В 2026 году институт трудовых книжек в России претерпел окончательную трансформацию, став полностью цифровым для новых участников рынка труда и сохранив гибридный формат для опытных сотрудников. Тема «Трудовые книжки ведутся на всех» перестала быть просто лозунгом и стала строгой юридической реальностью. Независимо от формы занятости, графика или места нахождения сотрудника, работодатель обязан фиксировать его трудовой путь.
Самое главное помнить, что электронная трудовая книжка (ЭТК) теперь является основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности гражданина. Однако нюансы ведения бумажных аналогов и правила перехода на «цифру» требуют детального разъяснения.
Кто обязан вести трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, если эта работа является для работника основной.
Ключевые моменты охвата:
- Все категории работников: Правило распространяется на штатных сотрудников, совместителей (по их желанию), а также на дистанционных работников.
- Дистанционная работа: По желанию дистанционного работника сведения вносятся в бумажную трудовую книжку при условии ее предоставления работодателю (в т.ч. почтой заказным письмом). Если книжка не предоставлена, данные фиксируются исключительно в электронном виде.
- Срок ведения: Обязанность возникает на 6-й день работы; До этого момента запись вносить не нужно, но договор должен быть оформлен.
Электронная трудовая книжка: стандарт для всех
В 2026 году сформировалась четкая система разделения процессов ведения записей в зависимости от даты первого трудоустройства гражданина.
Сотрудники, впервые устроившиеся на работу с 1 января 2021 года
Для этой категории граждан бумажные трудовые книжки не оформляются. Вся информация об их трудовой деятельности ведется исключительно в электронном виде в информационной системе Социального фонда России (СФР). Работодатель не имеет права выдавать им бумажный бланк, даже по просьбе сотрудника.
Сотрудники, имевшие трудовой стаж до 2021 года
У этих граждан сохранилось право выбора:
- Вести трудовую книжку только в электронном виде (подав соответствующее заявление).
- Сохранить бумажную трудовую книжку параллельно с электронной.
Важно отметить, что сведения о трудовой деятельности в электронном виде формируются на всех сотрудников, работающих по трудовым договорам, независимо от их выбора относительно бумажного носителя.
Правила оформления записей и документооборот
Несмотря на цифровизацию, требования к точности данных остаются высокими. Ошибки в датах или формулировках могут создать проблемы при назначении пенсии.
Требования к датам
Во всех разделах трудовых книжек (как бумажных, так и при формировании электронных отчетов) даты должны производиться арабскими цифрами:
- Число и месяц — двузначными (например, 05, 12).
- Год — четырехзначным (например, 2026).
Учет бланков трудовых книжек
Для работодателей, продолжающих вести бумажные книжки (для сотрудников «старого» формата), сохраняется строгий учет бланков. В бухгалтерии или отделе кадров должна вестись приходно-расходная книга.
Правила ведения книги:
- Записи вносятся сразу после получения бланков от поставщика.
- Указываются сведения обо всех операциях: приобретение, расходование, серии и номера бланков.
- Фиксируется стоимость бланков. Важно: стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша возмещает работник (за исключением случаев первого трудоустройства, когда бланк оплачивает работодатель).
Отчетность и форма ЕФС-1
Основным инструментом передачи данных в Социальный фонд России стала единая форма ЕФС-1 (утверждена Постановлением Правления ПФР от № 245п). Через эту форму передаются:
- Сведения о приеме, переводе и увольнении (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа).
- Сведения о начисленных страховых взносах.
- Информация о профессиональных заболеваниях и несчастных случаях.
Работники могут видеть информацию о своих работодателях и периодах работы через личные кабинеты на портале Госуслуг или в клиентских службах СФР. Для тех, кто выбрал электронную книжку, данные доступны с 1 января 2020 года.
Особенности для различных ситуаций
Первое трудоустройство
Если сотрудник устраивается на работу впервые в жизни (и это происходит после 2020 года), работодатель:
- Не покупает и не оформляет бумажную книжку.
- Обязан зарегистрировать сотрудника в системе пенсионного страхования (если еще не зарегистрирован).
- Формирует отчет ЕФС-1 о приеме на работу, создавая тем самым электронную трудовую книжку.
Совместительство
Работа по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника. Для этого сотрудник должен предоставить документальное подтверждение работы у другого работодателя (копию приказа, справку) и написать заявление. В электронном виде эти сведения также фиксируются, если работодатель совместителя подает отчет ЕФС-1 (что является обязательным для всех трудовых договоров).
Частые вопросы и заблуждения
Вопрос: Нужно ли вести бумажную книжку, если сотрудник работает удаленно и не присылает её?
Ответ: Нет, в бумажную книжку запись в этом случае не вносится. Однако работодатель обязан передать сведения в СФР в электронном виде. Отсутствие бумажной записи не освобождает от обязанности электронной фиксации.
Вопрос: Действительны ли бумажные трудовые книжки старого образца?
Ответ: Да, бумажные трудовые книжки, оформленные до перехода на электронные, сохраняют свою силу. Они ведутся параллельно с электронными до момента увольнения сотрудника или его перехода на новую работу, где он может принять окончательное решение об отказе от бумажного носителя (если такая опция будет актуальна по переходным правилам).
Вопрос: Кто оплачивает бланк трудовой книжки?
Ответ: При первичном трудоустройстве бланк оплачивает работодатель. При последующей работе, если работнику требуется новый бланк (например, закончились страницы или утеряна книжка), стоимость бланка возмещает работник.
Фраза «Трудовые книжки ведутся на всех» в 2026 году означает тотальный охват работников системой персонифицированного учета. Электронная трудовая книжка стала безальтернативным стандартом для новичков и надежным дополнением для опытных специалистов. Работодателям критически важно соблюдать сроки подачи отчетности (форма ЕФС-1) и правила заполнения, чтобы гарантировать своим сотрудникам беспрепятственное получение пенсий и социальных гарантий в будущем.
Помните: даже один день работы без отражения в системе может стать причиной юридических споров, поэтому контроль за ведением трудовых (в любом формате) должен быть приоритетом отдела кадров и бухгалтерии.