Дата публикации: 12:59:10 ()

Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на рост популярности цифрового формата, сохранность бумажных трудовых книжек остаётся важной задачей для работодателей, кадровых служб и самих сотрудников.

Почему сохранность трудовых книжек важна?

• Юридическая значимость: Трудовая книжка служит доказательством стажа при назначении пенсии, получении социальных выплат и при трудоустройстве.
• Финансовые риски: Потеря или повреждение документа может привести к спорам с работодателем и необходимости восстановления через архивные органы.
• Историческая ценность: Для многих работников трудовая книжка является личным архивом профессионального пути.

Нормативная база (на 05/2026)

Федеральные законы и подзаконные акты

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – требования к ведению и хранению трудовых книжек.
2. ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте» – порядок учёта первичных документов, включая трудовые книжки.
3. Приказ Минтруда России от № 123‑н «О ведении книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков трудовой книжки» – обязательное ведение указанных книг на бумажном носителе.

Переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2026 года:

• Все newly‑hired сотрудники оформляются исключительно в электронном виде;
• Существующие бумажные трудовые книжки продолжают действовать, но их ведение и хранение регулируются одновременно с требованиями к ЭТК.

Обязанности работодателя по сохранности трудовых книжек

Ведение специальных журналов

Согласно письму Минтруда от 5 марта 2025 г., необходимо вести:

1. Книгу учёта движения трудовых книжек – фиксирует выдачу, приём, перевод и архивирование каждой книжки.
2. Книгу учёта бланков трудовой книжки – отражает поступление, расход и остаток бланков.

Обе книги должны вестись исключительно на бумажном носителе, заверяться подписью ответственного лица и печатью организации.

Условия хранения

• Температура: от +18 °C до +22 °C;
• Относительная влажность: 40‑60 %;
• Освещение: рассеянное, без прямого солнечного света;
• Защита от пожара и воды: использование огнеупорных шкафов или сейфов класса не ниже С1.

Контроль доступа

Доступ к трудовым книжкам предоставляют только уполномоченным сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии. Желательно вести журнал доступа с фиксацией даты, времени и цели обращения.

Рекомендации по обеспечению долгосрочной сохранности

Физическая защита

• Хранить книжки в вертикальном положении, избегая перегибов;
• Использовать кислото‑free папки и коробки;
• Периодически (не реже одного раза в год) проводить визуальный осмотр на предмет повреждений, плесени или насекомых.

Цифровое дублирование

Хотя бумажный носитель остаётся обязательным, создание электронной копии (сканирование в формате PDF/A с метаданными) значительно упрощает восстановление при утрате оригинала. При этом:

1. Сканировать в разрешении не менее 300 dpi;
2. Обеспечить целостность файла через контрольную сумму (MD5/SHA‑256);
3. Хранить копии в защищённом корпоративном хранилище с резервным копированием.

Обучение персонала

Проводить ежегодные инструктажи по правилам обращения с трудовыми книжками, включая:

• Правила выдачи и приёма;
• Процедуры оформления записей о переводе, награждении и увольнении;
• Действия при обнаружении повреждения или утраты документа.

Что делать в случае утраты или повреждения трудовой книжки?

1. Сформировать служебную записку о факте утраты/повреждения.
2. Обратиться в архив организации (или в территориальный орган ПФР) для получения справки о трудовой деятельности;
3. При необходимости восстановить трудовую книжку через бывшего работодателя или через государственные архивы (Фонд социального страхования, Пенсионный фонд).
4. Зафиксировать все действия в журнале учёта движения трудовых книжек.

Сохранность трудовых книжек остаётся критически важным элементом кадрового документооборота, даже в условиях активного перехода на электронный формат. Соблюдение нормативных требований, создание надлежащих условий хранения, внедрение контроля доступа и регулярное обучение персонала позволяют минимизировать риски потери документа и обеспечить его доступность для работника в любой момент трудовой жизни.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г.