Смена фамилии – достаточно частое событие в жизни сотрудника (брак, развод, изменение имени по личным причинам)․ После изменения фамилии необходимо отразить эту информацию в трудовой книжке, иначе могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии, выплат и подтверждении стажа․ В статье подробно рассматривается правовая база, перечень необходимых документов, порядок внесения записи и приводятся готовые образцы․

Правовые основы внесения изменений в трудовую книжку

Согласно пункту 7 раздела II Порядка ведения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н), запись об изменении фамилии (а также имени, отчества, даты рождения) вносится на основании официальных документов, подтверждающих изменение․ Ответственность за правильность внесения возлагается на кадрового специалиста или иного уполномоченного сотрудника организации․

• Запись делается в отдельной пустой строке трудовой книжки (в образцах 1974‑го года – в конце раздела «Прочие сведения»)․
• Старая запись зачеркивается одинарной линией (не двойной, чтобы не нарушать целостность документа)․
• Новая запись оформляется разборчиво, без исправлений․
• Запись заверяется подписью и печатью организации (если печать используется)․

Какие документы нужны для внесения записи

Для подтверждения смены фамилии необходимо предоставить один из следующих официальных документов:

1. Паспорт гражданина РФ (с новой фамилией)․
2. Свидетельство о заключении брака (если фамилия изменилась после замужества/женитьбы)․
3. Свидетельство о расторжении брака (если фамилия возвращена к прежней)․
4. Иные документы, подтверждающие изменение фамилии (например, решение суда)․

Кроме того, сотруднику следует подготовить:

• Заявление сотрудника о смене фамилии (образец ниже)․
• Приказ организации о внесении изменений в трудовую книжку (образец ниже)․

Пошаговый порядок внесения записи

1. Сбор документов․ Сотрудник передаёт в отдел кадров оригиналы (или заверенные копии) подтверждающих документов․
2. Подготовка заявления․ Сотрудник заполняет заявление «О внесении изменений в трудовую книжку»․
3. Составление приказа․ Кадровый специалист готовит приказ «О внесении изменений в трудовую книжку в связи со сменой фамилии» и указывает номер/дату подтверждающего документа․
4. Внесение записи․ Ответственный за ведение трудовых книжек (обычно кадровик) зачеркивает старую фамилию, вносит новую запись в пустую строку, указывает реквизиты подтверждающего документа (номер, дата)․
5. Заверение записи․ На внесённую запись ставится подпись ответственного лица и печать организации (если печать используется)․
6. Регистрация изменений․ Копия приказа и заявления помещаются в личное дело сотрудника, а также в раздел «Приложения» трудовой книжки (если есть место)․
7. Уведомление сотрудника․ Кадровик выдает сотруднику копию приказа и подтверждает, что запись внесена корректно․

Образец записи в трудовой книжке

Запись вносится в следующем виде (пример для 1974‑го образца трудовой книжки):

Дата Запись
────────────────────────────────────────────────────────────────────
 Фамилия: Иванова Петрова
 Документ: свидетельство о браке № 1234 от 
 (подпись ответственного, печать)

Если в трудовой книжке используется более современный шаблон (с колонками «Фамилия, имя, отчество»), запись выглядит так:

Образец заявления сотрудника

Сотрудник подаёт письменное заявление в отдел кадров․ Ниже – типовой образец․

Заявление

Я, Иванова Мария Сергеевна, паспорт серии 45 12 № 345678, выданный г․ УФМС России по г․ Москве, прошу внести в мою трудовую книжку запись об изменении фамилии в связи с заключением брака․

Новая фамилия: Петрова
Документ, подтверждающий изменение: свидетельство о браке № 1234 от г․

Образец приказа организации

ПРИКАЗ
№ ___ от «___» __________ 2026 г․

О внесении изменений в трудовую книжку в связи со сменой фамилии сотрудника

В целях корректного отражения сведений о сотруднике в трудовой книжке
приказываю:

Сотруднику Ивановой Марии Сергеевне (паспорт 45 12 № 345678) зачислить новую фамилию Петрова․
На основании свидетельства о браке № 1234 от г․ внести в трудовую книжку запись:
 «Фамилия: Иванова Петрова; документ: свидетельство о браке № 1234 от »․
Ответственному за ведение трудовых книжек (ФИО, должность) выполнить запись, поставить подпись и печать․
Копию приказа разместить в личном деле сотрудника․

Контроль исполнения: ______________________ (подпись)

Генеральный директор ______________________ (подпись, печать)

Электронные трудовые книжки

С 2024 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки (ЭТК)․ Процедура изменения фамилии в ЭТК аналогична бумажной, но выполняется в системе «Госуслуги» через:

• Загрузку сканов подтверждающих документов;
• Заполнение электронного заявления;
• Подтверждение изменения подписью руководителя (ЭЦП)․

После одобрения система автоматически обновит запись в электронном реестре, а сотруднику будет направлено уведомление․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто написать новую фамилию без зачеркивания старой?

Нет․ По требованиям Порядка 320н старую запись необходимо зачеркивать одной линией, иначе запись считается недействительной․

Нужна ли печать организации, если она не использует печати?

Если в организации не применяется печать, достаточно подписи ответственного лица и отметки «подпись подтверждена»․

Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке без официального документа?

Нет․ Любое изменение должно быть подтверждено официальным документом (паспорт, свидетельство о браке/разводе, судебное решение)․

Сколько времени занимает процесс внесения записи?

Обычно 1–3 рабочих дня: сбор документов, подготовка приказа и внесение записи․

Смена фамилии – обычный жизненный процесс, но в трудовой книжке он требует строгого соблюдения нормативных требований․ Следуя пошаговой инструкции, подготовив необходимые документы и используя представленные образцы, вы сможете быстро и без ошибок оформить запись о смене фамилии, избежав проблем при дальнейшем трудоустройстве и начислении социальных выплат․

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации – они помогут подготовить все необходимые документы и оформить запись в соответствии с действующим законодательством․