В 2026 году цифровизация трудовых отношений достигла своего пика․ Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал повсеместным, а с 10 июня 2026 года в ряде стран (в частности, в Украине, согласно последним нормативным актам) завершается процесс обязательной оцифровки всех бумажных документов․ Для бухгалтеров и кадровиков это означает изменение алгоритмов работы: бумажный носитель уходит в прошлое, а главным источником данных становятся электронные реестры․
Самое главное помнить, что электронная трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная․ Однако процесс подтверждения стажа для расчета пособия по временной нетрудоспособности (больничного) требует работы с новыми форматами данных и системами․
Почему важен точный расчет стажа?
Страховой стаж напрямую влияет на размер выплаты по больничному листу․ От количества лет и месяцев работы зависит процент от среднего заработка, который получит сотрудник:
- Менее 5 лет стажа — 60% среднего заработка;
- От 5 до 8 лет стажа — 80% среднего заработка;
- 8 и более лет стажа — 100% среднего заработка․
Ошибка в расчетах может привести к недоплате сотруднику или претензиям со стороны Фонда социального страхования (СФР)․
Где брать данные для расчета, если нет бумажной книжки?
Если работник ведет трудовую деятельность в электронном виде или отказался от бумажного формата, основным источником информации о его стаже становятся сведения, содержащиеся в базах данных Пенсионного фонда (СФР в РФ или ПФУ в Украине)․
Для подтверждения стажа работодатель должен запросить у сотрудника или получить через системы электронного взаимодействия следующие документы:
- Форма СТД-Р, выписка из электронной трудовой книжки, которую формирует текущий работодатель․
- Форма СТД-ПФР (или аналог в реестре застрахованных лиц) — расширенная выписка обо всех периодах работы, зафиксированных в государственной системе․
Важно: С 2026 года приоритетным источником данных считается электронный реестр застрахованных лиц․ Если информация в реестре отсутствует, стаж подтверждается архивными справками или копиями бумажных документов, если они сохранились у работника․
Алгоритм расчета стажа по электронной трудовой
Шаг 1․ Получение актуальных данных
При приеме на работу или перед расчетом больничного запросите у сотрудника выписку СТД-ПФР․ В ней содержатся все периоды работы, которые были учтены в системе․ Обратите внимание, что с 1 января 2020 года (в РФ) и в период активной цифровизации в других странах все данные вносятся в электронном виде практически в реальном времени․
Шаг 2․ Проверка непрерывности и полноты данных
Внимательно изучите периоды, указанные в электронной выписке․ Если вы видите разрывы, которые сотрудник не может объяснить, или отсутствие записей о работе до перехода на ЭТК (до 2020 года в РФ или до 2026 года в Украине для старых записей), необходимо:
- Попросить работника предоставить бумажную трудовую книжку (если она велась и сохранена) для периодов до введения ЭТК․
- Запросить справки с предыдущих мест работы или архивные выписки, если бумажная книжка утеряна․
Шаг 3․ Суммирование периодов
Расчет производится путем суммирования всех периодов работы (службы), в течение которых уплачивались страховые взносы․ В электронной системе эти периоды уже структурированы по датам начала и окончания․
Формула расчета:
Общий стаж = (Дата2 ─ Дата1) + (Дата4 ౼ Дата3) + ․․․
Где учитываются годы, месяцы и дни․ При переводе дней в месяцы исходят из условного месяца в 30 дней, а года — в 12 месяцев․
Что делать, если в электронной трудовой нет записей?
Ситуации, когда электронный реестр не содержит полной информации о стаже (особенно за периоды до массовой цифровизации), встречаются часто․ В этом случае действуют следующие правила:
Если трудовая книжка утрачена или в ней отсутствуют записи, а в электронном реестре данных нет, страховой стаж можно подтвердить:
- Письменными трудовыми договорами;
- Справками от работодателей;
- Выписками из приказов о приеме и увольнении;
- Лицевыми счетами по зарплате;
- Архивными справками․
Работодатель обязан принять эти документы и на их основании внести соответствующие записи или использовать их для расчета пособия․
Особенности 2026 года: Оцифровка и переходный период
Согласно данным на 2026 год, во многих регионах (например, в Украине) установлен жесткий дедлайн — 10 июня 2026 года․ До этой даты все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц․
Это означает, что:
- Цифровой стаж не обнуляет реальные годы работы․
- Главным доказательством трудового опыта до момента полной интеграции баз данных по-прежнему может оставаться бумажный документ, если он оформлен правильно․
- После указанной даты основным, а зачастую и единственным легитимным источником данных станет электронный профиль гражданина․
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли рассчитывать больничный только по данным электронной трудовой?
Да, если в электронной выписке (СТД-ПФР) отражены все периоды работы сотрудника․ Если есть пробелы, требуется дополнительное подтверждение бумажными документами․
Что делать, если работник отказывается от бумажной трудовой?
Отказ от ведения бумажной трудовой книжки не лишает работника накопленного стажа․ Все данные должны быть перенесены в электронную систему․ Для расчета больничного используеться только электронная выписка и данные персонифицированного учета․
Как быть с работой в период 2020–2026 годов?
Этот период является переходным․ Стаж за эти годы подтверждается записями в электронной трудовой, которые вносились работодателями ежеквременно (или ежемесячно)․ Отсутствие записей за этот период требует обязательного запроса уточняющих документов․
Переход на электронные трудовые книжки упрощает хранение данных, но требует от специалистов по кадрам и бухгалтеров высокой внимательности при работе с электронными реестрами․ Ключ к правильному расчету больничного в 2026 году, это актуальная выписка из реестра застрахованных лиц (СТД-ПФР) и умение при необходимости запросить дополнительные подтверждающие документы для периодов, не попавших в цифровую базу․
Не забывайте, что своевременная и точная проверка стажа защищает права работника на получение полноценной социальной выплаты, а работодателя, от штрафов и судебных разбирательств;