Ситуация, когда кадровый специалист самовольно изымает трудовую книжку сотрудника (или свою собственную) и отказывается возвращать документ, встречается не так редко, как кажется. Это создаёт риски для работодателя: возможные штрафы за нарушение ст. 66 ТК РФ, сложности при последующем трудоустройстве бывшего сотрудника и необходимость восстанавливать документооборот.

В статье рассмотрены пошаговые действия, образцы необходимых документов и рекомендации по минимизации последствий.

Почему это проблема

• Нарушение трудового законодательства. При увольнении работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) под расписку (ст. 66 ТК РФ).
• Риск штрафов. За задержку выдачи трудовой книжки возможен административный штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Проблемы у бывшего сотрудника. Без трудовой книжки он не сможет официально оформиться на новое место работы, что может привести к претензиям и судебным искам.
• Внутренний контроль. Сам факт самовольного изъятия документа указывает на нарушение внутренних регламентов и может потребовать дисциплинарного взыскания кадрового работника.

Алгоритм действий работодателя

1. Фиксировать факт отсутствия книжки. Составить служебную записку или акт о том, что в день увольнения трудовая книжка не была получена сотрудником (или была изъята кадровым работником).
2. Направить уведомление сотруднику. Если работник отсутствует или отказывается забрать документ, отправить ему письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (или сведениями о трудовой деятельности) в установленный срок (как правило, 3 рабочих дня).
3. Дождаться ответа. Если в указанный срок сотрудник не явился и не предоставил объяснений, перейти к следующему шагу.
4. Составить акт о невозможности выдачи. Акт оформляется в свободной форме, но должен содержать реквизиты организации, дату, описание ситуации, ссылки на нормативные акты и подписи ответственных лиц.
5. Хранить документы. Оригинал акта и копию уведомления поместить в личное дело сотрудника (или в дело по увольнению) на срок не менее 50 лет.
6. При необходимости – обратиться в правоохранительные органы. Если есть основания полагать, что трудовая книжка была похищена (например, кадровый работник унес её без намерения вернуть), можно подать заявление о краже или хищении документа.
7. Восстановить трудовую книжку. Если документ не возвращён и не удалось получить его обратно, работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки (или справку о трудовой деятельности) в соответствии с внутренними регламентами и ст. 66 ТК РФ.

Образец уведомления работнику о необходимости забрать трудовую книжку

УВЕДОМЛЕНИЕ
№ ______ от «__» __________ 2026 г.

Кому: ______________________________ (Ф.И.О. сотрудника)
Должность: __________________________
Подразделение: ______________________

Уважаемый(ая) __________________________!

Согласно ст. 66 ТК РФ, в день прекращения трудового договора Вы должны были получить трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности). В день увольнения «__» __________ 2026 г. трудовая книжка не была получена по причине Вашего отсутствия/отказа от получения.

Просим Вас явиться в отдел кадров (каб. № __) не позднее «__» __________ 2026 г. для получения трудовой книжки и подписи в книге учёта трудовых книжек.

В случае неявки в указанный срок работодатель будет вынужден оформить акт о невозможности выдачи трудовой книжки и принять дальнейшие меры, предусмотренные законодательством.

С уважением,
_____________________ / Ф.И.О. / Должность

Образец акта о том, что трудовая книжка не возвращена (свободная форма)

АКТ
о невозможности выдачи трудовой книжки при увольнении

г. ___________ «__» __________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:

• _____________________ – директор (или уполномоченное лицо) организации «_______»;
• _____________________ – руководитель отдела кадров;
• _____________________ – юрист (или ответственный за ведение трудовых книжек).

составили настоящий акт о следующем:

1. В день увольнения сотрудника _____________________ (Ф.И.О.) трудовая книжка не была выдана в связи с его отсутствием/отказом от получения.
2. Сотруднику было направлено уведомление № ______ от «__» __________ 2026 г. о необходимости явиться за трудовой книжкой в срок до «__» __________ 2026 г.
3. В указанный срок сотрудник не явился, объяснений не предоставил, трудовая книжка не возвращена.
4. Таким образом, работодатель выполнил свои обязательства по извещению сотрудника, однако фактическая выдача документа невозможна по причинам, не зависящим от работодателя.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах: один остаётся в отделе кадров, второй передаётся в бухгалтерию для хранения в личном деле сотрудника.

Подписи:

• Директор _____________________ / _____________________
• Руководитель отдела кадров _____________________ / _____________________
• Юрист _____________________ / _____________________

Что делать, если кадровик забрал свою трудовую книжку

Если кадровый работник увольняется и забирает свою собственную трудовую книжку, не оформив при этом передачу дел, возникают следующие риски:

• Нарушение внутреннего регламента по учёту и хранению трудовых книжек.
• Сложности при последующей проверке трудовой инспекции (отсутствие записи о передаче дел).
• Потенциальные претензии со стороны бывшего сотрудника, если книжка понадобится для подтверждения стажа.

Рекомендуемые действия:

1. Составить служебную записку о факте самовольного изъятия трудовой книжки кадровым работником.
2. Требовать возврата документа в письменной форме (уведомление, аналогичное образцу выше).
3. Если возврат не получен – оформить акт о невозможности выдачи (см. выше) и направить его в трудовую инспекцию как подтверждение того, что работодатель принял все возможные меры.
4. При необходимости – подать заявление в органы внутренних дел о краже или хищении документа (ст. 158 УК РФ);
5. Восстановить трудовую книжку бывшего сотрудника через выдачу дубликата или справки о трудовой деятельности, основываясь на внутренних приказах и личных делах.

Ответственность и возможные последствия

Для работодателя:

• Административный штраф за нарушение ст. 66 ТК РФ (от 30 000 до 50 000 руб.).
• Обязанность выплатить компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки (средний заработок за период задержки).
• Риск репутационных потерь и трудностей при найме новых сотрудников.

Для кадрового работника:

• Дисциплинарное взыскание (выговор, замечание, увольнение по статье).
• Материальная ответственность за ущерб, если документы будут восстановлены за счёт организации.
• Уголовная ответственность при квалификации действий как кражи или хищения документа (ст. 158 УК РФ).

Ситуация, когда кадровый работник забирает трудовую книжку, требует немедленного и документированного реагирования. Следуя предложенному алгоритму — фиксируя факт, направляя уведомление, составляя акт и, при необходимости, восстанавливая документ — работодатель минимизирует риски штрафов и защищает свои интересы oraz интересы бывших сотрудников.

Помните: основная цель — соблюдение трудового законодательства и обеспечение прозрачности кадрового документооборота. Чем быстрее и чётче вы оформите все необходимые бумаги, тем меньше шансов столкнуться с финансовыми и репутационными потерями.