Совместительство — это регулярная оплачиваемая работа, которую сотрудник выполняет в свободное от основной работы время. Оформление таких работников имеет ряд особенностей, и один из самых частых вопросов у кадровиков и руководителей касается ведения трудовой книжки. Как правильно внести запись? Обязательно ли это? И как с 2021 года эта процедура изменилась в связи с переходом на электронные трудовые книжки (ЕФС-1 и СЗВ-ТД)?
Что говорит закон о трудовой книжке совместителя?
Согласно Трудовому Кодексу РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Однако при приеме на работу по совместительству есть важнейший нюанс:
- Трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы.
- Работодатель по совместительству не имеет права забирать или требовать оригинал трудовой книжки при приеме.
- Внесение записи о работе по совместительству — это право, а не обязанность работника. Запись вносится только по его желанию.
Порядок внесения записи о совместительстве
Если сотрудник изъявил желание, чтобы в его трудовой книжке была отражена работа по совместительству, работодатель по основному месту работы должен сделать соответствующую запись. Для этого работник должен предоставить:
- Заявление с просьбой внести запись.
- Документ, подтверждающий работу по совместительству. Обычно это справка от работодателя по совместительству или заверенная копия приказа о приеме на работу.
Запись вносится по общим правилам (согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек):
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата приема на работу.
- В графе 3 делается запись о принятии на работу с указанием должности и наименования организации.
- В графе 4 указывается дата и номер документа, на основании которого внесена запись (приказ о приеме на работу от работодателя по совместительству).
Электронная трудовая книжка (СЗВ-ТД) и отчетность ЕФС-1
С 2021 года специалисты по кадрам перешли на подачу данных в электронном виде. Бумажная трудовая книжка перестала быть единственным источником информации о стаже, и теперь работодатели обязаны сдавать отчетность в Социальный фонд России (СФР).
Важные правила с 2021 года:
- При приеме на работу (в т.ч. по совместительству) заполняются только электронные сведения. Работодатель подает форму СЗВ-ТД (которая теперь является частью единого отчета ЕФС-1).
- Крайне важно помнить: при приеме на работу сотрудника по совместительству работодатель обязан представить отчет ЕФС-1 (Раздел 1, подраздел 1.1) в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.
- Если в конце 2020 года при переходе на подачу СЗВ-ТД были поданы первичные данные о сотрудниках и их местах работы, то с 2021 года кадровикам необходимо отражать только новые кадровые мероприятия (прием, увольнение, перевод и т.д.).
Внутреннее и внешнее совместительство: есть ли разница?
Процедура внесения записей и подачи электронных отчетов зависит от того, какое это совместительство:
Внутреннее совместительство
Сотрудник работает по совместительству у того же работодателя, что и по основному месту работы. В этом случае:
- Оригинал бумажной трудовой книжки уже находится в отделе кадров этой компании.
- Кадровик может самостоятельно внести запись в бумажную книжку на основании приказа о приеме на работу по совместительству (по желанию работника).
- В электронном виде подается отчет ЕФС-1 по тем же правилам — не позднее следующего рабочего дня после приказа.
Внешнее совместительство
Сотрудник работает по совместительству у другого работодателя. В этом случае:
- Работодатель по совместительству не ведет бумажную трудовую книжку. Он только выдает справку или копию приказа для основного работодателя.
- Основной работодатель вносит запись в бумажную книжку (если работник попросит).
- Работодатель по совместительству обязан подавать на этого сотрудника самостоятельный отчет ЕФС-1 (СЗВ-ТД), так как для него этот работник является застрахованным лицом, с которым заключен трудовой договор.
Ответственность работодателя
Нарушение сроков подачи отчета ЕФС-1 (Раздел 1, подраздел 1.1) или неверное заполнение электронных сведений карается штрафами по закону РФ. Напоминаем, что за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД/ЕФС-1 предусмотрены финансовые санкции:
- 500 рублей за каждого сотрудника, по которому данные не были поданы или поданы с опозданием.
- Дополнительно может быть наложен штраф на должностное лицо (руководителя или кадровика) от 300 до 500 рублей.
Краткий чек-лист для кадровика при оформлении совместителя:
- Заключить трудовой договор с пометкой «по совместительству».
- Издать приказ о приеме на работу.
- Не позднее следующего рабочего дня после приказа отправить отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) в СФР.
- При наличии заявления от работника (для внешних совместителей — при предоставлении справки с места работы по совместительству) внести запись в бумажную трудовую книжку по основному месту работы.
Соблюдение этих простых правил и своевременная подача электронной отчетности помогут избежать ошибок в стаже сотрудников и защитят компанию от штрафов со стороны контролирующих органов.