Одним из ключевых вопросов кадрового делопроизводства является организация долгосрочного хранения трудовых книжек. Неправильное соблюдение сроков может привести к административной ответственности. Данная статья подробно разбирает, сколько лет и при каких условиях необходимо хранить бумажные трудовые книжки и сопутствующие документы, основываясь на действующем законодательстве РФ.
Основной нормативный документ
Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек установлены Постановлением Правительства РФ от № 225. Именно этот документ является основополагающим для определения сроков. Важное дополнение вносит Приказ Минтруда России от № 320н, утвердивший Перечень типовых управленческих архивных документов, который также регулирует сроки хранения.
Ключевой принцип: деление по дате завершения делопроизводства
Срок хранения напрямую зависит от того, когда кадровое дело с трудовой книжкой было завершено (т.е. когда работник был уволен). Это деление на два периода — главное, что нужно запомнить.
Таблица: Сроки хранения в зависимости от даты завершения дела
| Дата завершения кадрового дела (увольнение работника) | Срок хранения трудовой книжки | Основание |
|---|---|---|
| До 1 января 2003 года (включительно) | 75 лет с даты завершения дела | П. 449 Перечня (Приказ Росархива № 236), сложившаяся практика |
| После 1 января 2003 года | 50 лет с даты завершения дела | П. 449 Перечня (Приказ Росархива № 236), п. 6.2 Правил № 225 |
Важный нюанс: Согласно разъяснениям, все документы по личному составу, созданные после 2003 года, в отношении которых Приказом Росархива установлен срок хранения 75 лет, должны храниться в организации 50 лет, после чего передаваться в государственный архив. Это касается и трудовых книжек.
Что хранится вместе с трудовой книжкой?
В кадровом деле, подлежащем длительному хранению, находятся не только сама книжка. К нему прилагаются:
- Заявление работника на выдачу/оформление трудовой книжки.
- Приказы о приеме, переводе, увольнении (оригиналы или заверенные копии).
- Документы, на основании которых вносились записи (например, копия приказа об отпуске для записи об отпуске).
- Все листы вкладышей (если они использовались).
Все эти документы хранятся в течение того же срока, что и основная трудовая книжка (50 или 75 лет).
Хранение книги учета движения трудовых книжек (КУТК)
Это отдельный журнал, в котором фиксируется выдача, получение и движение каждой трудовой книжки. Срок его хранения также составляет 75 лет (п. 449 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России параллельно существуют бумажный и электронный форматы. Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится бессрочно в информационной системе СЗВ-ТД. Однако если работник получил бумажную книжку (по заявлению), то на нее распространяются все те же правила хранения (50/75 лет). Организация обязана вести учет и хранение именно выданных ей бумажных экземпляров.
Кто отвечает и где хранить?
Ответственность за правильное ведение, учет и хранение трудовых книжек лежит на работодателе (организации) и конкретно на отделе кадров.
- Хранить трудовые книжки уволенных сотрудников необходимо в отделе кадров отдельно от действующих сотрудников (как правило, в сейфе или отдельном архивохранилище).
- По истечении срока хранения (50 или 75 лет) документы передаются в государственный архив (на основании описи).
- Невостребованные трудовые книжки (когда работник не забрал их после увольнения) хранятся по тому же сроку — 50/75 лет (п. 449 Перечня).
Ответственность за нарушение сроков хранения
Нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы могут быть значительными:
- Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, утрата документов может привести к сложностям при расчете пенсионных выплат для бывшего работника.
Краткий итог и алгоритм действий для кадровика
- Определите дату завершения делопроизводства по каждому сотруднику (дата его увольнения).
- Если увольнение было до , храните дело 75 лет.
- Если увольнение было после , храните дело 50 лет.
- Храните все приказы, заявления и вкладыши в том же деле, что и трудовую книжку.
- Ведите Книгу учета движения трудовых книжек (КУТК) со сроком хранения 75 лет.
- Организуйте отдельное, безопасное хранение для дел уволенных сотрудников.
- По истечении срока подготовьте документы для передачи в государственный архив.
Статья составлена на основе анализа Постановления Правительства РФ № 225, Приказа Минтруда № 320н и разъяснений архивных органов. Рекомендуется уточнять детали в своей организации у юриста или в архивном отделе.