В 2026 году в России завершён переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК), и правила выдачи трудовых книжек стали чётко регламентированы Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Пенсионного фонда․ Многие работники и работодатели сталкиваются с вопросом: когда именно должны выдать трудовую книжку после подачи заявления? Ответ зависит от цели заявления — увольнение, перевод на ЭТК, получение выписки или иные действия․ Ниже — подробное руководство по всем случаям․
Выдача трудовой книжки при увольнении
Это самый распространённый и строго регламентированный случай․ Согласно статье 84․1 Трудового кодекса РФ и разъяснениям Минтруда, работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника․
- Когда именно?, В день окончания трудового договора (последний рабочий день)․
- Что включает? — Полностью заполненная книжка с записью об увольнении, все внесённые ранее сведения, печать организации и подпись ответственного лица․
- Что делать, если сотрудник не явился? — Работодатель должен направить уведомление о необходимости явиться за книжкой․ Если сотрудник не забирает книжку в течение 3 дней после уведомления, работодатель не несёт ответственности за хранение документа․
Важно! Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении — нарушение закона․ За это работодатель может быть оштрафован (ст․ 5․27 КоАП РФ), а сотрудник вправе требовать компенсации за вынужденный прогул․
Выдача трудовой книжки при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если сотрудник подаёт заявление о переходе с бумажной трудовой книжки на электронную, работодатель обязан выполнить следующие действия:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись: «Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 Трудового кодекса РФ»․
- Заверить эту запись печатью и подписью․
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления․
Почему именно 3 дня? Это установлено пунктом 4 статьи 66․1 ТК РФ и подтверждено Пенсионным фондом РФ․ После получения книжки работник может передать её в ПФР для формирования ЭТК, либо хранить её как архивный документ․
Важно: Если сотрудник впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, у него не может быть бумажной трудовой книжки — только ЭТК․ В этом случае работодатель не выдаёт книжку, а сразу формирует электронную запись в ПФР․
Выдача трудовой книжки по запросу для получения кредита, визы или иных целей
Если сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче трудовой книжки не для увольнения, а, например, для предоставления в банк, визовый центр, органы соцзащиты и т․п․, работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления․
Это требование закреплено в пункте 2 статьи 62 ТК РФ и подтверждено Письмом Минтруда от № 14-1/ООГ-2187․
- Заявление должно быть письменным, устная просьба не является основанием для выдачи․
- Работодатель может выдать книжку с копией записи (если сотрудник не хочет отдавать оригинал)․
- Если книжка выдаётся на руки, работодатель должен оформить акт приёма-передачи с подписями обеих сторон․
Выдача выписки из трудовой книжки
Если сотрудник не хочет отдавать оригинал трудовой книжки, он может запросить выписку — официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности․
Работодатель обязан подготовить и выдать выписку в течение 3 рабочих дней с момента получения письменного заявления․
Выписка оформляется на бланке, утверждённом ПФР, и содержит:
- ФИО, дату рождения;
- все места работы с датами;
- должности;
- основания прекращения трудовых отношений․
Выписка заверяется печатью и подписью руководителя․ Она имеет такую же юридическую силу, как и оригинал трудовой книжки․
Оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве
Согласно статье 65 ТК РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку новому сотруднику в день трудоустройства, если у него её ещё нет․
Если сотрудник устраивается впервые после 1 января 2021 года, ему оформляется только электронная трудовая книжка․ Бумажная книжка не выдаётся и не может быть оформлена․
Для оформления ЭТК работодатель должен:
- Зарегистрировать сотрудника в системе ПФР;
- Подать сведения в ЕФС-1 (форма сведений о трудовой деятельности) не позднее следующего рабочего дня после приёма на работу;
- Оформить ьный лист ЭТК в личном кабинете ПФР․
Если сотрудник ранее работал и имел бумажную книжку, её нужно принести и внести данные в ЭТК․
Что делать, если работодатель не выдаёт книжку в срок?
Если работодатель нарушает сроки выдачи трудовой книжки, сотрудник имеет право:
- Направить письменную претензию с требованием выдать документ в установленный срок;
- Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой;
- Подать иск в суд о взыскании компенсации за вынужденный прогул (ст․ 234 ТК РФ) и морального вреда․
Пример: Сотрудник уволился 15 мая, а книжку получил только 20 мая․ За 5 дней задержки он может требовать компенсацию в размере среднего заработка за каждый день простоя․
Особенности 2026 года: окончание переходного периода
С 1 января 2026 года в России завершён переходный период․ Это означает:
- Все работники, устроившиеся до 2021 года, могут выбрать: хранить бумажную книжку или перейти на ЭТК․
- Новые сотрудники — только ЭТК․ Бумажные книжки им не выдаются․
- Работодатели обязаны вести только ЭТК для новых работников и обеспечивать передачу данных в ПФР в срок․
- Бумажные книжки, выданные до 2021 года, остаются действительными и могут использоваться для подтверждения стажа․
Чтобы не допустить нарушений, запомните главные сроки:
- В день увольнения — выдача трудовой книжки при увольнении․
- В течение 3 рабочих дней — выдача книжки при переходе на ЭТК, при запросе для визы/кредита, при запросе выписки․
- В день трудоустройства, оформление первой трудовой книжки (только ЭТК для новых сотрудников)․
- На следующий рабочий день — подача сведений в ПФР при первом трудоустройстве․
Важно помнить: Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку ни при каких обстоятельствах — ни за несданный отчёт, ни за неоплаченный штраф, ни за задолженность по имуществу․ Это прямое нарушение Трудового кодекса․
Если вы — работник — не получаете книжку в срок, действуйте: пишите заявление, обращайтесь в Роструд, защищайте свои права․ Если вы — работодатель — соблюдайте сроки: это не просто формальность, а закон, за нарушение которого предусмотрены штрафы и судебные иски․
С 2026 года цифровизация трудовых отношений — реальность․ Но бумажная трудовая книжка остаётся важным архивом для тех, кто начал работать до 2021 года․ Главное — знать, когда и зачем её выдают․