Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ начавшийся в 2020 году‚ бумажный вариант остается актуальным. Работодатель по-прежнему несет строгую ответственность за ведение‚ учет и сохранность этих документов. В этой статье мы подробно разберем‚ какие сроки хранения трудовых книжек установлены законодательством‚ как они зависят от года окончания делопроизводства и какие нормативные акты регулируют этот процесс.
Нормативная база: кто и как устанавливает сроки?
Основными документами‚ регламентирующими порядок и сроки хранения трудовых книжек‚ являются:
- Приказ Минтруда России от № 320н, утверждает актуальные формы‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них. Новые правила вступили в силу с 1 сентября 2021 года.
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — устанавливает конкретные сроки хранения архивных документов‚ в т.ч; документов по личному составу.
- Перечень типовых управленческих архивных документов (утвержден Приказом Росархива) — детализирует сроки хранения различных категорий документов.
Важно отметить‚ что Приказ Минтруда № 320н имеет ограниченный срок действия — до 1 сентября 2027 года‚ однако установленные им правила хранения и учета остаются обязательными для исполнения всеми работодателями вплоть до его отмены или замены.
Сколько лет хранить трудовые книжки?
Сроки хранения трудовых книжек и вкладышей в них напрямую зависят от даты окончания делопроизводства по конкретному документу. Законодательство разделяет документы на две большие категории в зависимости от того‚ когда сотрудник уволился и забрал свою книжку (или когда невостребованная книжка была передана в архив).
Документы‚ с которыми делопроизводство окончено до 1 января 2003 года
Если трудовая книжка была оформлена‚ заполнена и закрыта (сотрудник уволен) до 1 января 2003 года‚ она относится к документам по личному составу‚ попадающим под действие старых архивных правил. Срок хранения таких трудовых книжек составляет:
75 лет
Документы‚ с которыми делопроизводство окончено после 1 января 2003 года
Для документов по личному составу‚ законченных делопроизводством после 1 января 2003 года (включая все текущие и будущие записи)‚ применяются новые нормы Федерального закона № 125-ФЗ. Срок хранения таких трудовых книжек составляет:
50 лет
Хранение Книги учета движения трудовых книжек (КУТК)
Трудовые книжки сами по себе — это лишь полдела. Не менее важным документом является Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (КУТК). Именно в этот журнал вносятся записи о приеме книжек от сотрудников при трудоустройстве и о их выдаче при увольнении.
Согласно архивному законодательству и актуальным требованиям на 2025 и последующие годы‚ КУТК и вкладыши в них подлежат хранению в течение срока:
50 лет (для записей после 2003 года) / 75 лет (для записей до 2003 года)
Таким образом‚ книга учета имеет такой же срок хранения‚ как и сами трудовые книжки. Уничтожить этот журнал можно только после того‚ как истечет срок хранения самой «старой» записи в нем.
Невостребованные трудовые книжки: что делать?
Часто возникают ситуации‚ когда сотрудник при увольнении не забирает свою трудовую книжку (например‚ из-за конфликта‚ переезда или болезни). В таком случае работодатель не имеет права просто выбросить или уничтожить документ.
Согласно пункту 41 Приказа Минтруда 320н от 19 мая 2021 года‚ невостребованные трудовые книжки должны храниться в организации в течение:
- 50 лет — если увольнение состоялось после 1 января 2003 года.
- 75 лет — если увольнение состоялось до 1 января 2003 года.
По истечении этих сроков невостребованные трудовые книжки могут быть уничтожены на основании специального акта о выделении к уничтожению документов‚ не подлежащих хранению.
Правила хранения трудовых книжек в организации
Сроки хранения — это не единственное‚ о чем должен помнить работодатель. Важно также соблюдать физические условия хранения. Требования к хранению трудовых книжек прописаны в Приказе Минтруда № 320н и включают следующие обязательные пункты:
- Наличие надежного сейфа или запирающегося шкафа. Трудовые книжки‚ вкладыши в них и бланки строгой отчетности должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.
- Ограничение доступа. Доступ к месту хранения должны иметь только уполномоченные лица (как правило‚ это специалист отдела кадров или бухгалтер‚ на которого возложены обязанности по ведению трудовых книжек).
- Выдача только под роспись. Выдача трудовой книжки на руки работнику (или бланка для заполнения) фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек с обязательной подписью получателя.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и их хранение
С 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек. Работники получили право выбора: остаться на бумажном варианте‚ перейти на электронный или вести оба формата одновременно.
Однако переход на ЭТК не отменяет необходимости хранения бумажных трудовых книжек по желанию работника. Если сотрудник сохранил бумажную книжку‚ работодатель обязан продолжать ее вести и хранить по всем правилам‚ описанным выше. Сроки хранения бумажных вариантов остаются неизменными (50 или 75 лет в зависимости от года).
Краткая шпаргалка по срокам хранения
- Делопроизводство окончено до → Хранить 75 лет.
- Делопроизводство окончено после → Хранить 50 лет.
- Книга учета движения трудовых книжек (КУТК) → Хранить 50/75 лет (в зависимости от периода записей).
- Невостребованные книжки → Хранить 50/75 лет с последующим уничтожением по акту.
Соблюдение сроков и правил хранения трудовых книжек — это не просто формальность‚ а обязанность работодателя‚ закрепленная в Трудовом кодексе РФ и Приказе Минтруда № 320н. Нарушение этих правил (включает утрату‚ порчу или преждевременное уничтожение документов) грозит организации серьезными штрафами от трудовой инспекции‚ а в случае судебных разбирательств с бывшими сотрудниками — еще и компенсацией морального вреда и восстановлением стажа.
Всегда сверяйтесь с актуальным перечнем архивных документов и помните: если есть сомнения по поводу срока хранения конкретной трудовой книжки‚ безопаснее сохранить ее дольше‚ чем уничтожить преждевременно.