Смена фамилии сотрудника — стандартная кадровая процедура, которая может произойти в связи с заключением брака, разводом или иными законными основаниями․ Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), многие работники сохранили бумажные варианты, в которые необходимо вносить соответствующие корректировки․
Основания для внесения изменений
Работодатель не может изменить данные в трудовой книжке «на слово»․ Для этого требуются официальные документы, подтверждающие смену персональными данными․ Основаниями являются:
- Паспорт гражданина РФ (с актуальными данными);
- Свидетельство о заключении брака;
- Свидетельство о расторжении брака;
- Свидетельство об изменении имени/фамилии (выданное ЗАГСом)․
Пошаговый алгоритм действий кадровика
Шаг 1․ Получение документов
Сотрудник должен предоставить в отдел кадров заявление о внесении изменений в личные данные с приложением копий вышеуказанных документов․ Рекомендуется также проверить оригинал документа для сверки данных․
Шаг 2․ Издание приказа
На основании заявления издается приказ о смене фамилии работника․ В приказе указывается старая и новая фамилия, а также документ-основание․
Шаг 3․ Внесение записи в трудовую книжку
Запись об изменении фамилии делается в общем порядке в разделе «Сведения о работе»․ Важно, чтобы запись содержала ссылку на документ-основание (номер и дату)․
Образец записи в трудовой книжке
Запись вносится в хронологическом порядке под следующим порядковым номером․ Пример формулировки:
«Фамилия изменена на Иванову на основании свидетельства о заключении брака № 123456 от г․»
Важные правила оформления:
- Запись должна быть четкой, без исправлений и зачеркиваний․
- Необходимо указать точный реквизит документа (номер и дату)․
- Запись заверяется печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя)․
Изменение данных на ьном листе
Многие задаются вопросом: нужно ли зачеркивать фамилию на первой странице (ьном листе) трудовой книжки? Ответ: нет․
Зачеркивать или исправлять данные на ьном листе категорически запрещено․ Все изменения фиксируются исключительно в виде записей в основной части книжки․ При проверке документов (например, в ПФР или при трудоустройстве) проверяющий видит старую фамилию на обложке, находит запись о смене фамилии в тексте и понимает, что перед ним один и тот же человек․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если работник сменил фамилию несколько раз?
Каждая смена фамилии фиксируется отдельной записью в трудовой книжке с указанием соответствующего документа-основания․
Нужно ли менять трудовой договор?
Да, в трудовой договор вносится изменение․ Это можно сделать двумя способами:
- Составить дополнительное соглашение к трудовому договору․
- Сделать отметку в самом договоре (если это предусмотрено внутренним документооборотом), но дополнительное соглашение является более юридически грамотным вариантом․
Как быть с электронными трудовыми книжками (ЭТК)?
Если работник перешел на ЭТК, работодатель подает сведения о смене персональных данных в Социальный фонд России (СФР) через соответствующие формы отчетности․ В этом случае бумажная запись не требуется, если только работник не выбрал сохранение бумажной книжки․
Резюме для кадровика
Для правильного оформления смены фамилии следуйте этой схеме: Заявление $
ightarrow$ Копия документа $
ightarrow$ Приказ $
ightarrow$ Запись в ТК (с ссылкой на документ) $
ightarrow$ Дополнительное соглашение к договору․