Смена фамилии – достаточно частое событие в жизни сотрудника (брак‚ развод‚ решение изменить фамилию и т.д.).
При этом необходимо правильно оформить изменения в вкладыше трудовой книжки.
Ошибки в записи могут привести к проблемам при оформлении пенсии‚ получении справок и иных кадровых вопросов.

Что такое вкладыш трудовой книжки?

Вкладыш – это отдельный лист (или несколько листов) внутри трудовой книжки‚ где фиксируются сведения о:

• дате и месте рождения;
• фамилии‚ имени‚ отчестве;
• образовании и квалификации;
• дате и основании изменения личных данных.

Вкладыш оформляется в соответствии с приказом Минтруда России от № 306н (пункт 5.3) и последующими поправками.

Правовые основания для изменения фамилии

Согласно Трудовому кодексу РФ и приказу Минтруда‚ изменения в трудовой книжке (в т.ч. в вкладыше) могут быть внесены только на основании официальных документов‚ подтверждающих смену личных данных:

1. Свидетельство о браке (при смене фамилии после замужества/брака).
2. Свидетельство о расторжении брака (при возврате прежней фамилии).
3. Свидетельство о перемене имени (при официальном изменении фамилии через суд).
4. Паспорт РФ (если в нем уже отражена новая фамилия).
5. Иные документы‚ выданные уполномоченными органами (например‚ решение суда).

Все документы должны быть указаны в записи с указанием их номерa‚ даты выдачи и органа‚ выдавшего документ.

Необходимый пакет документов

Для внесения изменения в вкладыш сотруднику необходимо предоставить работодателю следующий пакет:

• Заявление сотрудника о смене фамилии (шаблон ниже).
• Оригинал и копию документа‚ подтверждающего изменение (паспорт‚ свидетельство о браке/разводе‚ решение суда).
• Трудовая книжка (для внесения записи).

Шаблон заявления

 Заявление
 "_____ " __________ 202_ г.

 Я‚ ______________________ (ФИО полностью)‚ 
 прошу внести изменения в трудовую книжку (вкладыш) в связи со сменой фамилии.
 Новая фамилия: ______________________
 Документ‚ подтверждающий изменение: ______________________
 Номер документа: _____________
 Дата выдачи: _____________
 Выдавший орган: ______________________

 Подпись ______________________

Порядок действий работодателя

Работодатель (кадровик) обязан выполнить следующие шаги:

1. Получить и проверить оригиналы документов. Оригиналы остаются у работодателя до завершения процедуры.
2. Сформировать приказ о внесении изменения. Приказ должен содержать:
   • Наименование организации.
   • Регистрационный номер приказа и дату его издания.
   • Ссылку на заявление сотрудника.
   • Перечень документов‚ на основании которых вносятся изменения.
   • Текст изменения (зачеркнуть старую фамилию‚ написать новую).
3. Зарегистрировать приказ в журнале приказов (присвоить регистрационный номер).
4. Внести запись во вкладыш трудовой книжки:
   • На ьном листе вкладыша прежняя фамилия зачеркивается одной чертой.
   • Рядом (или под чертой) пишется новая фамилия.
   • На внутренней стороне обложки указывается документ‚ на основании которого произведена смена (номер‚ дата‚ орган).
5. Подписать запись (подпись руководителя и/или кадровика) и поставить печать организации.
6. Вернуть трудовую книжку сотруднику и выдать копию приказа.

Пример правильной записи во вкладыше

Ниже – образец‚ как должна выглядеть запись в вкладыше после смены фамилии после замужества.

 ьный лист вкладыша
 Фамилия: Иванова (зачеркнуто) Иванова‑Петрова
 Имя: Мария
 Отчество: Сергеевна
 Дата рождения: 

 Внутренняя сторона обложки
 На основании: свидетельство о браке № 45/2025 от г.‚ выдано ЗАГСом г. Москвы.
 Приказ № 12/2025 от г. (зарегистрирован в журнале приказов под № 2025‑12).

Частые ошибки и рекомендации

• Не зачеркивать старую фамилию полностью. Должна быть одна ровная черта‚ без стирания.
• Отсутствие ссылки на документ (номер‚ дата‚ орган) – запись считается неполной.
• Отсутствие подписи руководителя и печати организации.
• Не зарегистрировать приказ в журнале – в случае проверки запись будет признана недействительной.
• Не вернуть оригиналы документов сотруднику после завершения процедуры.

FAQ – часто задаваемые вопросы

Нужно ли менять фамилию в электронных системах (1С‚ кадровый портал) одновременно?

Да. После внесения записи в бумажный вкладыш необходимо обновить личный карточный файл сотрудника в электронных системах‚ указав номер и дату приказа. Это гарантирует согласованность данных при расчете заработной платы и начислении пенсионных баллов.

Можно ли изменить фамилию без приказа‚ если сотрудник предоставил только новый паспорт?

Нет. По законодательству любой документ‚ подтверждающий изменение личных данных‚ должен стать основанием для приказа. Новый паспорт без сопутствующего приказа считается недостаточным.

Сколько времени занимает процесс?

Обычно 3–5 рабочих дней: 1 день – проверка документов‚ 1–2 дня – подготовка и регистрация приказа‚ 1 день – внесение записи в вкладыш.

Что делать‚ если в трудовой книжке уже есть запись о прежней смене фамилии?

В таком случае в новом случае зачеркивается последняя запись‚ а рядом указывается новая фамилия. При этом в обложке указывается оба документа (предыдущий и текущий)‚ а в приказе перечисляются все основания.

Как оформить запись‚ если сотрудник работает удалённо и не может принести трудовую книжку?

Работодатель может оформить запись по доверенности‚ выданной сотрудником‚ но при этом оригинал трудовой книжки должен быть возвращён сотруднику для подписи. При отсутствии возможности – рекомендуется оформить временную запись в электронном виде и позже внести её в бумажный вкладыш.

Смена фамилии во вкладыше трудовой книжки – процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных актов и точного оформления записей.
Следуйте пошаговой инструкции‚ используйте образцы заявлений и приказов‚ проверяйте наличие всех обязательных реквизитов (зачеркивание‚ ссылка на документ‚ подпись‚ печать‚ регистрационный номер).
При правильном подходе запись будет признана законной‚ а сотрудник получит корректный документ‚ необходимый для дальнейшего трудового и пенсионного учета.

Помните: правильность оформления – залог безупречного кадрового учета и уверенности в законности всех будущих расчётов.