Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Вкладыш – это дополнительный лист, который пришивается к трудовой книжке, когда все страницы одного из её разделов заполнены. Он имеет ту же юридическую силу, что и сама книжка, и должен оформляться и вестись в том же порядке. Если вкладыш повреждён (порван, испачкан, испорчен при заполнении и т.п.), его необходимо списовать и оформить соответствующим актом. Ниже – пошаговая инструкция, нормативная база и образец оформления.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек).
Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (в т.ч. раздел VI – «Вкладыш в трудовую книжку»).
Постановление Правительства РФ от № 841 «О порядке ведения трудовых книжек» (в части учёта и хранения бланков).
Методические рекомендации ФНС России по учёту и списанию бланков строгой отчетности (включая трудовые книжки и вкладыши).

Согласно пункту 32 раздела VI Приказа № 320н, вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки, поэтому его утрата или порча подлежит оформлению акта о списании, аналогично основному бланку.

Когда вкладыш считается испорченным

К испорченному вкладышу относятся случаи, когда:

Лист механически повреждён (разорван, надорван, имеет следы воды, огня, химических веществ).
Записи нечитаемы из-за smudges, пятен, выцветания чернил.
Обнаружены факты подделки или несанкционированного изменения данных.
Вкладыш потерян, но при этом имеется подтверждающий документ (акт о списании, журнал учёта) о том, что он был выдан сотруднику и впоследствии испорчен.

Если вкладыш просто заполнен некорректно (например, ошибочная запись), его не списывают, а вносят исправление согласно порядку внесения изменений в трудовую книжку (п. 31 Приказа № 320н). Списание применяется только к физически непригодным бланкам.

Порядок действий при списании испорченного вкладыша

Подготовка документов

Сам испорченный вкладыш (или его фрагменты, если он полностью уничтожен).
Журнал учёта трудовых книжек и вкладышей (форма Т-2 или аналогичная внутренняя форма).
Подтверждающий документ о выдаче вкладыша сотруднику (например, запись в личной карточке сотрудника, приказ о приёме на работу, либо выписка из журнала учёта).
Приказ руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (если такой приказ не издан ранее).

Составление акта о списании

Акт составляется в двух экземплярах: один остаётся в отделе кадров, второй – в бухгалтерии (или в службе, отвечающей за учёт бланков строгой отчетности).

Утверждение и хранение

Акт подписывает ответственный за ведение трудовых книжек (кадровик) и утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо (например, главный бухгалтер).
После подписания акт регистрируется в журнале учёта бланков строгой отчетности под номером, соответствующим списанному вкладышу.
Испорченный вкладыш (или его остатки) прилагаются к акту и хранятся в течение 5 лет со дня составления акта (в соответствии с требованиями к хранению документов по личному составу).

Образец акта о списании испорченного вкладыша в трудовую книжку

Ниже представлен типовой бланк акта. Вы можете скопировать его в свой внутренний шаблон, заменив выделенные места на актуальные данные.

АКТ О СПИСАНИИ И УНИЧТОЖЕНИЯ ИСПОРЧЕННОГО БЛАНКА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

г. _______________________ «___» __________ 20__ г.

Мы, undersigned:

 _____________________________ (ФИО, должность) – ответственный за ведение трудовых книжек;
 _____________________________ (ФИО, должность) – руководитель структурного подразделения (или иное уполномоченное лицо);
 _____________________________ (ФИО, должность) – главный бухгалтер (при наличии).

составили настоящий акт о том, что:

Основание для списания:
 – вкладыш к трудовой книжке № ____________, выданный сотруднику ______________________ (ФИО, табельный номер) согласно записи в журнале учёта трудовых книжек и вкладышей от «___» __________ 20__ г. (№ записи __________).

Состояние бланка:
 – вкладыш испорчен (описание повреждения: ________________________________________________);
 – записи на вкладыше нечитаемы / невозможно восстановить информацию.

Принятое решение:
 – списать испорченный вкладыш из учёта бланков строгой отчетности;
 – уничтожить вкладыш путем ______________________ (например, shredder, сжигание в присутствии комиссии).
Подтверждающие документы:
 – журнал учёта трудовых книжек и вкладышей, лист № __________, запись от «___» __________ 20__ г.;
 – копия приказа о выдаче вкладыша сотруднику (при наличии);
 – фото/скан испорченного вкладыша (прилагается к акту).

Ответственные лица:
 
 Ответственный за ведение трудовых книжек: ______________________ (подпись) ______________________ (расшифровка)
 Руководитель подразделения: ______________________ (подпись) ______________________ (расшифровка)
 Главный бухгалтер: ______________________ (подпись) ______________________ (расшифровка)
 

Дата составления акта: «___» __________ 20__ г.

Примечание: Один экземпляр акта остаётся в отделе кадров, второй – в бухгалтерии (или в службе, отвечающей за учёт бланков строгой отчетности). Испорченный вкладыш хранится вместе с актом в течение 5 лет.

При необходимости акт можно оформить в виде таблицы в Word или Excel, но обязательно сохранить все перечисленные реквизиты и подписи.

Особенности учёта и хранения после списания

После списания вкладыша в журнале учёта делается отметка «Списан» с указанием номера акта и даты.
Если у сотрудника имеется дубликат трудовой книжки, в котором отсутствует данный вкладыш, необходимо оформить новый вкладыш и внести его в журнал учёта.
Все акты о списании подлежат хранению в отделе кадров не менее 75 лет (согласно требованиям к хранению документов по личному составу).
При переходе на электронный документооборот (ЭДО) акты о списании можно сканировать и хранить в электронном архиве с обеспечением целостности и подлинности (ЭЦП, хэш‑контроль).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто выбросить испорченный вкладыш без акта?: Нет. Согласно законодательству, любое уничтожение бланков строгой отчетности должно быть документально подтверждено актом о списании. Иначе возникает риск признания действия незаконным и возможные штрафы;
Что делать, если вкладыш испорчен, но записи на нём всё ещё читаемы?: Если информация сохранена и может быть перенесена в новый вкладыш или дубликат трудовой книжки, старый вкладыш можно списать после переноса данных. Акт о списании составляется после завершения переноса.
Нужно ли уведомлять сотрудника о списании его вкладыша?: Обязательного уведомления трудового законодательства не требует, однако хорошей практикой является информирование сотрудника о том, что его вкладыш признан непригодным и выдан новый (если требуется).
Можно ли использовать один акт для списания нескольких вкладышей?: Да, если все вкладыши списываются по одной и той же причине (например, массовое повреждение при пожаре) и оформляются в одном акте, в котором перечисляются номера и данные каждого бланка.
Какие штрафы грозят за неправильное списание?: Нарушение порядка учёта и хранения трудовых книжек может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб. для организаций).

Списание испорченного вкладыша в трудовую книжку – это строго регламентированная процедура, направленная на сохранение достоверности учёта трудовой деятельности и соблюдение требований законодательства. Главные шаги:

Установить факт порчи и подготовить подтверждающие документы.
Составить акт о списании (обязательно с подписями ответственных лиц и описанием состояния бланка).
Зарегистрировать акт в журнале учёта бланков строгой отчетности.
Хранить акт и остатки испорченного вкладыша в течение установленного срока.

Следуя данной инструкции и используя приведённый образец акта, вы сможете избежать ошибок, минимизировать риски штрафов и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в вашей организации.

Статья подготовлена на основе нормативных актов, действующих на 23 мая 2026 года.