Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и служащий основанием для начисления пенсии, выплаты отпускных и иных социальных пособий. Иногда возникает необходимость «списать» (закрыть, аннулировать) трудовую книжку, выданную работодателем. В статье подробно рассмотрим, в каких случаях это делается, какие документы нужны и какие шаги следует выполнить.
Когда может потребоваться списание трудовой книжки?
- Утрата или порча книжки. Если документ утерян, сильно повреждён или исписан, его необходимо списать и оформить замену.
- Перевод в новый формат. С 2022 года в России вводятся электронные трудовые книжки. При переходе с бумажного формата в электронный старую книжку списывают.
- Смена работодателя при отсутствии возможности передать книжку. Если прежний работодатель отказывается вернуть книжку, её можно списать в органах Фонда труда.
- Неправильное оформление записей. При обнаружении ошибок, которые невозможно исправить штампом «Исправление», книжку списывают и оформляют новую.
- Увольнение по сокращению штата. При массовом увольнении иногда используют процедуру списания книжек, если их невозможно вернуть каждому сотруднику.
Правовая база
Списание трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 67, ст. 69, ст. 70).
- Постановление Правительства РФ от № 1973 «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России № 2н от «Об утверждении Положения о порядке перехода на электронные трудовые книжки».
Алгоритм списания трудовой книжки
Шаг 1. Сбор необходимых документов
Для списания вам понадобится комплект документов. Их список может слегка отличаться в зависимости от причины списания, но в большинстве случаев требуются:
- Заявление работника (образец ниже).
- Заявление работодателя (если книжка находится у него).
- Копия паспорта (страница с фотографией и регистрацией).
- Копия ИНН.
- Справка о потере/повреждении (если книжка утрачена или испорчена).
- Трудовой договор или его копия.
- Справка из отдела кадров о наличии записей в книжке.
- Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).
Шаг 2. Подготовка заявления
Пример заявления работника:
Заявление Я, ФИО, паспорт: серия ___ номер ___, выдан ________________, ИНН __________, прошу списать трудовую книжку, выданную мне работодателем ___________ (наименование организации), дата выдачи ___________, № ___________, в связи с __________ (указать причину: утрата, порча, переход на электронный формат и т.д.). Приложения: 1. Копия паспорта; 2. Справка о потере/повреждении; 3. Копия трудового договора; 4. Иные документы (перечислить). «___» ___________ 20__ г. _______________________ (подпись)
Шаг 3. Подача документов в отдел кадров
Если книжка находится у работодателя, вы передаёте заявление и комплект документов в отдел кадров. Работодатель в течение 5 рабочих дней оформляет акт списания и ставит подпись в журнале учета.
Шаг 4. Оформление акта списания
Акт списания подписывается обеими сторонами (работником и работодателем) и фиксируется в журнале учёта трудовых книжек. В акте указываются:
- Дата и место составления акта.
- Причина списания.
- Сведения о книжке (номер, дата выдачи, серия).
- Подписи ответственных лиц.
Шаг 5. Получение новой трудовой книжки (при необходимости)
Если вам требуется продолжить трудовую деятельность, вы можете оформить новую книжку. Для этого подайте заявление в отдел кадров с просьбой выдать новую книжку и приложите копию акта списания.
Переход на электронную трудовую книжку
С 2022 года в России активно внедряется электронный формат. Процедура списания бумажной книжки при переходе выглядит так:
- Работодатель регистрирует сотрудника в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК).
- Сотрудник получает уведомление о создании электронного профиля.
- В отделе кадров оформляется акт списания бумажной книжки и передаётся в Пенсионный фонд;
- После подтверждения в системе ЭТК, бумажная книжка считается аннулированной.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли списать трудовую книжку без согласия работодателя?
Нет. Трудовая книжка остаётся официальным документом работодателя. Списание возможно только при согласии обеих сторон или по решению государственных органов (например, в случае утраты, подтверждённой полицией).
Сколько времени занимает процесс списания?
В большинстве организаций процесс занимает от 3 до 10 рабочих дней, в зависимости от загруженности отдела кадров и наличия всех необходимых документов.
Нужна ли госпошлина за списание книжки?
Госпошлина не взимается, если книжка списывается в рамках трудовых отношений (утрата, порча, переход на электронный формат). Плата может потребоваться только при оформлении новой книжки в некоторых регионах.
Можно ли восстановить списанную книжку?
После официального списания книжка считается недействительной. Восстановить её можно только в виде новой книжки, а все записи переносятся в новый документ.
Какие последствия для пенсии, если книжка списана?
Списание книжки не влияет на ваш трудовой стаж, если все записи о периодах работы корректно перенесены в новую книжку или в электронный реестр. Пенсионный фонд получает информацию из ЕГРТ (Единого государственного реестра трудовых книжек).
Полезные рекомендации
- Сохраняйте копии всех документов, связанных со списанием, в личном архиве.
- Проверяйте, что в акте списания указаны все записи, которые уже есть в книжке.
- Если книжка утеряна, сразу сообщите в полицию и получите справку о заявлении об утрате – она ускорит процесс списания.
- При переходе на электронный формат регулярно проверяйте свой профиль в системе ЭТК, чтобы убедиться, что все данные корректны.
- Не откладывайте оформление новой книжки, если планируете менять работу – отсутствие трудовой книжки может затруднить трудоустройство.
Списание трудовой книжки – процесс, требующий внимательного подхода и соблюдения законодательных требований. Правильное оформление документов, согласование с работодателем и, при необходимости, переход на электронный формат помогут избежать проблем с подтверждением трудового стажа и получением социальных выплат.
Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в подготовке документов, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашего предприятия.
Дата публикации: