Трудовая книжка — главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажные бланки все еще остаются в обороте‚ а значит‚ работодателям необходимо строго контролировать их движение. Для этих целей существует реестр движения трудовых книжек (или книга учета). В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно вести этот документ‚ какие изменения произошли в законодательстве и как подготовиться к оцифровке книжек.
Что такое реестр движения трудовых книжек?
Реестр (книга или журнал учета) движения трудовых книжек и вкладышей в них — это обязательный кадровый документ‚ в котором отражается информация о получении‚ наличии и выдаче бумажных трудовых книжек. Важно понимать‚ что этот документ касается именно бумажных носителей. Для электронных трудовых книжек вести отдельный бумажный журнал не нужно.
Реестр выполняет две ключевые функции:
- Учет чистых бланков: фиксирует поступление новых бланков и их выдачу сотрудникам (для этого ведется отдельная приходно-расходная книга).
- Учет заполненных книжек: фиксирует принятие трудовой книжки от нового сотрудника при оформлении на работу и выдачу ее на руки при увольнении или переходе на ЭТК.
Обязательно ли вести журнал учета в 2026 году?
С 1 сентября 2021 года в России действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Согласно ему‚ ведение книги учета стало не строго обязательным в прежнем понимании. Теперь работодатель вправе самостоятельно разрабатывать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее‚ а также учета их движения.
Однако на практике большинство работодателей продолжают вести этот реестр. Почему?
- Требование Гострудинспекции: если при проверке Трудинспекция обнаружит‚ что трудовые книжки не зарегистрированы‚ аргумент «мы собирались это сделать‚ но сроки не установлены» не сработает. Проверяющие укажут на то‚ что согласно Порядку трудовые книжки должны быть зарегистрированы‚ а у вас этого не сделано.
- Безопасность и контроль: реестр позволяет избежать утери документов и снимает вопросы о ответственности за несохранность книжек.
Форма и структура книги учета
Ранее применялась унифицированная форма из Приложения N 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. Несмотря на то‚ что сейчас работодатель может разрабатывать форму самостоятельно‚ большинство кадровиков по-прежнему используют привычную структуру;
Традиционная форма книги учета содержит следующие графы:
- Порядковый номер записи (N п/п).
- Дата приема на работу‚ заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
- Фамилия‚ имя и отчество владельца трудовой книжки.
- Серия и номер трудовой книжки (или вкладыша).
- Должность‚ профессия‚ специальность работника.
- Наименование места работы (цех‚ участок‚ отдел).
- Дата выдачи трудовой книжки на руки работнику при увольнении.
- Подпись работника в получении трудовой книжки.
Особые отметки при переходе на ЭТК
В связи с переходом на электронный формат‚ в книге учета появилась новая практика заполнения. В графе «Особые отметки» кадровики теперь делают записи о том‚ что бумажная трудовая книжка была выдана человеку на руки не в связи с увольнением‚ а в связи с переходом на электронную трудовую книжку.
Оцифровка трудовых книжек: дедлайн 10 июня 2026 года
Одна из самых актуальных тем текущего года — это оцифровка (сканирование) бумажных трудовых книжек. Работодателям предстоит масштабная работа по переводу данных в цифровой формат‚ и ведение реестра здесь играет ключевую роль.
Как контролировать процесс оцифровки?
Чтобы не запутаться в процессе и успешно сдать отсканированные копии до предельного срока, 10 июня 2026 года‚ специалисты рекомендуют вести внутренний реестр оцифровки. Это можно сделать в удобных табличных форматах (Excel или Google Sheet).
В таком внутреннем реестре оцифровки следует указывать:
- ФИО сотрудника;
- Номер трудовой книжки;
- Статус оцифровки (в очереди‚ отсканировано‚ проверено‚ отправлено);
- Дату сканирования;
- Примечания (например‚ если страница плохо читается или требуется замена бланка).
Такой подход позволит легко контролировать процесс‚ распределять нагрузку на кадровиков и своевременно исправлять недостатки до наступления дедлайна .
Правила ведения и хранения реестра
Независимо от того‚ используете вы старую форму из Постановления Минтруда №69 или разработали свой журнал‚ необходимо соблюдать ряд правил:
- Легализация документа: ведение книги должно быть закреплено в локальном нормативном акте организации. Необходимо составить приказ об ответственных за ведение трудовых книжек лицах.
- Защита документа: журнал должен быть пронумерован‚ прошнурован и скреплен печатью организации (или кадровой службы) и подписью руководителя. Это предотвращает вырывание и замену листов.
- Срок хранения: книга учета движения трудовых книжек подлежит длительному хранению. Согласно архивным правилам‚ срок хранения составляет 50 лет (если книга заведена после 2003 года) или 75 лет (для более ранних документов).
- Заполнение: записи должны вноситься аккуратно‚ без помарок. Использование корректирующих жидкостей крайне не рекомендуеться; ошибочную запись нужно заверить подписью и печатью с пометкой «Записано ошибочно» и внести верные данные.
Реестр движения трудовых книжек остается важнейшим инструментом кадрового учета. Даже в эпоху цифровизации и электронных трудовых книжек‚ пренебрегать учетом бумажных бланков нельзя. Гострудинспекция строго следит за соблюдением Порядка‚ а отсутствие регистрации книжек может привести к штрафам. Кроме того‚ грамотно организованный учет (включая внутренние реестры оцифровки в Excel) станет вашим главным помощником в успешном выполнении задачи по сканированию трудовых книжек к 10 июня 2026 года.