Вопрос о том, с какого момента работодатель обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную) регулируется Трудовым кодексом РФ, нормативными актами Министерства труда и социальной защиты, а также практикой применения в условиях перехода на электронный формат. Ниже рассмотрены основные положения, исключения и особенности ведения трудовых книжек для разных категорий работников.

Общее правило: срок более пяти дней работы

Согласно статье 66 ТК РФ и соответствующим пунктам Приказа Минтруда России № 320н от (приложение N 2), трудовая книжка ведётся на каждого работника, который:

• проработал у данного работодателя свыше пяти дней;
• при этом работа в данной организации является для него основной (то есть не совместительством, не внешним совмещением и т.п.).

Если работа продолжается менее пяти дней или является временной/совместительством, трудовая книжка не ведётся, а сведения о таком периоде могут быть внесены по запросу работника в виде справки или иного документа.

Особенности для впервые принятых на работу

С 1 января 2021 года (по информации Минтруда) формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу, осуществляется исключительно в электронном виде. Это означает, что для новых сотрудников, принятых после этой даты, трудовая книжка ведётся в форме ЭТК (электронной трудовой книжки) с первого дня работы, если выполняются условия пункта 1 (более пяти дней и основная работа).

Для работников, принятых до 1 января 2021 года, возможно ведение как бумажной, так и электронной трудовой книжки в зависимости от выбора сотрудника и возможности работодателя.

Переходный период и завершение перехода на ЭТК

Согласно сообщениям из открытых источников, с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. После этой даты:

• все сведения о трудовой деятельности формируются и хранятся исключительно в электронном виде;
• бумажные трудовые книжки могут выдаваться работнику только по его заявлению (например, для предъявления в органы соцзащиты, банки и т.д.), но они больше не являются основным источником учёта трудового стажа;
• работодатель обязан обеспечить доступ сотрудников к их электронным трудовым книжкам через личный кабинет на портале «Работа в России» или аналогичные сервисы Социального фонда России (СФР).

Таким образом, с 2026 года ответ на вопрос «с какого момента ведётся трудовая книжка» сводится к следующему: с первого дня работы, если работа основная и продолжительнее пяти дней, и ведётся она в электронном формате.

Выдача трудовой книжки работнику

По статье 66 ТК РФ и пункту VII «Выдача трудовой книжки работнику» (КонсультантПлюс) работодатель обязан, по письменному заявлению сотрудника, не позднее трёх рабочих дней выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) в целях обязательного социального страхования. Исключение составляют случаи, когда трудовая книжка на работника не ведётся (например, работа менее пяти дней или совместительство).

Что вноситься в трудовую книжку?

В трудовой книжке (бумажной или электронной) фиксируются следующие сведения:

1. Личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
2. Информация о приёме на работу (дата, должность, структурное подразделение, основание – трудовой договор, приказ).
3. Сведения о переводах, повышениях, понижениях, совмещении должностей.
4. Информация об увольнении (дата, основание, формулировка по статье ТК РФ).
5. Сведения о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях (при наличии).
6. Иные сведения, предусмотренные законодательством (например, данные о прохождении профессионального обучения).

В электронной трудовой книжке эти данные хранятся в единой базе Социального фонда России и доступны работнику через его личный кабинет.

Практические рекомендации для работодателей

• Определить, является ли работа для конкретного сотрудника основной. Если работа совместительством или временной (до пяти дней) – трудовая книжка не ведётся.
• Для сотрудников, принятых после 1 января 2021 года, сразу настраивать учёт в электронном формате (подача формы СТД‑Р в СФР).
• Для сотрудников, принятых ранее, обеспечить возможность перехода на ЭТК по заявлению работника (в соответствии с приказом Минтруда № 320н).
• Соблюдать сроки выдачи трудовой книжки по запросу – не более трёх рабочих дней.
• Вести внутренний учёт сроков работы (более пяти дней) для своевременного начала ведения трудовой книжки и избежания штрафов за нарушение трудового законодательства.

Итак, трудовая книжка ведётся на работника с момента, когда он проработал у данного работодателя более пяти дней и эта работа является для него основной. С 2021 года для newly hired сотрудников ведение осуществляется исключительно в электронном виде, а с 2026 года переход на электронный формат будет завершён для всех работников. Соблюдение этих правил обеспечивает корректный учёт трудового стажа, своевременное предоставление сведений для социального страхования и защиту прав как работника, так и работодателя.