Совмещение должностей (или совместительство) – это выполнение работником дополнительной работы помимо основной занятости. Вопрос о том, нужно ли вносить сведения о совмещении в трудовую книжку, часто вызывает споры. Ниже представлен пошаговый алгоритм оформления записи, основанный на действующем законодательстве (ТК РФ, приказы Минтруда и разъяснения контролирующих органов).

Нормативная база

• Статья 66 ТК РФ – регулирует ведение трудовых книжек и определяет, какие сведения вносятся.
• Приказ Минтруда России № 320н от – утверждает порядок заполнения трудовых книжек, включая форму записи о работе по совместительству.
• Письмо Роструда от № ПГ/07‑264‑19‑01 – разъясняет, что запись о совмещении вносится только по заявлению сотрудника и при наличии документа, подтверждающего факт совмещения.

Когда запись о совмещении обязательна?

Согласно пункту 5 части 1 статьи 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о:

1. приёме на работу;
2. переводе на другую работу;
3. увольнении;
4. иных основаниях, предусмотренных законом.

Совмещение должностей не относится к перечисленным основаниям, поэтому запись о совмещении не является обязательной. Она вносится только по желанию работника и при условии, что он предоставил основному работодателю документ, подтверждающий факт совмещения (например, трудовой договор о совместительстве, приказ о приёме на совмещение, выписку из трудовой книжки другого работодателя).

Кто делает запись?

Запись о совмещении вносит основной работодатель (тот, у которого ведётся трудовая книжка). Внешний совместитель (то есть работник, у которого основное место работы – другая организация) не может самостоятельно сделать запись в своей трудовой книжке у основного работодателя без его согласия и предоставления подтверждающих документов.

Требования к оформлению записи

• Цвет пасты: только синяя или чёрная (по правилам заполнения трудовых книжек).
• Почерк: разборчивый, без исправлений. При необходимости исправления – зачёркивание одной линией, подпись и дата исправления.
• Место записи: в разделе «Сведения о работе» (строка, следующая за последней записью о основной работе).
• Необходимые реквизиты:
  • дата начала совмещения (день, месяц, год);
  • название организации, где выполняется совмещение (полное наименование);
  • должность (или профессия), которую работник занимает по совмещению;
  • вид работы (указывается «работа по совместительству»).

Образец записи в трудовой книжке

Ниже приведён типовой вариант записи, соответствующий Приказу Минтруда № 320н:

2026 г. 15 мая Принят на работу по совместительству в ООО «Альфа‑Сервис» на должность бухгалтера (работа по совместительству).

При увольнении с совмещения запись выглядит так:
2026 г. 15 ноября Уволен с работы по совместительству в ООО «Альфа‑Сервис» по собственному желанию.

Пошаговая инструкция для кадровика

Получить от сотрудника заявление о желании внести запись о совмещении в трудовую книжку.
Требовать документ, подтверждающий факт совмещения (трудовой договор о совместительстве, приказ о приёме на совмещение, выписка из трудовой книжки другого работодателя и т.п.).
Проверить соответствие данных документа требованиям (название организации, должность, даты).
Внести запись в трудовую книжку синей или чёрной пастой, соблюдая порядок заполнения (дата, наименование организации, должность, примечание «работа по совместительству»).
Поставить подпись ответственного за ведение трудовых книжек (кадровик, руководитель отдела кадров) и дату внесения записи.
При необходимости сделать соответствующую отметку в личной карточке сотрудника (форма Т‑2) и в учёте рабочего времени.
Хранить копию подтверждающего документа в личном деле сотрудника на срок, установленный внутренними нормативными актами организации (не менее 5 лет после прекращения совмещения).

Что делать, если сотрудник отказывается от записи?
Если работник не желает, чтобы сведения о совмещении отражались в его трудовой книжке, запись не вносится. Отказ не влияет на право работника выполнять дополнительную работу, а также не освобождает работодателя от обязанности вести учёт совмещения во внутренней документации (графики, приказы, табели).
Часто задаваемые вопросы

Нужно ли предупреждать работника за три дня о завершении совмещения?
Предупреждение за три дня требуется только при увольнении или изменении основных условий трудового договора. При окончании срока совмещения, если оно было оговорено в соглашении, достаточно уведомить работника в порядке, установленном внутренними локальными актами (например, за 3 дня до окончания срока).
Можно ли записать совмещение без заявления сотрудника?
Нет. Запись вносится исключительно по заявлению работника и при наличии подтверждающего документа.
Какие последствия могут быть при отсутствии записи о совмещении?
Отсутствие записи не влечёт штрафов для работодателя, но может вызвать вопросы при назначении пенсии, если сотрудник захочет подтвердить свой стаж по совмещению. В этом случае потребуется предоставить иные документы (трудовые договоры, приказы, выписки из трудовой книжки другого работодателя).

Запись о совмещении в трудовой книжке – это право, а не обязанность. Она вносится только по инициативе сотрудника, при наличии подтверждающего документа и при соблюдении формальных требований (цвет пасты, разборчивый почерк, указание даты, организации, должности и пометки «работа по совместительству»). Следуя представленной выше инструкции, кадровик сможет оформить запись корректно, избежав возможных недоразумений при последующем использовании трудовой книжки для подтверждения стажа или расчёта пенсии.