В 2026 году вопрос о сохранении бумажной трудовой книжки остаётся актуальным, несмотря на активное продвижение электронных форматов. Ниже мы разберём, какие правила действуют, какие сроки нужно соблюдать и в каких случаях бумажный документ всё ещё имеет смысл.
Краткая юридическая рамка
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – законодательно закреплённый процесс, который в 2026 году уже закреплён в полном объёме.
- Сроки принятия решения – работник должен сделать выбор до 31 декабря 2025 года. После этого даты 1 января 2026 года бумажная книжка теряет юридическую силу, если не было заявлено о сохранении.
- Обязательность для работодателя – независимо от выбранного формата, работодатель обязан вести учёт и отчитываться по всем сотрудникам.
Когда бумажная трудовая книжка остаётся актуальной
Бумажный формат сохраняется только в двух случаях:
- Работник сам выбрал бумажную форму и подал письменное заявление до 31 декабря 2025 года.
- Работник ещё не принял решение о переходе к ЭТК, и работодатель продолжает вести бумажную книгу как временное решение.
Если работник не сделал выбор до 31 декабря 2025 года, то с 1 января 2026 года бумажная книга считается недействительной.
Что делать, если вы уже держите бумажную книгу?
- Проверьте наличие закрывающей отметки – если в книге есть отметка о закрытии, это означает, что работодатель уже завершил её ведение.
- Сохраните копию – даже если бумажная книга недействительна, хранить её в личных архивах может быть полезно для личной справки.
- Проверьте, есть ли электронный эквивалент – если вы не подавали заявление на ЭТК, уточните у работодателя, как можно получить электронный документ.
Новые сотрудники после 1 января 2026 года
С 1 января 2026 года новые сотрудники не получают бумажные трудовые книжки. Для них создаётся только электронный документ, который автоматически ведётся работодателем.
Если же новый сотрудник уже имел бумажную книгу до 1 января 2026 года, он может продолжать её использовать до тех пор, пока не сделает выбор в пользу ЭТК.
Как оформить заявление о сохранении бумажной книги
- Составьте письменное заявление в форме, предусмотренную Трудовым кодексом.
- Укажите в заявлении, что вы хотите сохранить бумажный формат.
- Подайте заявление работодателю до 31 декабря 2025 года.
- Получите подтверждение от работодателя о принятии решения.
После подачи заявления работодатель обязан вести бумажную книгу до тех пор, пока вы не решите перейти на ЭТК.
Ошибки, которые стоит избегать
- Не подавать заявление до 31 декабря 2025 года – бумажная книга станет недействительной.
- Неправильное заполнение заявления – убедитесь, что все поля заполнены корректно.
- Игнорировать закрывающие отметки – они могут стать причиной недоразумений в будущем.
В 2026 году бумажная трудовая книжка остаётся актуальной только для тех, кто заранее сделал выбор в её пользу. Для большинства работников переход на электронный формат является обязательным и более удобным. Если вы уже держите бумажную книгу, убедитесь, что:
- Вы сделали заявление до 31 декабря 2025 года.
- В книге нет закрывающей отметки.
- Вы храните копию для личной справки.
Если вы не сделали выбор, но хотите сохранить бумажную книгу, сделайте это до указанного срока. В противном случае с 1 января 2026 года бумажная книга будет недействительной, и вам придётся перейти на электронный формат.
Таким образом, решение о сохранении бумажной трудовой книжки должно приниматься осознанно и в соответствии с законодательством. Следуйте срокам, оформляйте заявления правильно, и ваш трудовой документ будет в порядке;