «Запросить трудовую книжку»․ Запрос отправляется через систему в ФСС, и ответ приходит в виде электронного документа․
- Прямой запрос в ФСС (для крупных организаций):
- Организации, имеющие прямой электронный документооборот с ФСС, могут формировать запросы через свои учетные системы․
- Этот способ требует технической интеграции и обычно используется крупными холдингами и аутсорсинговыми компаниями․
Пошаговая инструкция для работодателя (на примере Госуслуг)
Предположим, кандидат на вакансию предоставил вам согласие на доступ к его ЭТК․
- Получите от кандидата:
- Письменное согласие (можно использовать типовую форму)․
- Его данные для поиска: ФИО, СНИЛС, дата рождения․
- Информацию о том, что он добавил ваш ИНН/email в разделе «Обмен данными» на Госуслугах․
- Войдите в личный кабинет вашей организации на Госуслугах:
- Для этого нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица․
- Перейдите в раздел, связанный с трудоустройством или кадровым учетом (название может отличаться)․
- Найдите раздел «Трудовая книжка» или «Запрос сведений из ЭТК»․
- Сформируйте запрос:
- Введите данные работника (СНИЛС, самый точный идентификатор)․
- Система проверит, есть ли у вас разрешение от этого гражданина․
- Получите ответ:
- В ответ вы увидите сканированную копию (если была бумажная) или структурированные данные об электронной трудовой книжке․
- Документ будет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ФСС, что подтверждает его подлинность․
- Распечатайте или сохраните документ для приема на работу и личного дела․
Что важно помнить работодателю?
- Согласие работника — обязательно․ Запрос без согласия нарушает закон о персональных данных (ФЗ-152)․
- Проверяйте подлинность․ Убедитесь, что полученный документ подписан УКЭП ФСС․ Это можно проверить на сайте Федерального сервиса проверки ЭП․
- Стаж в ЭТК подтверждается автоматически․ Если в записях есть ошибки (например, неверная дата увольнения), работник должен сам обратиться в ФСС или через работодателя-предыдущего для их исправления․
- Для работников с бумажными книжками: Если у сотрудника есть старая бумажная трудовая книжка, он может (но не обязан) передать ее работодателю для внесения сведений в ЭТК․ После этого бумажная книжка возвращается ему․ В будущем все записи будут только электронными․
- Храните копию․ Распечатанный из ЭТК документ имеет такую же юридическую силу, как и выписка из бумажной книжки․ Храните его в личном деле․
Частые вопросы (FAQ)
В: Что делать, если работник не имеет ЭТК?
О: Если работник начал трудовую деятельность после 1 января 2024 года, у него обязательно должна быть электронная трудовая книжка․ Если ее нет — это нарушение со стороны предыдущего работодателя․ Работник должен обратиться в ФСС для ее открытия․ Если же работник начал работать до 2024 года и у него есть бумажная книжка, он может предоставить ее для проверки․
В: Можно ли проверить ЭТК по имени и дате рождения без СНИЛС?
О: В идеале нужен СНИЛС — это основной идентификатор в системе ФСС․ По ФИО и дате рождения поиск возможен, но он менее точен и может вернуть несколько вариантов․ Поэтому всегда запрашивайте СНИЛС․
В: Сколько времени занимает запрос?
О: В большинстве случаев (через Госуслуги или СБИС) ответ приходит в течение нескольких минут․ В редких случаях (при технических сбоях) — до 1-3 рабочих дней․
В: Нужно ли платить за запрос?
О: Нет․ Запрос и получение сведений из электронной трудовой книжки для работодателя является бесплатной услугой․
С 2026 года работа с электронными трудовыми книжками становится абсолютной нормой․ Для работодателя ключевые шаги — это получение согласия сотрудника и использование официальных каналов доступа (Госуслуги, СБИС)․ Этот процесс экономит время, исключает подделку документов и обеспечивает актуальность данных о стаже․
Полезный совет: На этапе приема на работы включите в стандартный список документов пункт «СНИЛС» и краткое информирование о необходимости предоставить доступ к ЭТК через Госуслуги․ Это упростит процедуру проверки․