С 1 сентября 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ С 30 декабря 2025 года вступили в силу новые требования к отчетности‚ и работодатели обязаны корректно заполнять и передавать сведения в Пенсионный фонд России (ПФР) в формате отчета ЕФС-1․ Эта статья — исчерпывающее руководство по заполнению электронной трудовой книжки‚ включая порядок оформления‚ сроки‚ ошибки и практические шаги для бухгалтеров и кадровиков․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ который хранится в информационной системе Пенсионного фонда России․ В ней фиксируются все ключевые сведения о трудовой деятельности работника:

• Место работы (наименование организации)
• Должность и профессия
• Дата приема на работу и увольнения
• Основания для приема и увольнения
• Награды‚ поощрения‚ переводы
• Информация о стаже и пенсионных правах

ЭТК не заменяет бумажную книжку полностью — она существует параллельно‚ но только для тех сотрудников‚ кто подал заявление о переходе на электронный формат․

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

Все работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, обязаны вести ЭТК для тех сотрудников‚ кто добровольно подал заявление о переходе на электронный формат․ Это требование закреплено в Приказе Минтруда России от № 320н и Постановлении Правления ПФР от № 245п․

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

Процедура перехода выглядит так:

1. Работник подает работодателю заявление о переходе на ведение ЭТК (бланк утвержден ПФР)․
2. Работодатель вносит запись в бумажную трудовую книжку работника: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме на основании заявления работника от [дата]»․ Запись заверяется печатью и подписью ответственного лица․
3. Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки — она больше не заполняется‚ но сохраняется как архивный документ․
4. С этого момента все изменения (прием‚ увольнение‚ перевод и т․д․) вносятся только в ЭТК через отчет ЕФС-1․

Какой отчет сдавать: форма ЕФС-1

Сведения о трудовой деятельности работника передаются в ПФР в виде электронного отчета по форме ЕФС-1 («Сведения о трудовой деятельности работников»); С 30 декабря 2025 года используется обновленная версия формы‚ утвержденная Постановлением Правления ПФР от 2025 года․

Когда сдавать отчет ЕФС-1?

• При приеме на работу — не позднее рабочего дня‚ следующего за днем приема․
• При увольнении — не позднее рабочего дня‚ следующего за днем увольнения․
• При переводе‚ повышении‚ поощрении — в течение 1 рабочего дня с даты издания приказа․
• Ежемесячно — если в течение месяца не было изменений‚ сдавать отчет не обязательно․ Но если были изменения, отчет сдается за месяц‚ в котором произошли события․

Как заполнить форму ЕФС-1: пошаговая инструкция

Отчет формируется в специализированном программном обеспечении (например‚ 1С:Бухгалтерия‚ Контур․Экстерн‚ СБИС‚ Электронный отчет ПФР) или через личный кабинет работодателя на сайте ПФР․

Обязательные поля формы ЕФС-1:

1. Идентификатор работодателя — ОГРН и ИНН организации․
2. Идентификатор работника — СНИЛС‚ ФИО‚ дата рождения․
3. Код вида трудовой деятельности — по классификатору ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий)․
4. Код основания приема, например: 1 — по трудовому договору‚ 2 — по договору ГПХ (если включено в трудовой стаж)‚ 3 — по переводу и т․д․
5. Код основания увольнения — по классификатору ОКУ (например: 1 — по собственному желанию‚ 2 — по инициативе работодателя‚ 3 — по соглашению сторон и т․д․)․
6. Дата начала работы — дата‚ указанная в приказе о приеме․
7. Дата окончания работы — дата увольнения (если применимо)․
8. Наименование структурного подразделения — отдел‚ цех‚ филиал․
9. Наименование должности — точно как в штатном расписании․
10. Код вида документа‚ на основании которого внесена запись — 1 — приказ‚ 2, коллективный договор‚ 3 — соглашение и т․д․

Пример заполнения:

Работник Иванов И․И․ принят на должность менеджера по продажам ․ Основание — трудовой договор․ Код ОКЗ: 2111 (менеджеры по продажам)․ Код основания приема: 1․ Дата начала: ․ Дата окончания — не указывается․ В отчете указываются:

• СНИЛС: 123-456-789 01
• ФИО: Иванов Иван Иванович
• Код ОКЗ: 2111
• Код основания приема: 1
• Дата начала:
• Наименование должности: Менеджер по продажам
• Наименование подразделения: Отдел продаж
• Код документа: 1

Как заполнять ЭТК в программе 1С:Бухгалтерия?

