Обновлено: 22 мая 2026 года

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка — новый формат документа‚ который постепенно вытесняет привычные бумажные аналоги. Однако‚ несмотря на цифровизацию‚ вопросы‚ связанные с хранением и выдачей трудовых книжек‚ остаются актуальными для многих работодателей и сотрудников;

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него более пяти дней. С 2026 года для сотрудников‚ впервые принятых на работу‚ трудовая книжка открывается в электронной форме‚ если работник не изъявил желание оформить её в бумажном виде.

Что такое электронная трудовая книжка?

Определение и особенности

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ который хранится в базе данных Социального фонда России (СФР). Она содержит:

• Сведения о трудовой деятельности работника;
• Информацию о приеме на работу и увольнении;
• Данные о переводах и изменениях в трудовой функции;
• Сведения о награждениях и поощрениях;
• Информацию о профессиональной переподготовке и повышении квалификации.

С 2026 года все работодатели обязаны предоставлять в СФР сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) на всех лиц‚ работающих по трудовым договорам.

Отличия от бумажной трудовой книжки

1. Формат хранения: ЭТК хранится в электронной базе данных‚ а не на бумажном носителе.
2. Доступность: Работник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР.
3. Сохранность: Электронный формат защищен от потери или порчи‚ что исключает риск утраты документа.
4. Обновление: Все изменения в трудовой деятельности вносятся автоматически и не требуют ручного ведения.

Проблема: работник не забирает трудовую книжку после увольнения

Что говорит закон?

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в последний день работы. Если работник отказывается её забирать‚ работодатель должен:

• Направить работнику уведомление о необходимости получения трудовой книжки;
• Указать в уведомлении срок‚ в течение которого работник может забрать документ;
• После истечения срока уведомления отправить трудовую книжку по почте заказным письмом с описью вложения.

Важно! Если работодатель не выполнил обязанности по уведомлению и отправке трудовой книжки по почте‚ он несет ответственность за её сохранность до момента получения работником.

Почему работники не забирают трудовую книжку?

Причины‚ по которым работники могут не забирать трудовую книжку‚ могут быть различными:

• Нежелание оформлять новую работу без трудовой книжки;
• Отсутствие необходимости в документе (например‚ при выходе на пенсию);
• Неосведомленность о сроках и порядке получения;
• Отъезд в другой город или страну;
• Финансовые или личные обстоятельства.

Что делать работодателю‚ если работник не забирает трудовую книжку?

Шаг 1: Уведомление работника

Работодатель обязан уведомить работника о необходимости получения трудовой книжки. Уведомление должно быть:

• Оформлено в письменной форме;
• Подписано руководителем или ответственным лицом;
• Вручено лично или направлено по почте;
• Содержать срок‚ в течение которого работник должен забрать документ (как правило‚ 14 дней).

Образец уведомления:

Уважаемый(ая) [ФИО работника]‚

Настоящим уведомляем Вас о необходимости получения трудовой книжки. В соответствии с трудовым законодательством‚ Вы обязаны забрать трудовую книжку в течение 14 дней с момента увольнения.

В случае неполучения трудовой книжки в установленный срок‚ она будет отправлена Вам по почте заказным письмом с описью вложения.

Дата увольнения: [дата].

Подпись: _______________

Шаг 2: Отправка трудовой книжки по почте

Если работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок‚ работодатель обязан:

1. Упаковать трудовую книжку в конверт;
2. Отправить её заказным письмом с описью вложения;
3. Сохранить копию описи и квитанцию об отправке;
4. Внести соответствующую запись в журнал учета трудовых книжек.

Важно! Отправка трудовой книжки по почте должна быть произведена в день истечения срока‚ указанного в уведомлении.

Шаг 3: Хранение трудовой книжки до востребования

Если работник не забирает трудовую книжку и не отвечает на уведомления‚ работодатель обязан хранить её в течение:

• 50 лет — для бумажных трудовых книжек;
• Неопределенный срок — для электронных трудовых книжек (информация хранится в базе данных СФР).

В случае ликвидации организации или прекращения её деятельности‚ трудовая книжка передается в архив или в орган‚ осуществляющий государственный надзор за соблюдением трудового законодательства.

Ответственность работодателя за утрату трудовой книжки

Утрата трудовой книжки работодателем может повлечь за собой:

• Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей для должностных лиц и до 200 000 рублей для юридических лиц);
• Гражданско-правовую ответственность (возмещение ущерба работнику);
• Уголовную ответственность в случае умышленной утраты или порчи документа (статья 325 УК РФ).

Работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовой книжки до момента её передачи работнику или отправки по почте!

Что делать работнику‚ если он не получил трудовую книжку?

Действия работника

Если работник не получил трудовую книжку после увольнения‚ он вправе:

• Обратиться к бывшему работодателю с письменным требованием о выдаче трудовой книжки;
• Подать жалобу в Государственную инспекцию труда;
• Обратиться в суд с иском о возмещении ущерба;
• Получить дубликат трудовой книжки (если оригинал утрачен по вине работодателя).

Порядок обращения в Государственную инспекцию труда

Для подачи жалобы в Государственную инспекцию труда необходимо:

1. Написать заявление с указанием:
• ФИО заявителя;
• Контактных данных;
• Наименования организации-работодателя;
• Описания ситуации;
• Требований к работодателю;
2. Приложить копии документов (трудовой договор‚ приказ об увольнении‚ уведомление о необходимости получения трудовой книжки);
3. Отправить заявление по почте‚ через личный кабинет на сайте Роструда или лично в инспекцию.

Как избежать проблем с трудовой книжкой?

Рекомендации для работодателей

• Своевременно оформлять трудовые книжки при приеме на работу;
• Вести учет трудовых книжек в специальном журнале;
• Уведомлять работников о необходимости получения трудовой книжки в последний день работы;
• Отправлять трудовую книжку по почте в случае неявки работника;
• Хранить трудовую книжку в надлежащих условиях до востребования;
• Своевременно передавать сведения в СФР для электронных трудовых книжек.

Рекомендации для работников

• Забирать трудовую книжку в последний день работы;
• Проверять правильность внесенных записей в трудовую книжку;
• Хранить трудовую книжку в надежном месте;
• Своевременно обращаться к работодателю в случае неполучения документа;
• Получать электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале Госуслуг.

Вопрос о том‚ что делать‚ если работник не забирает трудовую книжку после увольнения‚ остается актуальным как для работодателей‚ так и для работников. Современное законодательство‚ включая электронные трудовые книжки‚ упрощает процесс ведения и хранения документов‚ однако не освобождает стороны от ответственности за их сохранность и своевременную передачу.

Работодатель обязан соблюдать все процедуры‚ предусмотренные Трудовым кодексом РФ‚ а работник — своевременно получать и хранить свой основной документ о трудовой деятельности. В случае нарушения прав любой из сторон‚ предусмотрены механизмы защиты‚ включая обращение в Государственную инспекцию труда и суд.

Своевременное информирование‚ соблюдение процедур и ответственность за свои действия помогут избежать конфликтов и проблем‚ связанных с трудовой книжкой.

Источники информации:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ФЗ № 197-ФЗ от );
• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
• Постановление Правительства РФ от № 540 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
• Официальные разъяснения Министерства труда и социальной защиты РФ;
• Материалы Государственной инспекции труда;
• Портал Госуслуг и сайт Социального фонда России.