Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её ведение и хранение регламентируются Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок). В данной статье подробно рассматривается пункт 10 указанного Порядка, который определяет конкретные требования к заполнению, оформлению и сохранности трудовых книжек и вкладышей в них.
Содержание пункта 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек
Пункт 10: «В трудовой книжке и вкладыше в неё отводятся по 10 разворотов на каждый из разделов: сведения о работе и сведения о награждении. Записи в этих разделах производятся аккуратно, разборчивым почерком, черной или синей пастой, без исправлений и помарок. При необходимости внесения дополнительных сведений используется дополнительный вкладыш, оформленный по утверждённой форме.»
Разберём каждое положение пункта 10 более детально.
Объём разделов – 10 разворотов
- Разворот – это два смежных листа (лицевая и обратная сторона). Таким образом, в каждом из двух разделов (работа и награждение) предусмотрено место для записи не более 20 страниц (10 × 2).
- Это ограничение направлено на предотвращение бесконтрольного роста объёма книжки и обеспечение её удобства в использовании.
Требования к оформлению записей
- Записи должны быть аккуратными и разборчивыми; рекомендуется использовать печатный почерк или четкий рукописный шрифт.
- Допустимы только черная или синяя паста (шариковая ручка, гелевая ручка, чернильная ручка). Использование других цветов запрещено, так как может затруднить чтение и архивное хранение.
- Запрещены любые исправления, зачёркивания, подправки жидким корректором или скотчем. При обнаружении ошибки необходимо оформить дополнительный вкладыш с правильной записью и ссылкой на ошибочную запись (см. пункт 11 Порядка).
Использование дополнительного вкладыша
- Если отведённых 10 разворотов недостаточно для полного отражения трудовой деятельности или наград, оформляется дополнительный вкладыш по утверждённой форме (Приложение 2 к Порядку).
- Дополнительный вкладыш пришивается к основной книжке в месте, указанном в инструкции по сборке (обычно после последнего разворота соответствующего раздела).
- На дополнительном вкладыше указываются те же реквизиты, что и в основной книжке (серия, номер, дата выдачи), а также пометка «Дополнительный вкладыш».
Практическое применение пункта 10 в кадровой работе
Оформление при приёме на работу
- При поступлении нового сотрудника кадровик проверяет наличие трудовой книжки и её соответствие требованиям пункта 10 (достаточно ли свободных разворотов для записи о новой работе).
- Если свободных разворотов нет, оформляется дополнительный вкладыш перед внесением записи о приёме.
- Запись о приёме делается в разделе «Сведения о работе»: дата приёма, наименование организации, должность, трудовой функционал (по профессии, специальности).
Внесение изменений (перевод, повышение, увольнение)
- Каждое изменение трудового отношения оформляется отдельной записью в том же разделе, соблюдая ограничение в 10 разворотов.
- При достижении предела разворотов в разделе «Сведения о работе» перед следующей записью оформляется дополнительный вкладыш.
- Запись о награждении (грамота, благодарность, премия) вносится в раздел «Сведения о награждении» с указанием названия награды, даты и основания (приказ, распоряжение).
Хранение трудовых книжек в организации
Помимо пункта 10, Порядок содержит общие требования к хранению, которые необходимо соблюдать одновременно:
- Трудовые книжки и вкладыши хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих защиту от пожара, влаги, света и несанкционированного доступа.
- Доступ к книжкам имеют только уполномоченные сотрудники кадровой службы (или иные лица, определённые внутренним регламентом организации).
- Ведётся книга учёта движения трудовых книжек и книга учёта бланков трудовой книжки на бумажном носителе (см. пункт 24 Порядка).
- Срок хранения трудовых книжек после увольнения работника – 2 года в отделе кадров, затем они передаются в архив организации на 50 лет с последующим уничтожением (пункт 80 Порядка).
Выдача дубликата и возврата книжки при увольнении
- При увольнении работнику выдаётся трудовая книжка под роспись либо отправляется почтой по требованию (пункт 22 Порядка).
- Если работник не получил книжку в течение двух месяцев, она считается невостребованной и хранится в отделе кадров ещё 2 года, после чего передаётся в архив.
- При утере или порче трудовой книжки выдаётся дубликат на основании заявления работника и подтверждающих документов (трудовой договор, приказы, справки). Дубликат оформляется по той же форме, с пометкой «Дубликат».
Ответственность за нарушение пункта 10 Порядка
Нарушение требований пункта 10 может повлечь:
- административную ответственность должностных лиц в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек) – штраф от 1 000 до 5 000 руб;
- дисциплинарные взыскания к работникам кадровой службы (выговор, замечание, в случае повторного нарушения – увольнение);
- риски при трудоустройстве работника в другую организацию (недостоверные или неполные сведения в трудовой книжке могут стать основанием для отказа в приёме на работу).
Пункт 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек устанавливает чёткие лимиты на объём записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» (по 10 разворотов каждый), предъявляет высокие требования к качеству и аккуратности оформления, а также регламентирует порядок использования дополнительных вкладышей при превышении установленного лимита. Соблюдение этих норм обеспечивает достоверность трудовой истории работника, упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом и другими государственными органами, а также минимизирует риски административной и дисциплинарной ответственности для работодателя.
Рекомендуем кадровикам и руководителям организаций:
- Периодически проводить внутренний аудит трудовых книжек на соответствие пункту 10;
- Обеспечивать сотрудников кадровой службы необходимыми канцелярскими принадлежностями (черные и синие ручки, линейки, шаблоны для вкладышей);
- Хранить инструкцию по заполнению трудовой книжки в доступном месте и регулярно обновлять её в соответствии с изменениями законодательства.
Соблюдение пункта 10 Порядка – важный элемент корпоративной культуры, направленный на прозрачность и законность трудовых отношений.