С 1 января 2021 года в России началось массовое внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот процесс постепенно заменяет традиционные бумажные трудовые книжки на цифровые аналоги, которые ведутся в единой государственной информационной системе. Однако не все работники перешли на электронный формат, и в некоторых случаях работодателю или самому гражданину может потребоваться официальный документ, подтверждающий отсутствие у человека электронной трудовой книжки. Эта статья подробно разберет, что такое справка об отсутствии ЭТК, в каких случаях она нужна и как её правильно получить.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционного документа, которая ведётся в Единой государственной информационной системе социального обеспечения (ЕГИСС). В ней автоматически фиксируются все сведения о трудовой деятельности гражданина: приём на работу, увольнение, данные о работодателе, должность, заработок и т.д.

Важно помнить:

• С 1 января 2023 года форма справки 182-н отменена. Все данные о трудовой деятельности и стаже теперь хранятся в СФР (Социальном фонде России).
• Если у гражданина есть ЭТК, то бумажная трудовая книжка не выдаётся (если она не была утеряна или испорчена ранее).
• Право на получение сведений о трудовой деятельности имеют как сам работник, так и его работодатель (с согласия работника).

Когда может понадобиться справка об отсутствии ЭТК?

Такой документ требуется в ситуациях, когда третья сторона (например, новый работодатель, банк, вуз или государственный орган) должна убедиться, что у человека не ведётся электронная трудовая книжка. Распространённые случаи:

1. При устройстве на работу. Новый работодатель, принимая человека на должность, должен проверить, не ведётся ли у него ЭТК в ЕГИСС. Если ЭТК нет, это нужно документально подтвердить.
2. Для оформления пенсии или социальных выплат. В СФР могут запросить подтверждение, что у заявителя отсутствует электронный документ, чтобы корректно сформировать его страховой стаж на основе других данных.
3. При оформлении кредита или ипотеки. Банки часто запрашивают справку о трудовой деятельности. Если ЭТК нет, требуется подтверждающий документ.
4. Для поступления в учебное заведение (особенно на бюджет). Некоторые вузы требуют подтверждение трудового стажа абитуриентов.
5. В иных случаях, когда требуется официальное подтверждение факта отсутствия электронной трудовой книжки у конкретного лица.

Кто и где может выдать справку об отсутствии ЭТК?

Выдать официальный документ, подтверждающий отсутствие ЭТК у гражданина, может только уполномоченный орган, имеющий доступ к ЕГИСС. Это:

• Предыдущий работодатель (если человек уже работал и у него не была открыта ЭТК).
• Территориальный орган Пенсионного фонда России (СФР).
• Многофункциональный центр (МФЦ) «Мои документы» (как посредник для обращения в СФР).
• Через портал Госуслуг (в электронном виде, если у пользователя есть подтверждённая учётная запись).

Важно! Сам гражданин не может получить такую справку напрямую в СФР, если у него никогда не было трудовой деятельности. В этом случае справку об отсутствии ЭТК может выдать только работодатель, который проверил информацию в системе.

Как получить справку: пошаговая инструкция

Шаг 1: Определите, кто должен выдать справку

Если у вас уже был работодатель после 2021 года, обращайтесь к нему. Если вы никогда не работали или ваш последний работодатель не внесён в ЕГИСС, справку может выдать СФР (но только при наличии у вас хотя бы одного периода работы, учтённого в системе).

Шаг 2: Подготовьте заявление

Обращение должно быть письменным. В заявлении укажите:

• ФИО полностью, дату и место рождения, СНИЛС.
• Адрес регистрации и/или проживания.
• Чёткую просьбу: «Прошу выдать справку об отсутствии у меня электронной трудовой книжки в ЕГИСС».
• Дату и подпись.

Шаг 3: Подайте документ

Способы подачи:

1. Через работодателя. Передайте заявление в отдел кадров. Работодатель обязан проверить информацию в системе и выдать справку (обычно по внутреннему образцу).
2. В отделение СФР. Лично с паспортом и СНИЛС или через представителя по доверенности.
3. Через МФЦ. С паспортом и СНИЛС. МФЦ передаст запрос в СФР.
4. Через портал Госуслуг. В разделе «Справки и документы» → «Трудовая деятельность и стаж». Услуга доступна при наличии подтверждённой учётной записи.

Шаг 4: Получите документ

Срок изготовления — до 5 рабочих дней. Справка выдаётся на бланке установленной формы (обычно свободной) и должна содержать:

• Наименование документа («Справка об отсутствии электронной трудовой книжки»).
• Дату выдачи и реквизиты организации.
• ФИО гражданина, СНИЛС.
• Формулировку: «В Единой государственной информационной системе социального обеспечения (ЕГИСС) электронная трудовая книжка на [ФИО] не заведена» или аналогичную.
• Подпись ответственного лица и печать организации.

Что делать, если справку отказались выдать?

Если в СФР или у работодателя есть сведения о вас в ЕГИСС, они обязаны выдать справку с указанием этих сведений (т.е. факт наличия ЭТК). Отказ выдать справку об отсутствии ЭТК, если система её не содержит, является незаконным. В этом случае можно:

1. Написать жалобу в вышестоящий орган (например, в центральное управление СФР).
2. Обратиться в Роструд или прокуратуру.
3. Подать исковое заявление в суд о понуждении к выдаче документа.

Справка об отсутствии электронной трудовой книжки — это важный документ для подтверждения того, что ваша трудовая деятельность не фиксируется в государственной цифровой системе. Её получение не сложно, но требует понимания, кто уполномочен её выдать. Помните, что с 2023 года все данные о стаже и заработке хранятся в СФР, поэтому для большинства операций (пенсия, пособия) достаточно запроса в этот фонд. Однако для трудоустройства справка об отсутствии ЭТК часто остаётся необходимым документом, который должен быть у вас на руках.

Примечание: Информация в статье актуальна на 22 мая 2026 года. Всегда уточняйте актуальные требования в местном отделении СФР или у работодателя, так как процедуры могут корректироваться.