Смена фамилии — частое явление, особенно в связи с вступлением в брак или его расторжением; Однако для кадровых сотрудников и бухгалтеров это означает необходимость тщательного оформления документов. Если работница поменяла фамилию, трудовая книжка должна быть обновлена в строгом соответствии с законодательством. В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, правила внесения записей и типичные ошибки, которых следует избегать.

Нормативная база и основные правила

Главное правило, которое нужно запомнить: фамилия в трудовой книжке исправляется путем внесения данных на внутренней стороне обложки. На титульном листе самой трудовой книжки (и вкладыша, если он есть) старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом пишется новая. Зачеркивать данные двумя или более чертами, замазывать корректором или стирать ластиком категорически запрещено.

Пошаговый алгоритм действий для кадровика

Если сотрудник сменил фамилию, специалист по кадрам должен действовать в следующем порядке:

1. Получение заявления. Прежде всего, работник пишет заявление о смене фамилии в трудовой книжке и других документах компании.
2. Издание приказа. На основании заявления издается приказ о смене фамилии (например, в связи с вступлением в брак).
3. Внесение изменений на титульный лист. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (а также имя, отчество или дата рождения, если они изменились) и записываются новые данные. Это касается как самой трудовой книжки, так и вкладыша в нее (ошибка вносить изменения только в книжку, игнорируя вкладыш — довольно частое явление).
4. Оформление записи на внутренней стороне обложки. Здесь указываются новые данные и ссылка на документ-основание.
5. Возврат документа. После этого трудовую книжку кадровик все равно возвращает работнику (или подшивает в личное дело, если документ хранится в организации).

Документы-основания для смены фамилии

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии всегда делается на основании оригинала документа, удостоверяющего факт изменения. К таким документам относятся:

• Паспорт (с новой фамилией);
• Свидетельство о заключении брака;
• Свидетельство о расторжении брака (если фамилия меняется на добрачную);
• Иные документы (например, свидетельство о перемене имени).

При этом в трудовой книжке должна быть сделана обязательная ссылка на реквизиты этих документов, а именно: номер и дату их выдачи.

Образец записи на внутренней стороне обложки

Запись о смене фамилии указывается только на внутренней стороне обложки. Текст может выглядеть следующим образом:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АБ № 123456, выданного Октябрьским ЗАГСом г. Москвы г.»

Ниже ставится дата внесения записи, подпись лица, внесшего изменения, и печать организации (или отдела кадров), если она используется.

Что делать, если сотрудник не был трудоустроен?

Если человек менял фамилию, когда не был трудоустроен, то после устройства на новую работу исправления в книжку внесет кадровик или бухгалтер компании-нанимателя. В этом случае процедура оформления будет абсолютно такой же: работник предоставляет документы о смене фамилии, а работодатель вносит изменения по стандартному алгоритму.

Особенности оформления дубликата

Иногда возникает необходимость выдать дубликат трудовой книжки при смене работником фамилии. В такой ситуации в дубликате трудовой книжки работника, сменившего фамилию, указывается прежняя фамилия, и тут же производится изменение данной записи в соответствии с правилами (зачеркивание одной чертой и ссылка на документ на внутренней стороне обложки).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и отчетность

В современных реалиях важно не забыть про электронную трудовую книжку. Как внести изменения в ЭТК? Работодатель должен подать обновленные сведения о работнике в Социальный фонд России (СФР). Отражать ли в отчете для СФР (форма ЕФС-1), что работник сменил фамилию? Да, при смене фамилии сотрудника работодатель обязан сдать отчет ЕФС-1 с актуальными данными. Работница также может самостоятельно уведомить Пенсионный фонд (СФР) о смене данных.

Частые ошибки, которых нужно избегать

• Игнорирование вкладыша. Иногда новую фамилию вносят только в саму трудовую книжку, а во вкладыш не вносят. Это грубая ошибка, так как вкладыш является неотъемлемой частью трудовой.
• Отсутствие ссылки на документ. Просто зачеркнуть фамилию и написать новую недостаточно. Без ссылки на номер и дату свидетельства или паспорта запись будет недействительной.
• Неправильное зачеркивание. Старая фамилия должна быть перечеркнута строго одной чертой так, чтобы старые данные легко читались.

После смены фамилии важно правильно разобраться, какие документы подлежат обязательной замене, а какие можно не трогать. Трудовая книжка не меняется целиком — в нее просто вносятся соответствующие исправления. Главное для кадровика, соблюдать порядок: взять заявление, издать приказ, проверить оригиналы документов-оснований, аккуратно одной чертой зачеркнуть старую фамилию на титульном листе (и вкладыше), а на внутренней стороне обложки сделать исчерпывающую запись со ссылкой на реквизиты подтверждающих документов и заверить ее подписью и печатью.