Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы сотрудника. Согласно действующему трудовому законодательству, работодатель обязан вносить в нее сведения о приеме на работу, переводах, увольнении и награждениях. Однако когда речь заходит о совмещении должностей внутри одной организации, у кадровиков и самих работников возникает множество вопросов. Нужно ли делать запись? Как ее правильно оформить? Разберемся во всем по порядку.
Что такое совмещение?
Прежде чем говорить о записях, важно четко понимать терминологию. Статья 60.2 Трудового кодекса РФ определяет совмещение как выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) или такой же профессии (должности) за дополнительную плату в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены).
Важно отличать совмещение от внутреннего совместительства:
- При совмещении — дополнительная работа выполняется в рабочее время по основному месту службы. Отдельный трудовой договор не заключается, оформляется лишь дополнительное соглашение к основному договору.
- При внутреннем совместительстве — сотрудник трудится по второму договору в свободное от основной работы время (например, после окончания своей смены).
Обязательно ли вносить запись о совмещении?
Это самый частый вопрос. Ответ на него однозначный: нет, не обязательно.
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225), в трудовую книжку вносятся сведения о работе, переводах, квалификации и награждениях. Совмещение должностей не является ни переводом, ни новым приемом на работу. Это лишь расширение круга обязанностей по уже существующему трудовому договору.
Таким образом, отсутствие записи о совмещении не является нарушением трудового законодательства и никак не влияет на подтверждение стажа для пенсии или социальных выплат.
Когда запись о совмещении все-таки делается?
Несмотря на то, что закон не обязывает работодателя вносить такую запись, она может быть сделана по желанию самого работника. Чаще всего сотрудники просят об этом, если:
- Новая должность (по совмещению) более престижна, и работник хочет зафиксировать этот факт в документе для будущего трудоустройства.
- Работник планирует подтвердить свой опыт работы в конкретной сфере, который приобретается в ходе совмещения.
Как правильно внести запись о совмещении?
Если работодатель и работник договорились о внесении сведений о совмещении в трудовую книжку, необходимо строго следовать Инструкции по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ № 69).
Пошаговая инструкция оформления
- Получение заявления от работника. Работник должен написать письменное заявление с просьбой внести в трудовую книжку запись о совмещении им определенной должности.
- Издание приказа. На основании подписанного дополнительного соглашения к трудовому договору издается приказ о совмещении (или поручении дополнительной работы). Именно этот приказ будет служить основанием для внесения записи.
- Внесение записи в трудовую книжку. Запись вноситься в раздел «Сведения о работе».
Образец внесения записи
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации (если оно еще не указано строкой выше). Под этим заголовком:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи.
- Графа 2: указывается дата внесения записи (дата приказа о совмещении).
- Графа 3: вносится сама формулировка. Например: «Принят на работу по должности [название основной должности] с поручением дополнительной работы по должности [название должности по совмещению] в порядке совмещения профессий (должностей)».
- Графа 4: указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись.
Прекращение совмещения
Совмещение может быть прекращено досрочно по инициативе любой из сторон (работник или работодатель должны предупредить другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня) или истечь срок, на который оно было установлено.
Важно: при прекращении совмещения никакая запись в трудовую книжку не вносится. Сотрудник продолжает работать по своей основной должности, просто к нему возвращается его стандартный круг обязанностей и оклад без доплат за совмещение.
Совмещение vs Внутреннее совместительство: разница в записях
Для полноты картины стоит упомянуть, как вносится запись при внутреннем совместительстве, чтобы не путать эти два понятия.
Если сотрудник оформляется как внутренний совместитель (заключается второй, отдельный трудовой договор), запись в трудовую книжку также вносится по желанию работника. Однако формулировка будет иной, так как это отдельный прием на работу:
- При совмещении: «…с поручением дополнительной работы по должности… в порядке совмещения».
- При совместительстве: «Принят на работу по совместительству в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности]».
Запись в трудовой книжке о совмещении должностей в одной организации — это право, а не обязанность работодателя. Главное правило кадровика в этой ситуации — опираться на желание самого сотрудника и правильно оформлять документальную базу (дополнительное соглашение и приказ). Грамотно внесенная запись поможет работнику в будущем подтвердить свой реальный профессиональный опыт, а работодателю — избежать претензий со стороны проверяющих органов.