Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовой стаж и необходимым при оформлении пенсии, пособий по безработице и других социальных выплат. Для индивидуального предпринимателя (ИП) запись о своей трудовой деятельности в книжке делается так же, как и для любого другого работника – только в роли работодателя и работника выступает одно и то же лицо.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязанность работодателя вести трудовую книжку работника.
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – регламентирует порядок заполнения граф.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – подтверждает необходимость документального подтверждения трудовой деятельности при расчёте страховых взносов.

Согласно этим нормам, ИП, осуществляя трудовую деятельность в отношении самого себя, обязан:

1. Оформить трудовой договор с самим собой (можно оформить в виде внутреннего приказа о приёме на работу).
2. Внести запись о приёме на работу в трудовую книжку.
3. При увольнении (например, при переходе на другую форму деятельности или выходе на пенсию) сделать запись об увольнении.

Подготовка документов

Прежде чем вносить запись, подготовьте:

• Трудовую книжку (бумажную или электронную – если вы ведёте ЭТК).
• Приказ о приёме на работу (можно оформить в произвольной форме, но обязательно с указанием даты, номера приказа, ФИО ИП, должности и условий труда).
• Печать ИП (если она есть) – ставится в графе 4 «Подпись работодателя и печать». Если печати нет, достаточно подписи.
• Ручка с синей или чёрной пастой (запрещено использовать карандаш).

Пошаговая инструкция по внесению записи о приёме на работу

1. Определите номер записи. Если трудовая книжка пустая, первая запись получает номер 1. Если уже есть записи, продолжайте нумерацию.
2. Заполните графу 1 – «Номер записи». Впишите порядковый номер (например, 1).
3. Заполните графу 2 – «Дата записи». Укажите дату, когда вы подписали приказ о приёме на работу (формат: ДД.ММ.ГГГГ).
4. Заполните графу 3 – «Сведения о работе». Здесь указываеться:
   • Наименование организации – в случае ИП пишется Индивидуальный предприниматель [ФИО полностью] (например, Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович).
   • Должность, которую вы занимаете (например, Генеральный директор, Менеджер по продажам или просто Индивидуальный предприниматель).
   • Вид деятельности – можно кратко указать основной ОКВЭД (например, Оптовая торговля продуктами питания (ОКВЭД 46.39)).
5. Заполните графу 4 – «Подпись работодателя и печать».
   • Подпись ставит сам ИП (как работодатель).
   • Если у ИП есть печать – отпечатайте её рядом с подписью. Если печати нет, достаточно только подписи.
6. Подтвердите запись. После внесения данных проверьте их на соответствие приказу о приёме на работу и отсутствие ошибок.

Образец заполнения записи о приёме на работу ИП самому себе

Примечание: Если вы ведёте электронную трудовую книжку (ЭТК), запись вносится в личном кабинете на портале «Работа в России» либо через вашего страховщика (СФР). Поля заполняются аналогично, а подпись заменяется электронной подписью ИП.

Как внести запись об увольнении (если потребуется)

При прекращении трудовой деятельности (например, переход на другую форму занятости или выход на пенсию) необходимо сделать запись об увольнении:

1. Графа 1 – следующий номер после последней записи о работе.
2. Графа 2 – дата увольнения (дата приказа об увольнении).
3. Графа 3 – формулировка: «Уволен по собственному желанию» (или иное основание, например, «В связи с прекращением деятельности индивидуального предпринимателя»).
4. Графа 4 – подпись работника (ваша собственная подпись) и печать ИП (если есть).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заверять запись у нотариуса?

Нет. Запись в трудовой книжке заверяется подписью работодателя (в данном случае – ИП) и печатью организации. Нотариальное заверение не требуется.

Можно ли сделать запись задним числом?

Запись должна соответствовать фактической дате приёма на работу, указанной в приказе. Запись задним числом считается недостоверной и может повлечь отказ в назначении пенсии.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о работе у другого работодателя?

Просто продолжайте нумерацию. Каждая новая запись получает следующий номер, независимо от того, кем вы были ранее трудоустроены.

Нужно ли вести отдельную трудовую книжку для каждого вида деятельности?

Нет. Одна трудовая книжка отражает всю трудовую деятельность гражданина, независимо от количества работодателей или форм занятости.

Полезные советы

• Храните приказ о приёме на работу вместе с трудовой книжкой – он послужит подтверждением записи в случае проверки ПФР или СФР.
• При переходе на электронную трудовую книжку сохраните скан или фото бумажной книжки с последними записями – это может понадобиться при восстановлении данных.
• Если вы планируете получать страховую пенсию по старости, проверьте, чтобы все периоды вашей деятельности были отражены в трудовой книжке (или в соответствующих справках от СФР).
• При внесении исправлений следуйте правилам, указанным в Приказе Минтруда № 320н: ошибочную запись признать недействительной, внести правильную и указать реквизиты документа, на основании которого внесено исправление.

Запись в трудовой книжке индивидуального предпринимателя самому себе – это обязательная процедура, подтверждающая ваш трудовой стаж и позволяющая получать социальные гарантии. Процесс прост: оформите приказ о приёме на работу, заполните четыре графы трудовой книжки согласно образцу, поставьте подпись и печать (если есть). Соблюдая указанные правила и рекомендации, вы избежите ошибок и обеспечите корректное отражение своей трудовой деятельности в государственных реестрах.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам по кадрам или в местное отделение Социального фонда России, где вам помогут оформить документы правильно.