Дата актуализации: г. 14:10:52
Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника. При увольнении, переводе, передаче в органы соцзащиты или при выдаче в руки сотруднику необходимо оформить расписку о получении трудовой книжки. В статье подробно рассматриваються правовые основы, случаи применения, обязательные реквизиты, типовые образцы (2026 г.) и практические рекомендации.
Что такое расписка на передачу трудовой книжки?
Расписка — это письменное подтверждение факта получения оригинала трудовой книжки (или её копии) работником, его представителем или иным лицом. Подписывая расписку, получатель подтверждает, что:
- Книга получена в целостном виде;
- Содержимое соответствует данным, указанным в приказе о приёме‑увольнении (переводе и т.п.);
- Он обязуется вернуть книгу в установленный срок (если это предусмотрено).
Наличие расписки снимает с работодателя ответственность за сохранность документа после его передачи.
Нормативно‑правовая база (2026 г.)
Основные нормативные акты, регулирующие оформление расписки:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 183‑184) – порядок выдачи и возврата трудовой книжки.
- Приказ Минтруда России № 135н от г. – утверждает форму «Расписка о получении трудовой книжки».
- Методические рекомендации КонсультантПлюс (2025) – образец расписки при переходе на электронную трудовую книжку.
- Региональные нормативные акты (например, в РБ – образец РБ 2025) – аналогичные требования.
Когда обязательна расписка?
Расписка требуется в следующих ситуациях:
- Увольнение (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон);
- Перевод сотрудника в другое подразделение/организацию;
- Выдача трудовой книжки по доверенности (например, для оформления загранпаспорта);
- Передача книжки в органы соцзащиты (СФР, пенсионный фонд) для оформления пенсии;
- Сдача книги в архив (при закрытии предприятия) и др.
Обязательные реквизиты расписки
Согласно приказу Минтруда, расписка должна содержать следующие пункты:
| № | Реквизит | Содержание |
|---|---|---|
| 1 | Наименование организации | Полное официальное название работодателя |
| 2 | Дата составления | ДД.ММ.ГГГГ |
| 3 | ФИО получателя | Работник, представитель или иное лицо |
| 4 | Серия и номер паспорта получателя | Для идентификации |
| 5 | Серия и номер трудовой книжки | Указывается в шапке книги |
| 6 | Основание получения | Увольнение, перевод, доверенность и т.п. |
| 7 | Подтверждение целостности | «Книга получена в полном и исправном виде» |
| 8 | Обязательство возврата (если требуется) | Дата и условия возврата |
| 9 | Подпись получателя | Ручная подпись (или электронная) |
| 10 | Подпись представителя работодателя | ФИО, должность, подпись |
Пошаговая инструкция по заполнению расписки
- Подготовьте бланк. Скачайте актуальный образец (см. ниже) в формате
.docxили.pdf. - Заполните реквизиты организации. Укажите полное название, ИНН, адрес.
- Укажите дату составления. Дата должна соответствовать дню выдачи книги.
- Впишите данные получателя. ФИО, серию и номер паспорта, должность (если получатель — работник).
- Отметьте основание получения. Например: «В связи с увольнением по собственному желанию, приказ № 123 от ».
- Подтвердите целостность книги. Поставьте галочку или подпишите фразу «Трудовая книжка получена в полном и исправном виде».
- Если предусмотрен возврат, укажите срок. Например: «Обязуюсь вернуть книгу до ».
- Подпишите документ. Подпись получателя и подпись представителя работодателя (должность, ФИО).
- Сделайте копию. Оставьте один экземпляр в личном деле сотрудника, второй – в архиве кадровой службы.
Образец расписки (2026 г.)
РАСПИСКА О ПОЛУЧЕНИИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ Город ____________ «___» _______ 2026 г. Я, _______________________________ (ФИО получателя), паспорт: серия ___ № ____________, выдан «___» _______ 20__ г. кем: _______________________________, действующий(ая) в качестве _______________________ (должность/статус), получил(а) от работодателя _______________________________ (наименование организации, ИНН, адрес) трудовую книжку: серия ___ № ____________, выданную мне в соответствии с приказом № ___ от «___» _______ 20__ г. Основание получения: _________________________________ (указать: увольнение, перевод, доверенность и т.п.) Подтверждаю, что трудовая книжка получена в полном и исправном виде. Обязуюсь вернуть трудовую книжку до «___» _______ 20__ г. (если применимо). _________________________ _________________________ (Подпись получателя) (Подпись представителя работодателя) ФИО, должность представителя: _________________________________
Скачать готовый шаблон в DOCX и PDF форматах.
Электронная расписка
С 2025 г. в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). При передаче оригинала в электронном виде применяется электронная расписка:
- Подписывается с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) обеих сторон;
- Хранится в системе «Электронный документооборот» (ЭДО) в виде XML‑файла;
- В случае необходимости печатный вариант расписки может быть сформирован автоматически.
Образец электронной расписки доступен в PDF и XML.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие подписи получателя | Документ считается недействительным; возможны споры о факте получения | Обязательно проверяйте подпись перед подписью приказа об увольнении |
| Неуказание серии и номера паспорта | Трудности при идентификации получателя, особенно при передаче по доверенности | Включайте паспортные данные в каждый экземпляр расписки |
| Отсутствие указания срока возврата (если требуется) | Неопределённость обязательств, возможные штрафы | Указывайте конкретную дату и условия возврата |
| Заполнение расписки в свободной форме без реквизитов | Риск признания документа недействительным в суде | Используйте утверждённый шаблон Минтруда |
Хранение и использование расписки
- В личном деле сотрудника. Оригинал расписки хранится в папке «Трудовые книжки».
- В архиве кадровой службы. Для контроля возвратов и последующего аудита.
- Электронный архив. При использовании ЭТК копия расписки сохраняется в системе ЭДО, доступна в любой момент.
- Контроль сроков возврата. В HR‑системе (1С:Зарплата и Управление Персоналом, SAP HR) рекомендуется создать напоминание о предстоящем возврате.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли оформлять расписку, если трудовая книжка передаётся по доверенности?
Да. Доверенное лицо должно подписать расписку, указав свои паспортные данные и номер доверенности.
Можно ли использовать простую записку вместо расписки?
Нет. По ТК РФ и приказу Минтруда документ должен соответствовать утверждённому образцу.
Что делать, если работник отказывается подписать расписку?
Работодатель обязан зафиксировать отказ в письменной форме (акт отказа) и приложить к личному делу. При этом оригинал книжки может быть передан только после подписания расписки.
Как оформить расписку при передаче книги в Пенсионный фонд?
Заполняется отдельный раздел «Основание получения» – «Для оформления пенсии, приказ № …». При необходимости указывается срок возврата книги в организацию.
Можно ли использовать электронную подпись без сертификата ФСБ?
Для официальных кадровых документов требуется квалифицированный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.
Расписка о получении трудовой книжки — неотъемлемый элемент кадровой документации. Правильное её оформление защищает интересы как работодателя, так и работника, упрощает контроль возвратов и минимизирует риск юридических споров. Используйте утверждённые образцы 2026 г., следуйте пошаговой инструкции и не забывайте о возможности электронного оформления.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по кадрам или к юридическому отделу вашей организации.