Ситуация, когда новый сотрудник заявляет об утере трудовой книжки, требует от работодателя внимательного и законного подхода․ Неправильные действия могут привести к административной ответственности, нарушению прав работника и проблемам с подтверждением его трудового стажа․ Вот подробное руководство, основанное на Трудовом кодексе РФ и разъяснениях контролирующих органов․
Главный принцип: не оформляйте новую «чистую» книжку!
Самая частая и опасная ошибка нового работодателя — это оформление brand new трудовой книжки без каких-либо записей о предыдущей работе․ Это прямое нарушение закона․
Согласно части 1 статьи 66․1 ТК РФ, при утрате (утрате) трудовой книжки работодатель, у которого работник последним работал, обязан выдать ему дубликат․ Дубликат восстанавливает все записи о предыдущих местах работы․ Новый работодатель не имеет права аннулировать стаж, накопленный ранее․
Что говорит Минтруд? (Письмо от № 14-6/ООГ-3682)
В своем письме Минтруд подтвердил: если работник ранее подавал заявление в Социальный фонд России (СФР) о ведении трудовой книжки в электронном виде (на бумаге), то:
- Если у работника уже есть электронная трудовая книжка (ЭТК) в СФР, новый работодатель должен вносить записи в нее․
- Если же работник ранее подал заявление на бумажную книжку в СФР, то для восстановления бумажного документа с историей записей необходимо обращаться к последнему работодателю для получения дубликата․
Пошаговая инструкция для нового работодателя
Шаг 1: Получить от сотрудника письменное заявление
Работник должен написать заявление о приеме на работу, где в графе «Трудовая книжка» указать: «Утеряна․ Оформляется дубликат»․ В заявлении или отдельным письменным заявлением он должен подтвердить факт утраты и выразить согласие на запрос информации у предыдущего работодателя․
Шаг 2: Направить официальный запрос последнему работодателю
Новый работодатель обязан направить запрос (письмо, телеграмма) на имя руководителя организации, где сотрудник работал последним․ В запросе нужно указать:
- ФИО сотрудника, дату рождения․
- Период работы в этой организации (если известен)․
- Просьбу выдать дубликат трудовой книжки на основании ст․ 66․1 ТК РФ и предоставить его новому работодателю․
Важно: Запрос должен быть официальным, с печатью организации и подписью уполномоченного лица (например, HR-менеджера или руководителя)․
Шаг 3: Ожидать дубликат или решать вопрос со СФР
Последний работодатель, получив запрос, обязан в течение 15 дней выдать дубликат․ Если он отказывается или не отвечает:
- Проверить через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении СФР, есть ли у работника электронная трудовая книжка․ Если есть — новые записи вносятся в ЭТК․
- Если ЭТК нет, а бумажный дубликат не выдают, работник (или новый работодатель от его имени) может подать заявление в СФР о выдаче дубликата на основании имеющихся в фонде сведений о трудовой деятельности․ Но это длительный процесс, и он не отменяет обязанности последнего работодателя выдать дубликат․
Шаг 4: Принять сотрудника на работу с условием
До момента получения дубликата или внесения записей в ЭТК можно оформить прием на работу․ Но в трудовом договоре и в приказе о приеме должна быть четкая запись: «Трудовая книжка утеряна․ Запись о приеме на работу будет внесена после получения дубликата/сведений из СФР»․ Нельзя присваивать работнику номер утерянной книжки, если он неизвестен․
Ответственность работодателя за нарушение правил
Новый работодатель, оформивший «чистую» книжку, несет ответственность:
- Административная: По ч․ 4 ст․ 5․27 КоАП РФ — штраф от 30 000 до 50 000 руб․ для должностных лиц․
- Гражданско-правовая: Работник может потребовать восстановления своих прав, признания записи о стаже недействительной, что повлияет на его будущие пенсионные выплаты․
Краткая памятка-схема действий
- Не выдавать новую пустую трудовую книжку․
- Обязательно запросить дубликат у последнего работодателя сотрудника․
- Проверить наличие электронной трудовой книжки в СФР․
- Внести запись о приеме только после получения дубликата или доступа к ЭТК․
- Документировать все свои действия (запросы, ответы, заявления работника)․
Обязанность восстановить полную историю трудовой деятельности лежит на последнем работодателе․ Задача нового работодателя, не создать «новую» историю, а обеспечить легальное восстановление старой через получение дубликата или работу с Электронной трудовой книжкой в Социальном фонде России․ Следование этому алгоритму защищает и работника, и самого работодателя от нарушений Трудового кодекса․