Смена фамилии работника – одно из самых распространённых кадровых действий․ Оно требует не только личного согласия сотрудника, но и обязательного внесения изменений во все кадровые документы, в первую очередь – в трудовую книжку․ Ниже представлен пошаговый алгоритм, нормативная база, образцы записей и практические рекомендации для кадровиков и бухгалтеров․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 65) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё достоверные сведения о работнике․
• Постановление Минтруда России № 320н от «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (далее – Порядок 320н)․ В разделе II указано, что изменения персональных данных (фамилия, имя, отчество, дата рождения) вносятся на основании документов, подтверждающих их изменение․
• ФЗ «О государственной регистрации актов гражданского состояния» – регламентирует выдачу свидетельств о браке, расторжении брака, изменении имени и фамилии․
• Приказ Минтруда России от № 721н – уточняет порядок ведения электронных трудовых книжек (ЕТК) и допускает внесение изменений в электронном виде․

Все перечисленные нормативные акты действуют на протяжении 2024‑2026 гг․ без существенных изменений․

Какие документы служат основанием для внесения изменений?

Для корректировки фамилии в трудовой книжке необходимо представить один из следующих документов (или их заверенную копию):

1. Свидетельство о браке (при смене фамилии после замужества/женитьбы)․
2. Свидетельство о расторжении брака (при возврате к девичьей фамилии)․
3. Свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества (выдается органом ЗАГС)․
4. Паспорт гражданина РФ с новой фамилией (в качестве подтверждения факта изменения)․
5. Иное документ, подтверждающее изменение фамилии (например, решение суда о перемене имени)․

Важно: в трудовой книжке указывается не только новая фамилия, но и реквизиты документа‑основания (наименование, номер, дата выдачи, орган, выдавший документ)․

Пошаговый алгоритм действий кадровика

1. Получение заявления сотрудника․ Работник подаёт письменное заявление о смене фамилии и прилагает копию документа‑основания․
2. Проверка документа․ Кадровик сверяет данные в заявлении с оригиналом документа, проверяет подлинность (печать, подпись)․
3. Внесение изменений в трудовую книжку․ Выполняется согласно пункту 7 Порядка 320н:
1. На ьном листе трудовой книжки (или на обложке вкладыша, если он имеется) аккуратно зачёркивается старая запись фамилии․
2. Сверху или сбоку (если место позволяет) пишется новая фамилия․
3. В поле «Основание для внесения изменений» указывается: «Согласно свидетельству о браке № 123456 от , выданному отделом ЗАГС г․ Москва»․
4. Ставится дата внесения изменений и подпись ответственного лица (кадровик или руководитель отдела кадров) с расшифровкой․
4. Обновление вкладыша (при наличии)․ Если в трудовой книжке есть вкладыш (форма Т‑2 или аналогичная), изменения вносятся и на его ьном листе, а также на обложке вкладыша․
5. Синхронизация с другими кадровыми документами․ Трудовой договор, личная карточка (форма Т‑2), приказы о приёме/переводе, штатное расписание, электронные кадровые системы – все должны содержать актуальную фамилию․
6. Уведомление сотрудника․ После внесения изменений выдаётся справка о внесении изменений в трудовую книжку (по запросу работника)․
7. Архивирование․ Копия документа‑основания и заявление сотрудника хранятся в личном деле работника не менее 50 лет (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов)․

При работе с электронной трудовой книжкой (ЕТК) порядок аналогичен: в системе кадрового учёта меняется поле «Фамилия», прикрепляется скан документа‑основания, фиксируется дата изменения и ответственное лицо․

Образец записи в трудовой книжке (бумажный вид)

ьный лист трудовой книжки
---------------------------------
Фамилия: Иванов Иван Иванович
 ~~Иванова~~ ← зачёркнуто старая фамилия
 Петрова ← новая фамилия (сверху или сбоку)
Имя: Иван
Отчество: Иванович
Дата рождения: 
Основание для внесения изменений:
Свидетельство о браке № 123456 от ,
выданное отделом ЗАГС г․ Москва․
Дата внесения изменений: 
Подпись: __________________ И․И․ Петров
Расшифровка: начальник отдела кадров

Если используется вкладыш, аналогичная запись делается на его ьном листе и на обложке вкладыша․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на документ‑основание․ Без указания номера и даты свидетельства запись считается неполной и может быть оспорена в трудовой инспекции․
• Неаккуратное зачёркивание․ Зачёркивание должно быть тонкой линией, не затрагивающей соседние строки․ Используйте чёрную пасту или гелевую ручку․
• Забыв про вкладыш; Если вкладыш есть, изменения вносятся и там; иначе трудовая книжка будет содержать противоречивые данные․
• Несвоевременное обновление электронных систем․ В ЕТК изменения должны быть внесены в тот же рабочий день, что и в бумажную книжку, иначе возможны расхождения при проверке․
• Неподписание изменения․ Подпись ответственного лица обязательна; без неё запись считается недействительной․

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЕТК)

С 2021 г․ работодатели могут вести трудовые книжки в электронном виде․ Порядок внесения изменений в ЕТК регламентирован Приказом Минтруда № 721н:

1. В личной карточке сотрудника меняется поле «Фамилия»․
2. К карточке прикрепляется скан документа‑основания (свидетельство о браке и т․п․)․
3. Система автоматически фиксирует дату изменения и ФИО пользователя, внесшего правку․
4. После сохранения изменений формируется электронная выписка, которую можно распечатать и приложить к бумажной трудовой книжке (если она ведётся параллельно)․

Преимущества ЕТК: отсутствие риска механического повреждения записи, мгновенная синхронность с другими кадровыми системами, простое хранение и предоставление выписок по запросу․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить изменения в трудовую книжку без заявления сотрудника?

Нет․ Изменения персональных данных производятся только на основании письменного заявления работника и подтверждающего документа․

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Сначала восстанавливается трудовая книжка (по месту последней работы или в архиве ПФР)․ После восстановления вносятся изменения фамилии согласно обычному порядку․

Нужно ли ставить печать организации при внесении изменений?

Прямого требования о печати нет, но многие организации ставят её для дополнительной подтверждающей силы записи․

Можно ли исправить фамилию корректирующей жидкостью?

Не рекомендуется․ Лучше зачёркнуть старую запись и написать новую сверху/сбоку, чтобы сохранялась читаемость оригинального текста․

Как быть, если сотрудник изменил фамилию несколько раз за короткий период?

Каждое изменение оформляется отдельной записью с указанием соответствующего документа‑основания и даты внесения․

Смена фамилии в трудовой книжке – процедура, регламентированная чёткими нормативными актами․ Основные требования:

• Получить заявление сотрудника и документ‑основание (свидетельство о браке, перемене имени и т․д․)․
• Внести изменения аккуратно, с зачёркиванием старой фамилии и записью новой, обязательно указав реквизиты документа‑основания․
• Обновить все связанные кадровые документы (вкладыш, трудовой договор, личную карточку, ЕТК)․
• Подписать и датировать запись, сохранить копии подтверждающих документов в личном деле․

Соблюдение указанного порядка гарантирует законность кадрового учёта, защищает права работника и минимизирует риски претензий со стороны государственных инспекций труда и Пенсионного фонда․

Статья актуальна на май 2026 года․ При изменении законодательства рекомендуется сверяться с последними версиями нормативных актов․