Смена фамилии – это юридически значимое действие, которое влечёт за собой необходимость обновления множества документов, в т.ч. трудовой книжки. Ниже представлен пошаговый алгоритм действий, ссылки на нормативную базу и пример оформления записи.

Нормативная основа

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовой книжки), ст. 65 (ведение личной карточки).
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения».
• Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» – порядок получения свидетельства о перемене имени.
• Инструкция по заполнению трудовой книжки (утв. Приказом Минтруда России от № 182н).

Какие документы нужны для внесения изменения

• Свидетельство о перемене имени (выдается ЗАГС).
• Паспорт гражданина РФ с новой фамилией.
• Заявление работника о внесении изменения в трудовую книжку (можно оформить в свободной форме).
• Трудовая книжка работника (оригинал).
• Личная карточка работника (форма Т‑2) – для одновременного обновления.

Пошаговая инструкция для работника и работодателя

1. Получите свидетельство о перемене имени в отделе ЗАГС по месту жительства. Сохраните оригинал и сделайте копию – она понадобится работодателю.
2. Оформите заявление на имя руководителя организации с просьбой внести изменение в трудовую книжку и личную карточку. В заявлении укажите:
   • Текущие ФИО (до изменения).
   • Новые ФИО (после изменения).
   • Номер и дата выдачи свидетельства о перемене имени.
   • Просьба внести запись в трудовую книжку и личную карточку.
   • Дата и подпись.
3. Передайте документы работодателю: оригинал свидетельства (или его заверенную копию), паспорт, заявление и трудовую книжку.
4. Действия работодателя (обычно выполняются кадровой службой или бухгалтерией):
   1. Сверяет данные в паспорте и свидетельстве о перемене имени.
   2. Вносит запись в раздел «Сведения о работнике» трудовой книжки (первая страница).
   3. Одновременно обновляет личную карточку работника (форма Т‑2).
   4. Ставит подпись уполномоченного лица и печать организации (если она используется).
   5. Делает копию изменённой страницы трудовой книжки для личного дела сотрудника.
5. Получите обратно трудовую книжку и проверьте correctness записи.
6. Уведомите Пенсионный фонд и другие внебюджетные фонды (если это требуется внутренними регламентами компании). Обычно это делает бухгалтерия на основании обновлённой личной карточки.

Как оформить запись в трудовой книжке

Запись вносится в блок «Сведения о работнике» (обычно первая строка после ФИО, даты рождения и места рождения). Формат записи:

Фамилия изменена с «ИВАНОВА» на «ПЕТРОВА» в соответствии с решением ЗАГС г. Москва от № 45/2026 (свидетельство о перемене имени серия 77 № 123456).

Запись делается печатающим шрифтом (или разборчивым почерком) чёрной или синей пастой. После текста ставится дата внесения записи (например, «») и подпись уполномоченного лица (кадровик, директор, уполномоченный представитель). При наличии печати организации её ставят рядом с подписью;
Пример полного оформления первой страницы трудовой книжки после изменения фамилии

Фамилия, имя, отчество: Петрова Анна Сергеевна (было: Иванова Анна Сергеевна)
Дата рождения: 
Место рождения: г. Екатеринбург, Свердловская область
Образование: высшее, Московский государственный университет, факультет экономики, 2012 г.
Профессия, специальность: экономист
Сведения о работнике: Фамилия изменена с «ИВАНОВА» на «ПЕТРОВА» в соответствии с решением ЗАГС г. Москва от № 45/2026 (свидетельство о перемене имени серия 77 № 123456). . Подпись: __________ (Иванов И.И., начальник отдела кадров).

Чего следует избегать

Отсутствие основания – запись без указания номера и даты свидетельства о перемене имени считается недействительной.
Неправильная дата – дата внесения записи должна соответствовать дню, когда изменения действительно внесены в трудовую книжку.
Отсутствие подписи и печати – без них запись может быть оспорена.
Не обновлена личная карточка (форма Т‑2) – это приводит к расхождениям между документами и может вызвать вопросы при проверках.
Заполнение карандашом или светлой пастой – запись должна быть стойкой и читаемой.

Особенности при работе у нескольких работодателей
Если сотрудник одновременно трудится у нескольких работодателей (например, по совместительству), каждый из них обязан внести соответствующую запись в свою трудовую книжку и личную карточку на основании того же свидетельства о перемене имени. Рекомендуется предоставить копию свидетельства каждому работодателю, чтобы избежать задержек.
Краткий чек‑лист для сотрудника

Получить свидетельство о перемене имени.
Подготовить заявление работодателю.
Передать оригинал (или заверенную копию) свидетельства, паспорт, заявление и трудовую книжку.
Проверить correctness записи после её внесения;
Убедиться, что личная карточка обновлена.
При необходимости запросить справку о внесении изменений для ПФР и других фондов.

Внесение изменения фамилии в трудовую книжку – процедура, регламентированная трудовым законодательством и требующая точного соблюдения формы и наличия документального основания. Следуя представленному алгоритму, вы избежите ошибок и обеспечите корректность всех кадровых документов, что особенно важно при последующем оформлении пенсии, пособий и других социальных выплат.
Своевременное и правильное оформление записи гарантирует, что ваша трудовая книжка будет соответствовать актуальным личным данным и не вызовет вопросов при проверках со стороны государственных органов.