Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (Минтруд) ведёт несколько официальных реестров, связанных с охраной труда. Основная цель – обеспечить прозрачность процесса обучения работников, контроль за соблюдением требований ОТ и исключить возможность «задним числом» оформления протоколов проверки знаний.
Правовая база реестров
Все требования к реестрам закреплены в нормативных актах:
- Постановление Правительства РФ № 2464 от г. (п. 104) – определяет порядок формирования и ведения реестров Минтруда.
- Приказ Минтруда России от 17 июня 2021 г. – регламентирует подачу деклараций соответствия условий труда.
- Федеральный закон «Об охране труда» и связанные с ним подзаконные акты.
Какие реестры существуют?
Согласно пункту 104 Постановления 2464, Минтруд поддерживает три основных реестра:
- Реестр обученных лиц по охране труда (РОЛ) – сведения о работниках, прошедших обучение и проверку знаний.
- Реестр аккредитованных организаций, оказывающих услуги в области охраны труда – список компаний, имеющих право проводить обучение и консультации.
- Реестр деклараций соответствия условий труда государственным нормативным требованиям – документы, подтверждающие соответствие рабочего места требованиям ОТ.
Кто обязан подавать сведения?
Обязанность подачи данных в реестр возлагается на:
- Работодателей, самостоятельно обучающих своих работников (в т.ч. индивидуальных предпринимателей).
- Организации, проводящие систематическое обучение (СОУТ) и имеющие аккредитацию Минтруда.
- Организации, подающие декларацию соответствия условий труда (по требованию ПП 2021).
Пошаговый порядок регистрации и внесения данных
4.1 Регистрация работодателя в личном кабинете Минтруда
- Перейдите на официальный портал https://akot.rosmintrud.ru/.
- Нажмите «Регистрация» и заполните реквизиты организации: ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес.
- Подтвердите регистрацию с помощью Электронной цифровой подписи (ЭЦП).
- После подтверждения получите доступ к личному кабинету работодателя.
4.2 Уведомление о намерении проводить обучение
Перед началом самостоятельного обучения необходимо отправить уведомление в Минтруд о планируемой деятельности. Делается это в разделе «Обучение по охране труда» → «Уведомление о намерении обучать».
4.3 Формирование и передача сведений о работниках
Сведения передаются в формате XML (рекомендованный) или CSV с обязательной подписью ЭЦП. Обязательные поля:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Серия и номер паспорта;
- ИНН (при наличии);
- Должность и код ОКОНХ;
- Дата проведения обучения;
- Дата проверки знаний;
- Результат проверки (сдал/не сдал).
4.4 Сроки подачи
Согласно актуальным требованиям, сведения о каждом работнике необходимо передать в реестр в течение 5 рабочих дней после завершения обучения и проверки знаний.
4.5 Проверка внесённых данных
Для контроля правильности заполнения используйте раздел «Просмотр реестра обученных лиц». На стартовой странице отображаются:
- Название организации;
- ИНН, КПП, ОГРН;
- Список обученных сотрудников с датами и результатами.
Преимущества ведения реестра
- Прозрачность – любой контролирующий орган может в реальном времени проверить, прошёл ли работник обучение.
- Снижение риска – исключается возможность «записывать» обучение после несчастного случая.
- Автоматизация – система генерирует напоминания о предстоящих проверках знаний.
- Упрощённый аудит – при проверках инспекторы получают готовый отчёт из реестра.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кому необходимо регистрироваться в реестре, если обучение проводится сторонней организацией?
Если обучение проводится аккредитованной сторонней организацией, сведения о работниках в реестр вносит эта организация. Работодатель обязан только убедиться, что поставщик имеет статус в реестре аккредитованных организаций.
Можно ли вносить сведения о работниках, уволенных до окончания обучения?
Да. В реестр вносятся все факты обучения, независимо от текущего статуса трудовых отношений. При увольнении указывается дата увольнения, но запись о пройденном обучении сохраняется.
Какие штрафы предусмотрены за несвоевременную подачу сведений?
Согласно статье 7;13 КоАП РФ, за нарушение требований по ведению реестра могут быть наложены штрафы от 5 000 до 30 000 рублей для юридических лиц и от 1 000 до 5 000 рублей для индивидуальных предпринимателей.
Как исправить ошибку в уже загруженном файле?
В личном кабинете есть функция «Корректировка данных». Необходимо загрузить исправленный XML‑файл, подписать его ЭЦП и отправить. Система отметит изменения и сформирует журнал исправлений.
Можно ли использовать облачные сервисы для формирования XML‑файлов?
Да, но только если они соответствуют требованиям по защите персональных данных (ФЗ‑152) и позволяют подписать документ ЭЦП. Минтруд не ограничивает выбор программного обеспечения, главное – соблюдение формата и подписи.
Ведение реестра обученных по охране труда – обязательный элемент современной системы управления безопасностью труда в России. Правильная регистрация, своевременная передача данных и их проверка позволяют не только избежать административных санкций, но и реально повысить уровень безопасности на предприятии.
Если вы только планируете внедрять процесс обучения, начните с регистрации организации на портале Минтруда, подготовьте шаблоны XML‑файлов и настройте автоматическую подпись ЭЦП. Это сэкономит время, уменьшит риск ошибок и обеспечит полную соответствие требованиям законодательства.
Для получения актуальной информации и загрузки форматов обращайтесь к официальному сайту Минтруда: https://akot.rosmintrud.ru/.