С начала 2026 года всё больше российских компаний сталкиваются с ситуацией, когда новый работник приходит на работу, вручая бумажную трудовую книжку. Несмотря на активный переход на электронные формы, бумажные документы по‑прежнему остаются юридически значимыми. В статье разберём, как правильно оформить трудовые отношения, какие нюансы учитывать и какие шаги предпринять, когда в офис приходит сотрудник с бумажной трудовой книжкой.
Почему бумажная трудовая книжка всё ещё актуальна
Хотя с 2019 года многие организации перешли на электронные трудовые книжки, бумажный вариант сохраняет свою силу:
- Возможность использовать одновременно обе формы, если сотрудник не отказался от бумажного документа.
- Бумажная книжка может стать единственным подтверждением стажа в случае потери электронного реестра.
- Некоторые отрасли и регионы (например, Вологодская область, Челябинская область) продолжают активно вести бумажные записи.
Последние нормативные акты
В 2021 году Правительством РФ было подписано постановление №1250 от , которое вводит новую форму бумажных трудовых книжек. Данный документ уточняет требования к оформлению, срокам выдачи и хранению.
Что делать, когда сотрудник пришёл с бумажной книжкой
Ниже перечислены основные действия работодателя:
- Проверка подлинности – убедитесь, что документ оформлен в соответствии с требованиями постановления №1250.
- Сопоставление данных – сравните сведения из бумажной книжки с данными, уже находящимися в электронном реестре (если они есть).
- Оформление трудового договора – в договорных пунктах отразите сведения из бумажной книжки (дата начала работы, должность, условия).
- Регистрация в системе – внесите данные в вашу HR‑систему, отметив, что у сотрудника бумажный вариант.
- Уведомление сотрудника – предложите сотрудникам перейти на электронный формат, если они согласны, подписав заявление об отказе от бумажной книжки.
Как оформить заявление об отказе от бумажной книжки
Если работник желает перейти на электронный документ, необходимо оформить заявление в свободной форме, где он указывает:
- желание отменить бумажную трудовую книжку;
- согласие на хранение информации в электронном реестре;
- подпись и дату.
После подачи заявления сотрудник получает электронную копию своей трудовой истории, а бумажный документ считается недействительным.
Особенности использования бумажной трудовой книжки в 2026 году
Несмотря на цифровизацию, в ряде случаев бумажный документ остаётся обязательным:
- Работники, не подавшие заявление об отказе;
- Сотрудники, работающие в организациях, где пока не внедрена электронная система;
- Сотрудники, находящиеся в отдалённых регионах (например, в Вологодской области, где ОСФР ведёт более 530 000 электронных книжек, но бумажные всё ещё используют).
Примеры из практики
По данным Отделения Социального фонда России по Челябинской области, с начала 2026 года более 73 000 жителей Петербурга и Ленобласти перешли на электронные книжки, однако в небольших компаниях бумажный вариант всё ещё популярен.
В Вологодской области ОСФР reported более 530 000 электронных трудовых книжек, но часть работников предпочитают оставаться на бумажном носителе;
Как правильно оформить переход от бумажной к электронной книжке
Для корректного перехода следуйте этим шагам:
- Получите от сотрудника заявление об отказе от бумажной формы.
- Подтвердите подлинность бумажной книжки (паспорт, копия документа).
- Внесите данные в электронный реестр, указав статус «переход в процессе».
- Сформируйте новую электронную книжку и отправьте её на корпоративный портал.
- Удалите или архивируйте старую бумажную запись в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных».
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно использовать обе формы? – Да, закон позволяет использовать оба варианта, пока сотрудник не откажется от бумажной.
- Что делать, если в бумажной книжке нет отметок о работе? – В таком случае необходимо запросить подтверждающие документы (трудовой договор, справку о работе) и внести их в электронный реестр.
- Как хранить бумажные книжки после перехода? – По закону они могут быть уничтожены после подтверждения записи в электронном реестре, но рекомендуется хранить копию минимум 3 года для возможного аудита.
Приход нового сотрудника с бумажной трудовой книжкой – не редкость в 2026 году. Правильное обращение с таким документом позволяет:
- Соблюсти требования трудового законодательства;
- Избежать конфликтов при оформлении трудовых отношений;
- Сохранить полные сведения о стаже работы сотрудника;
- Плавно перевести персонал на современный электронный формат.
Рекомендуем работодателям регулярно информировать персонал о возможности перехода на электронную форму, предоставлять шаблоны заявлений и вести актуальный учёт в электронном реестре.
Источники: информация из интернета, официальные публикации Министерства труда, постановление Правительства РФ №1250 от , данные ОСФР по Вологодской и Челябинской областям, новости Сбербанка и других финансовых институтов.