Цель статьи – дать подробное пошаговое руководство кадровикам и руководителям предприятий по оформлению, ведению и учёту трудовых книжек (в т.ч. электронных) в соответствии с Трудовым кодексом РФ и актуальными нормативными актами.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка (ТК) – это документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приема, перевода, увольнения, основания прекращения трудового договора, сведения об образовании, воинском учёте, страховом стаже и др.
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), ст. 65 и ст. 67.
- Приказ Минтруда России № 320н «Об организации учёта бланков трудовых книжек и их вкладышей».
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном электронном документообороте» (ввод электронных трудовых книжек с ).
- Приказ Минтруда России № СТД‑Р «Об утверждении формы справки о трудовой деятельности в электронном виде».
Кто отвечает за ведение трудовых книжек?
Ответственность за правильное оформление и учёт трудовых книжек возлагается на отдел кадров (кадровика) предприятия. При отсутствии отдельного отдела эту функцию выполняет руководитель организации.
Основные виды трудовых книжек
- Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, используется в большинстве организаций.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – хранится в государственном информационном ресурсе и доступна через портал Госуслуг.
- Справка по форме СТД‑Р – выдаётся при увольнении, если трудовая книжка ведётся в электронном виде.
Порядок оформления новой трудовой книжки
Приём на работу (бумажный вариант)
- Получить от работника оригиналы документов:
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
- Военный билет (для военнообязанных);
- Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СГПС);
- Документ об образовании.
- Сформировать личное дело сотрудника и разместить в нём копии полученных документов.
- Выдать работнику новую трудовую книжку (если у него её нет) и оформить приказ о приёме на работу (форма ТК‑1).
- Внести в трудовую книжку запись о приёме:
- Дата и номер приказа;
- Наименование организации, её ИНН, ОКПО;
- Должность и вид работы;
- Ставка заработной платы (если предусмотрено).
- Подписать запись (подпись руководителя и печать организации).
- Внести запись в журнал учёта трудовых книжек (см. пункт 6).
Приём на работу (электронный вариант)
- Убедиться, что работник согласен на ведение ЭТК (информировать о правах и обязанностях).
- Создать электронный профиль сотрудника в системе Астрал iКЭДО (или другом облачном сервисе, поддерживающем электронный документооборот).
- Загрузить сканы всех обязательных документов в личное дело.
- Оформить электронный приказ о приёме (подписать квалифицированной электронной подписью).
- Система автоматически сформирует запись в ЭТК и отправит уведомление в государственный реестр.
Учёт и хранение трудовых книжек
Для контроля над движением бумажных трудовых книжек необходимо вести журнал учёта (форма Ж-1 по приказу 320н). В журнале фиксируются:
- Номер и серию трудовой книжки;
- ФИО работника;
- Дата выдачи и возврата (при увольнении);
- Состояние (полностью заполнена, частично, повреждена).
Для электронных справок СТД‑Р рекомендуется вести отдельный журнал учёта форм СТД‑Р, где фиксируются:
- Дата выдачи справки;
- ФИО работника;
- Основание увольнения;
- Номер и дата отправки в ПФР;
Оформление переводов и изменения условий труда
- Подготовить приказ о переводе (форма ТК‑2) и утвердить его подписью руководителя.
- Внести в трудовую книжку запись о переводе:
- Дата перевода;
- Новая должность и место работы;
- Основание (приказ №, дата).
- При изменении условий труда (например, повышение заработной платы) оформить приказ и, при необходимости, внести дополнительную запись в ТК.
Оформление увольнения
Бумажный вариант
- Подготовить приказ об увольнении (форма ТК‑3) с указанием основания прекращения трудового договора (статья ТК РФ).
- Сотруднику выдать справку по форме СТД‑Р (если он работает в организации, где трудовая книжка ведётся в электронном виде).
- Внести в трудовую книжку запись об увольнении:
- Дата увольнения;
- Основание (приказ №, статья ТК РФ);
- Подпись руководителя и печать.
- Собрать подпись работника о получении трудовой книжки и справки.
- Обновить журнал учёта трудовых книжек (отметить возврат книги).
Электронный вариант
- Оформить электронный приказ об увольнении и подписать его квалифицированной электронной подписью.
- Система автоматически сформирует запись об увольнении в ЭТК.
- Сгенерировать и отправить работнику электронную справку СТД‑Р (вкладка «Отчёты» → «Справки»).
- При необходимости, вывести печатную копию справки для работника.
Особенности ведения электронных трудовых книжек
- ЭТК хранится в едином государственном реестре, доступ к нему осуществляется через портал Госуслуги;
- Работодатель обязан обеспечить работнику доступ к ЭТК (информировать о логине/пароле).
- Все изменения (приём, перевод, увольнение) фиксируются автоматически системой, но кадровик обязан проверять корректность данных.
- При переходе с бумажного формата на электронный необходимо:
- Согласовать с работником перевод данных;
- Оформить акт передачи (приказ № Х о переводе ТК в электронный вид);
- Внести запись в бумажную книгу о переводе (по статье 67 ТК РФ) и закрыть её.
Практические рекомендации
- Контроль сроков: проверяйте, что все записи в ТК сделаны в течение 3‑х рабочих дней с даты события.
- Проверка правильности записей: дата, номер приказа, подпись и печать – обязательные реквизиты.
- Хранение оригиналов: оригиналы паспортов, военных билетов и СГПС хранятся в личных делах сотрудников, а не в ТК.
- Регулярный аудит: раз в квартал проверяйте журнал учёта трудовых книжек и сверяйте его с реестром ЭТК.
- Обучение персонала: проводите инструктажи для новых кадровиков по работе с сервисом Астрал iКЭДО и другими системами электронного документооборота.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вести журнал учёта, если все трудовые книжки в электронном виде?
Да. По приказу 320н требуется вести журнал учёта бланков и вкладышей, а также отдельный журнал учёта форм СТД‑Р, даже если основной документ – электронный.
Что делать, если в трудовой книжке не сделана запись об увольнении?
Необходимо оформить приказ об увольнении, внести запись в ТК и, при необходимости, исправить пропуск с помощью записи о исправлении (с указанием причины и ссылки на приказ).
Можно ли переводить сотрудника в электронный формат без его согласия?
Нет. Перевод в электронный формат требует письменного согласия работника (пункт 2 статьи 67 ТК РФ).
Правильное ведение трудовых книжек – один из краеугольных камней кадрового делопроизводства. Соблюдение нормативных требований, своевременное оформление приказов и точный ввод данных (как в бумажный, так и в электронный формат) позволяют избежать штрафов, конфликтов с сотрудниками и проблем при проверках государственных органов.
Для упрощения процесса рекомендуется использовать облачные сервисы (например, Астрал iКЭДО), которые автоматизируют формирование приказов, ведут электронный реестр трудовых книжек и позволяют быстро генерировать справки СТД‑Р.
Помните: каждый документ – это юридически значимая запись, а от их правильности зависит репутация вашей организации.
Автор статьи: Гусятникова Дарья, Захаркина Ольга, Шитова Марина. Дата публикации: . Обновлено: .