Смена фамилии сотрудника – одна из самых частых кадровых операций. Чтобы изменения были юридически корректными и не вызвали вопросов у контролирующих органов, необходимо соблюдать установленный порядок, зафиксировать их в трудовой книжке и, при наличии, в её вкладыше. Ниже – подробный алгоритм действий, требования законодательства и пример оформления.
Правовая основа
Изменения вносятся в соответствии с:
- Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69;
- Пунктом 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225;
- Ст. 22 ТК РФ (изменение трудовых отношений) и ст. 28 ТК РФ (персональные данные работника).
Все изменения оформляются на основании оригинальных документов: паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, решения суда об изменении фамилии и т.п.
Какие документы нужны
Для внесения новой фамилии в трудовую книжку и вкладыш требуются:
- Оригинал паспорта (или другого документа, подтверждающего личность);
- Свидетельство о рождении (если требуется подтверждение даты рождения);
- Свидетельство о браке/разводе (при изменении фамилии в связи с браком);
- Решение суда об изменении фамилии (если смена произошла через суд);
- Копию трудовой книжки (для контроля существующей записи).
Все документы оформляются в двух экземплярах: один – для работодателя, второй – для сотрудника.
Пошаговый порядок изменения
Сбор и проверка документов
Сотрудник предоставляет в отдел кадров оригиналы вышеперечисленных документов. Кадровый отдел проверяет их подлинность и соответствие фамилии, указанной в трудовой книжке.
Оформление записи в трудовой книжке
В трудовой книжке в соответствующей строке вручную вносится новая фамилия, имя и отчество. При этом:
- Старая запись не зачеркивается, а рядом в скобках указывается «бывшая фамилия»;
- В конце строки указывается номер и дата изменяющего документа (например, «на основании паспорта № 1234567 от »).
Обновление вкладыша
Если у сотрудника есть вкладыш (дополнительный лист), в нем также вносится запись о смене фамилии. Порядок такой же, как в основной книжке, но с небольшими нюансами:
- Вкладка оформляется в том же стиле, что и основной лист;
- Старая фамилия зачеркивается, новая – пишется рядом;
- В конце делается отметка «записано в связи со сменой фамилии».
Подтверждение изменения
После внесения записи в обеих частях (книжка и вкладыш) кадровый отдел подписывает их, ставит дату и ставит печать организации (если она используется). Затем сотрудником подписывается акт изменения персональных данных.
Образец оформления записи
Трудовая книжка (стр. 2) ------------------------------------------------- Фамилия, имя, отчество: ПОЛИНА ОЛЬГОВНА АННА Дата рождения: Место рождения: г. Москва ... (Запись о смене фамилии) Смена фамилии с ОЛЬГОВНА АННА на СИНИЦА ИВАНОВА Дата изменения: Основание: Паспорт № 1234567890 выдан ОВД «Централ» -------------------------------------------------
Вкладка (если используется):
Вкладыш к трудовой книжке ------------------------------------------------- Фамилия, имя, отчество: СИНИЦА ИВАНОВА (запись внесена в связи со сменой фамилии) Дата внесения: Подпись кадратора: ___________ -------------------------------------------------
Что делать с другими кадровыми документами
После изменения фамилии необходимо обновить все документы, где указана старая фамилия:
- Трудовой договор;
- Личная карточка (форма Т‑2);
- Штатное расписание;
- Книга учёта движения трудовых книжек;
- Платёжные документы и приказы о выплате зарплаты.
Обновление оформляется тем же способом – на основании тех же подтверждающих документов.
Частые ошибки и как их избежать
- Зачеркивание без указания новой фамилии. Запись должна содержать обе фамилии и дату изменения.
- Отсутствие ссылки на основной документ. В конце строки обязательно указывается номер и дата паспорта или другого основания.
- Неоднородное оформление вкладыша. Формат записи в вкладыше должен полностью совпадать с форматом основной страницы.
- Пропуск подписи и печати. Без подписи кадратора и (при необходимости) печати документ не считается официально оформленным.
Изменение фамилии в трудовой книжке и в её вкладыше – это процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и аккуратного оформления. При правильном заполнении:
- все изменения будут зафиксированы юридически корректно;
- проверка данных контролными органами пройдет без замечаний;
- сотрудник получит актуальные сведения о своей работе и праве на продолжение занятости.
Следуя описанному алгоритму, кадровые специалисты смогут быстро и без ошибок внести изменения, а сотрудники – быть уверенными в правильности оформления своих персональных данных.