Вопрос о сроке внесения сведений о приёме сотрудника в трудовую книжку часто возникает у руководителей и кадровых специалистов․ Ответ зависит от нескольких факторов: даты начала ведения трудовой книжки, формы оформления (бумажная или электронная), наличия приказа или трудового договора, а также от того, когда именно сотрудник начал фактически работать․ Ниже собраны актуальные нормы и практические рекомендации, подкреплённые материалами КонсультантПлюс и другими официальными источниками․
Общие сроки внесения записи
Согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Министерства труда, запись о приёме на работу должна быть произведена в течение определённого срока после того, как сотрудник начал работать․ Ниже перечислены основные варианты:
5 рабочих дней
- Наиболее распространённый срок – не более 5 рабочих дней после заключения трудового договора или issuance приказа о приёме․
- Этот срок подчёркивается в большинстве нормативных актов (в т․ч․ в материалах КонсультантПлюс и на сайте ibuhgalter․net)․
- Если приказ о приёме не издавался, запись вносится на основании самого трудового договора в течение тех же 5 рабочих дней․
Недельный срок
- Для некоторых категорий записей (например, при оформлении новых записей в уже существующей книжке после ) установлен недельный срок – до 7 календарных дней с даты приказа или подписания договора․
- Этот срок часто упоминается в консультациях по кадровому делопроизводству․
7 календарных дней
- В отдельных рекомендациях (например, в журнале Раённы веснік) указано, что запись должна быть сделана не позднее 7 календарных дней со дня приема сотрудника․
- Этот срок применяется, когда требуется более длительное время на подготовку документальныхформ․
Срок после увольнения
При увольнении запись о прекращении трудового договора вносится в день увольнения․ Это важно для правильного отражения трудовой истории сотрудника․
Особенности внесения записей в старую и новую трудовую книжку
Если трудовая книжка была заведена до , в неё необходимо вносить записи, а не оформлять новую․ При отсутствии свободных строк в разделе «Сведения о работе» оформляется вкладыш, который привязывается к той же книжке․
- Вкладыш оформляется в том же стиле, что и основной раздел․
- После заполнения всех страниц книжка может быть продлена ещё одним вкладышем, но только в соответствии с установленными нормами․
Практический алгоритм внесения записи
- Сбор документов: проверьте наличие приказа о приёме или подписанного трудового договора․
- Определение срока: посчитайте 5 рабочих дней (или недельный срок) с даты начала работы/приказа․
- Выбор места записи: в книжке найдите свободную строку в разделе «Сведения о работе»․ При отсутствии места – подготовьте вкладыш․
- Заполнение записи: введите данные в соответствии с шаблоном (ФИО, должность, дата приёма, номер приказа и т․д․)․
- Проверка: убедитесь, что запись соответствует требованиям трудового законодательства и подписана уполномоченным лицом․
- Подтверждение сотруднику: при необходимости предоставьте копию записи сотруднику для его справки․
Что делать, если запись не была сделана в срок?
Если по какой‑то причине запись в трудовую книжку не была произведена в установленный срок, следует:
- Немедленно внести данные, как только они станут доступными․
- Сделать отметку о причине задержки (например, отсутствие приказа, болезнь сотрудника и т․п․)․
- При необходимости оформить дополнительный вкладыш и зафиксировать дату фактического внесения․
Таким образом, срок внесения записи в трудовую книжку после приема обычно составляет не более 5 рабочих дней, но в ряде случаев допускается недельный (до 7 календарных дней) срок․ Важно учитывать особенности оформления старой книжки, наличие вкладышей и требования к своевременному документальному оформлению․ Соблюдение этих норм помогает избежать штрафов, упростить кадровое документооборота и обеспечить прозрачность трудовой истории каждого сотрудника․
Для более детального ознакомления с примерами заполнения и актуальными нормативными актами рекомендуем обращаться к ресурсам КонсультантПлюс, Роструд и специализированным сайтам, где регулярно публикуются образцы и разъяснения․