Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК), что кардинально меняет правила их оформления и ведения. В этой статье подробно разберем, сколько времени занимает оформление как бумажной, так и электронной трудовой книжки, и на что обратить особое внимание.
Ключевое изменение с 2026 года: С 1 января 2026 года лицам, впервые поступающим на работу, бумажная трудовая книжка не оформляется. Сведения о трудовой деятельности вносятся исключительно в электронный формат (ЭТК) через работодателя. Бумажный вариант можно получить только по письменному заявлению работника.
Оформление бумажной трудовой книжки (при наличии заявления)
Если работник, принятый после , подал заявление о выдаче бумажной книжки, работодатель обязан ее оформить и выдать. Сроки регламентированы нормативными актами.
Сроки оформления при приеме на работу
При первом приеме на работу (или при восстановлении) работодатель обязан оформить трудовую книжку (внести первую запись) не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 11 Приказа Минтруда России от № 320н).
- Что значит «недельный срок»? Это 5 рабочих дней (если не праздничные).
- На практике: Если сотрудник вышел на работу 1 июня, запись о приеме должна быть внесена в книжку (или в ЭТК) до 8 июня включительно.
Сроки выдачи готовой книжки работнику
После оформления (всех необходимых записей) работодатель обязан выдать книжку работнику на руки. Срок выдачи — не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника с заявлением (п. 12 Приказа № 320н, Письмо Минтруда от ).
- Важно: Срок отсчитывается именно с момента подачи письменного заявления работника о выдаче бумажной книжки. Без такого заявления работодатель не обязан выдавать бумажный носитель.
- Пример: Сотрудник подал заявление 10 июня. Работодатель должен выдать оформленную книжку до 13 июня (если 10-12 — рабочие дни).
Ведение электронной трудовой книжки (ЭТК)
Электронная трудовая книжка ведется в информационной системе (ИС) «Электронная трудовая книжка». Для этого работодатель обязан:
- Иметь доступ к ИС (все работодатели с 2021 года обязаны быть подключены).
- Внести сведения о приеме, увольнении и иных событиях в течение установленных сроков.
Сроки внесения записей в ЭТК
Записи в электронную книжку вносятся в те же сроки, что и в бумажную:
- При приеме на работу: не позднее 5 рабочих дней со дня начала работы (п. 11 Приказа № 320н).
- При увольнении: запись вносится в день увольнения (п. 11 Приказа № 320н).
- При переводе или изменении условий трудового договора: не позднее 5 рабочих дней с момента начала работы в новой должности/функции.
Сроки формирования и выдачи выписки из ЭТК
По заявлению работника работодатель обязан предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки. Срок формирования выписки — до трех рабочих дней (на основании разъяснений контролирующих органов).
Сводная таблица основных сроков (на 2026 год)
| Действие | Срок | Нормативный источник |
|---|---|---|
| Оформление (первая запись) при приеме на работу | Не позднее 5 рабочих дней со дня приема | П. 11 Приказа Минтруда № 320н |
| Внесение записи об увольнении | В день увольнения | П. 11 Приказа Минтруда № 320н |
| Выдача бумажной трудовой книжки по заявлению работника | Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления | П. 12 Приказа Минтруда № 320н, Письмо Минтруда от |
| Формирование выписки из ЭТК по заявлению | До 3 рабочих дней | Разъяснения контролирующих органов |
| Оформление дубликата трудовой книжки | Не позднее 15 рабочих дней | П. 19 Приказа Минтруда № 320н |
Критические моменты и частые ошибки
Заявление работника — обязательный документ для бумажной книжки
С 2026 года бумажная трудовая книжка выдается только по письменному заявлению работника. Если заявления нет, работодатель ведет учет только в электронном виде. Забыть об этом, самая частая ошибка кадровиков.
«Рабочие дни» vs «Календарные дни»
Все сроки, указанные в законе и приказе, считаются в рабочих днях (исключая выходные и нерабочие праздничные дни). Это важно для точного расчета.
Переходный период завершен
С 1 января 2026 года бумажная трудовая книжка для впервые принимаемых сотрудников — исключительная мера, возможная только по их инициативе. Для всех, кто уже имеет бумажную книжку, она продолжает действовать, а новые записи вносятся и в бумажный, и в электронный носитель (при условии, что работник не отказался от бумажного).
Процесс «делания» (оформления) трудовой книжки в современном понимании — это в первую очередь своевременное внесение сведений в электронную систему. Сроки для этого четко регламентированы: 5 рабочих дней при приеме, в день увольнения. Если же речь идет о выдаче физического документа (бумажной книжки или дубликата), то ключевой срок — 3 рабочих дня с момента обращения (для выдачи) и 15 рабочих дней (для дубликата).
Главный совет: Научите сотрудников подавать заявление о выдаче бумажной трудовой книжки сразу при приеме на работу, если они этого желают. А для всех остальных — обеспечивайте безупречное и быстрое ведение электронной трудовой книжки в соответствии с установленными сроками.
Статья подготовлена на основе анализа нормативных документов (Трудовой кодекс РФ, Приказ Минтруда № 320н) и официальных разъяснений контролирующих органов по состоянию на май 2026 года.