С 2020 года в России начался переход на новую систему учёта трудовой деятельности — электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако бумажные трудовые книжки до сих пор остаются в обороте‚ и многие работодатели сталкиваются с вопросами: где регистрировать трудовые книжки? Кто отвечает за учёт? Какие документы нужно вести? В этой статье мы подробно разберём все аспекты регистрации и учёта трудовых книжек — как бумажных‚ так и электронных — в соответствии с действующим законодательством РФ на 2026 год.

Кто обязан регистрировать трудовые книжки?

Обязанность по регистрации трудовых книжек лежит на работодателе — юридическом лице или индивидуальном предпринимателе‚ который принимает на работу сотрудников.

• Организации (ООО‚ АО‚ ПАО и др.) — обязаны вести учёт трудовых книжек в рамках внутреннего кадрового делопроизводства.
• Индивидуальные предприниматели (ИП), также обязаны регистрировать трудовые книжки при наличии сотрудников.
• Физические лица‚ не являющиеся ИП (например‚ частные няни‚ репетиторы)‚ не являются работодателями в юридическом смысле и не регистрируют трудовые книжки.

Где и как регистрируются бумажные трудовые книжки?

Регистрация бумажной трудовой книжки происходит внутри организации и оформляется через специальные учётные книги. Это не регистрация в государственных органах‚ а внутренний кадровый учёт.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 и Трудовому кодексу РФ‚ каждый работодатель обязан вести:

1. Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, это основной документ‚ в который вносятся все операции с трудовыми книжками:

• Приём трудовой книжки от нового сотрудника (дата‚ ФИО‚ номер книжки).
• Выдача книжки сотруднику при увольнении.
• Выдача книжки по запросу (например‚ при переезде‚ получении кредита).
• Потеря‚ повреждение или замена книжки.

Эта книга ведётся на бумажном носителе (в печатном виде‚ с пронумерованными страницами‚ скреплёнными и прошитыми)‚ заверяется печатью организации и подписью ответственного лица (как правило‚ кадровика или главного бухгалтера).

Книга учёта бланков трудовых книжек и вкладышей

Работодатель также обязан вести книгу учёта бланков трудовых книжек и вкладышей. В неё заносятся:

• Поступление новых бланков (с указанием серии‚ номера‚ даты получения).
• Выдача бланков для заполнения.
• Бракованные или испорченные бланки.

Эти бланки приобретаются у уполномоченных поставщиков (например‚ через Госзакупки или специализированные типографии‚ имеющие лицензию ФСС). Регистрация бланков в государственных органах не требуется — учёт ведётся исключительно внутри организации.

Регистрация электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 1 января 2020 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ‚ вводящие электронную трудовую книжку как альтернативу бумажной.

Где хранятся данные ЭТК?

Все сведения о трудовой деятельности сотрудника — трудовой стаж‚ должности‚ награды‚ увольнения и т.д. — передаются работодателем в единую базу данных и хранятся в:

• Социальном фонде России (СФР) — официальный хранитель данных ЭТК.

Несмотря на то‚ что в некоторых источниках упоминается «Пенсионный фонд России» (ПФР)‚ с 2023 года функции по ведению электронных трудовых книжек полностью переданы Социальному фонду России (СФР) — это результат реорганизации государственных структур.

Как происходит регистрация ЭТК?

Регистрация ЭТК — это не процесс‚ в котором работник или работодатель «заявляет» о создании книжки в государственном органе. Это автоматический процесс:

1. При первом трудоустройстве работника (с 2020 года) работодатель формирует электронную трудовую книжку на основании данных из ТК РФ (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения).
2. Сведения автоматически передаются в информационную систему СФР через защищённый канал связи (в формате XML по стандартам ФСС).
3. Создание ЭТК происходит без подачи заявления от работника‚ если он не подал отказ от бумажной книжки.

Важно: Если работник уже имел бумажную трудовую книжку до 2020 года‚ он может сохранить её и продолжать использовать. ЭТК создаётся только при новом трудоустройстве или при подаче заявления на переход с бумажной на электронную форму.

Как работнику подать заявление на переход на ЭТК?

Работник может подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в любое время. Заявление подаётся:

• В письменной форме — лично в кадровый отдел или по почте (с уведомлением о вручении).
• Электронно — через личный кабинет на портале Госуслуги или через личный кабинет на сайте Социального фонда России.

После подачи заявления работодатель в течение 5 рабочих дней обязан передать все сведения о трудовой деятельности работника в СФР и оформить ЭТК.

Где можно посмотреть электронную трудовую книжку?

Работник может получить доступ к своей ЭТК через следующие каналы:

• Портал Госуслуги — gosuslugi.ru (требуется подтверждённая учётная запись).
• Сайт Социального фонда России — es.pfrf.ru (раздел «Электронная трудовая книжка»).
• МФЦ — можно запросить выписку из ЭТК в любом многофункциональном центре.
• У работодателя — по запросу работодатель обязан предоставить выписку из ЭТК в течение 3 рабочих дней.

Выписка из ЭТК имеет юридическую силу и может использоваться при оформлении пенсии‚ кредита‚ трудоустройстве и других целях.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

Если работник перешёл на ЭТК‚ его бумажная трудовая книжка остаётся у него на руках. Она не аннулируется и не уничтожается. В ней продолжают вноситься записи до момента увольнения‚ если работник не подаст заявление о выдаче книжки.

При увольнении работодатель обязан:

• Выдать работнику бумажную трудовую книжку с последней записью (если она есть).
• Или — направить её по почте с уведомлением о вручении (если работник запросил).
• Внести запись в книгу учёта движения трудовых книжек о выдаче или отправке книжки.

Частые ошибки работодателей

• Не ведут книгу учёта движения трудовых книжек — это нарушение‚ влекущее штрафы от Роструда (до 50 000 рублей для организации);
• Не передают данные в СФР — при наличии ЭТК работодатель обязан передавать сведения в срок (не позднее рабочего дня‚ следующего за днём издания приказа).
• Считают‚ что ЭТК заменяет бумажную — нет‚ это два параллельных формата. Работник может иметь и то‚ и другое.
• Не информируют сотрудников о праве выбора — работодатель обязан письменно уведомить каждого работника о возможности перехода на ЭТК.

Регистрация трудовых книжек — это не процесс‚ происходящий в государственных учреждениях‚ а внутренняя обязанность работодателя. Вот что нужно помнить:

1. Бумажные книжки регистрируются в книге учёта движения трудовых книжек — внутри организации.
2. Электронные книжки регистрируются автоматически в Социальном фонде России (СФР) при передаче данных работодателем.
3. Работник не регистрирует свою трудовую книжку самостоятельно — это делает работодатель.
4. Обе формы (бумажная и электронная) имеют равную юридическую силу.
5. Ответственность за ведение учёта лежит на работодателе — не игнорируйте книгу учёта!

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов‚ споров с работниками и проблем при оформлении пенсий и других социальных выплат.

Важно! С 2026 года все работодатели обязаны использовать электронный документооборот для передачи данных в СФР. Устаревшие методы (например‚ бумажные отчёты) больше не принимаются. Переходите на цифровые технологии — это не просто требование закона‚ это удобство для вас и ваших сотрудников.

Если вы сомневаетесь в правильности ведения учёта — обратитесь к кадровому консультанту или в территориальное управление СФР. Лучше перестраховаться‚ чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.