Вопрос о том, до какого числа необходимо подать заявление о выдаче (или продолжении ведения) бумажной трудовой книжки, актуален для работников и кадровых служб. Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, практические рекомендации и примеры оформления заявления для разных ситуаций (переход на электронную трудовую книжку, запрос о выдаче бумажного варианта, продление ведения бумажной книжки и т.д.).
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66.1 (право работника выбрать форму ведения трудовой книжки: бумажная или электронная).
- Приказ Минтруда России от № 14-2/В-260 – порядок выдачи бумажной трудовой книжки при переходе на электронный учёт.
- Письмо Минтруда от – разъяснения по срокам предоставления сведения о трудовой деятельности.
- КонсультантПлюс, Гарант.Ру – практические комментарии и образцы заявлений.
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник может в любой момент подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Закон не устанавливает жёсткого календарного срока для подачи такого заявления, однако на практике существуют рекомендации и внутренние нормативы работодателя, которые определяют, до какого числа следует подать документ, чтобы избежать задержек в выдаче бумажной трудовой книжки.
Общее правило
После получения заявления работника о выдаче бумажной трудовой книжки (или о продолжении её ведения) работодатель обязан:
- выдать работнику бумажную трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления;
- внести запись о выдаче (или о продолжении ведения) в электронную форму ЕФС-1.
Это правило закреплено в письме Минтруда от и подтверждается практикой КонсультантПлюс.
Когда подавать заявление, чтобы получить книжку вовремя?
Если работнику нужна бумажная трудовая книжка к определённому числу (например, к дате увольнения, к началу нового места работы или к подаче документов в государственные органы), то заявление следует подать за три рабочих дня до нужной даты. Пример:
- Требуется получить книжку до 10 июня 2026 г. → подать заявление не позднее 5 июня 2026 г. (учётом выходных и праздников).
Специфика переходного периода (2024‑2026 гг.)
В связи с постепенным переводом на электронные трудовые книжки многие организации устанавливают внутренние сроки для подачи заявлений о выборе бумажного варианта. На практике часто встречаются следующие рекомендации:
- До 31 октября текущего года – срок, рекомендованный многими кадровиками для подачи заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки на следующий год. Это связано с необходимостью внесения изменений в учётные системы и подготовки бланков.
- До 31 декабря – крайний срок для тех, кто планирует перейти на электронную форму с начала следующего календарного года.
Эти даты не являются законодательно обязательными, но помогают избежать задержек в работе кадровой службы.
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если работник желает перейти на электронный учёт, он также подаёт заявление. После его получения работодатель обязан:
- внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней;
- выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки (если он просит её оставить) в тот же срок.
Закон не устанавливает конкретного календарного предела для подачи такого заявления, однако для удобства учёта рекомендуется подавать его до начала отчётного периода (например, до 1 января или до 1 июля).
Пример формулировки заявления о переходе на ЭТК
Я, Фамилия И.О., работающий в должности должность в подразделении название, прошу перевести мою трудовую книжку на электронный вид с «___» __________ 20__ г.. При этом прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку в соответствии с требованиями ст. 66.1 ТК РФ.
Подпись: _____________
Как правильно оформить заявление
Заявление может быть написано в произвольной форме, но лучше соблюдать следующий структурированный вид:
- Шапка: наименование организации, ФИО сотрудника, его должность и подразделение.
- Название документа: «Заявление о выдаче (продолжении ведения) бумажной трудовой книжки» либо «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку».
- Текст просьбы: чётко указать, что именно требуется (выдать книжку, продолжить ведение, перейти на ЭТК и т.д.) и желаемую дату получения документа.
- Ссылка на нормативный акт: указать ст. 66.1 ТК РФ и/или письмо Минтруда от .
- Дата и подпись.
При необходимости заявление можно оформить в виде электронного документа (например, в корпоративной системе ЭДО) – в этом случае дата подачи считается моментом отправки электронного письма или загрузки в систему.
Практические рекомендации для работников и кадровых служб
Для работников
- Определите, к какому числу вам нужна бумажная трудовая книжка.
- Отсчитайте три рабочих дня назад (учётом выходных и праздников) – это крайний срок подачи заявления.
- Сохраните копию заявления (например, скриншот отправленного письма или заверенную копию).
- Если вы планируете перейти на электронную форму, укажите в заявлении просьбу о выдаче бумажного варианта на руки – это позволит вам иметь оба варианта одновременно.
Для кадровых служб
- Ведите журнал регистрации incoming заявлений (даже если ТК РФ не обязывает, это упрощает контроль сроков).
- Автоматизируйте напоминания: задайте в системе задачу на выдачу книжки через три рабочих дня после даты получения заявления.
- При массовом переходе на ЭТК планируйте подачу заявлений сотрудников заранее (например, до 1 октября текущего года) – это позволит равномерно распределить нагрузку.
- Храните образцы заявлений и инструкции в доступном для сотрудников месте (интранет, внутренний портал).
Законодательно конкретного календарного числа для подачи заявления о выдаче бумажной трудовой книжки не установлено. Однако на практике следует ориентироваться на правило «не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления» для выдачи документа. Поэтому, чтобы получить трудовую книжку к нужной дате, заявление необходимо подать за три рабочих дня до этой даты.
В переходный период (2024‑2026 гг.) многие организации рекомендуют подавать заявления о продолжении ведения бумажной книжки до 31 октября текущего года, а о переходе на электронную форму – до конца календарного года. Соблюдение этих сроков обеспечивает своевременное оформление документов и минимизирует риски задержек в работе кадровой службы.
Соблюдая изложенные рекомендации и используя предложенный шаблон заявления, вы сможете оперативно решить вопрос о выдаче или продолжении ведения бумажной трудовой книжки, а также о переходе на электронный учёт без лишних задержек.