В 1С:Бухгалтерия 8․3 (версия 3․0․87 и выше) процесс автоматизирован:

1. Перейдите в раздел: Кадры → Прием на работу․
2. Заполните приказ о приеме․
3. В поле «Вести трудовую книжку в электронной форме» поставьте галочку․
4. Система автоматически добавит сотрудника в список для формирования отчета СЗВ-ТД (который является основой для ЕФС-1);
5. Перейдите в «Отчеты → СЗВ-ТД» → нажмите «Заполнить» → выберите нужный месяц → сформируйте отчет․
6. Проверьте данные → отправьте в ПФР через ЭДО или через сервис «Кабинет работодателя»․

Важно! Флаг «Отразить в трудовой книжке сведения о принятом сотруднике» должен быть активирован в настройках кадрового учета․

Как исправить ошибки в ЭТК?

Если вы обнаружили ошибку в уже переданном отчете ЕФС-1:

1. Сформируйте корректирующий отчет ЕФС-1 с пометкой «Корректировка»․
2. Укажите в нем номер и дату первоначального отчета․
3. Исправьте неверные данные․
4. Отправьте корректирующий отчет в ПФР в течение 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки․

Ошибки в датах‚ кодах должностей или основаниях увольнения могут привести к сбоям в начислении пенсии — поэтому проверяйте данные дважды!

Где работник может посмотреть свою ЭТК?

Работник имеет право бесплатно получить выписку из своей электронной трудовой книжки в любое время через:

• Личный кабинет на сайте ПФР (pfrf․ru), после регистрации и подтверждения личности․
• Портал Госуслуги (gosuslugi․ru) — в разделе «Пенсии и социальные выплаты»․
• МФЦ — по запросу с паспортом и СНИЛС․
• При увольнении — работодатель обязан выдать выписку из ЭТК по форме СТД-Р (если выдает компания) или СТД-СФР (если работник получает ее в ПФР)․

Юридические риски и частые ошибки

Частые ошибки работодателей:

• Не вносят запись в бумажную трудовую книжку о переходе на ЭТК — это нарушение приказа № 320н․
• Забывают сдать отчет ЕФС-1 при увольнении — штраф до 50 000 рублей по ст․ 19․7 КоАП РФ․
• Используют устаревшие коды ОКЗ или ОКУ, отчет будет отклонен․
• Не проверяют СНИЛС — если указан неверный номер‚ данные не привяжутся к работнику․
• Сдают отчет с опозданием — даже на 1 день, это считается нарушением сроков․

Юридические последствия:

• Штрафы за несвоевременную подачу отчета — от 5 000 до 50 000 рублей (в зависимости от числа работников и сроков нарушения)․
• Судебные иски от работников‚ если из-за ошибок в ЭТК нарушены их пенсионные права․
• Проверки со стороны ПФР и Трудовой инспекции․

Чтобы избежать штрафов и обеспечить корректное формирование пенсионных прав сотрудников‚ соблюдайте следующие правила:

1. Всегда вносите запись в бумажную трудовую книжку при переходе на ЭТК․
2. Сдавайте отчет ЕФС-1 в срок — не позднее следующего рабочего дня после события․
3. Используйте актуальные коды ОКЗ и ОКУ (проверяйте на сайте ПФР или в справочниках 1С)․
4. Проверяйте СНИЛС и ФИО — даже одна ошибка в цифрах СНИЛС приведет к потере данных․
5. Сохраняйте копии всех приказов и заявлений — они нужны при проверках․
6. Обучайте кадровиков и бухгалтеров — правила меняются ежегодно․

Электронная трудовая книжка — это не просто новая форма отчетности․ Это важный инструмент защиты прав работников и повышения прозрачности трудовых отношений․ Правильное заполнение ЭТК — залог спокойствия и юридической чистоты вашей компании․

Важно! На 22 мая 2026 года действует актуальная версия формы ЕФС-1‚ утвержденная Постановлением Правления ПФР от 2025 года․ Всегда проверяйте актуальность требований на официальном сайте ПФР: https://www․pfrf․ru․